Prima di eseguire una notarizzazione remota online negli Stati Uniti, un notaio deve disporre di una nomina tradizionale attiva, ottenere un'autorizzazione remota separata dal proprio Stato e verificare che la propria tecnologia soddisfi i requisiti di legge per la registrazione audio-video e il sigillo antimanomissione. Il cliente prepara anticipatamente il fascicolo caricando i documenti, inviando i dati del documento d'identità e completando la verifica dell'identità. Il notaio accede quindi alla sessione dal vivo per esaminare la pratica completata, confermare l'identità, assistere alla firma ed eseguire il certificato notarile con il proprio sigillo digitale.
La RON è legale solo laddove la legge statale la autorizzi e solo quando il notaio ha confermato la propria autorizzazione. I passaggi seguenti seguono la sequenza che un notaio affronta, dalla nomina al documento sigillato.
Conferma della nomina e dell'autorizzazione statale
La sola nomina notarile di base non consente la notarizzazione remota online. Prima di eseguire qualsiasi atto RON, è necessario completare una domanda, registrazione o aggiornamento della nomina separato presso l'autorità di nomina del proprio Stato.
I requisiti statali di abilitazione differiscono. In Florida, ai sensi del Florida Statutes § 117.225 e della Florida Administrative Code Rule 1N-7.001, un notaio deve completare un corso di formazione approvato dallo Stato, ottenere una fideiussione di $25.000 e una polizza assicurativa per errori e omissioni di $25.000, nonché depositare una registrazione presso il Dipartimento di Stato. In Texas, ai sensi del Texas Government Code § 406.105 e di 1 TAC § 87.11, un notaio attivo deve presentare una domanda di notaio online al Segretario di Stato e depositare un sigillo elettronico insieme a un certificato digitale X.509. In Virginia, ai sensi del Code of Virginia § 47.1-5 e degli Electronic Notarization Assurance Standards del Segretario del Commonwealth, un notaio incaricato deve richiedere una nomina di notaio elettronico, registrare strumenti conformi e fornire un sigillo elettronico e una firma digitale.
Contatta direttamente il tuo Segretario di Stato o organismo di nomina per i requisiti aggiornati, poiché le leggi RON cambiano frequentemente. Una nomina scaduta o non verificata ti impedisce di condurre qualsiasi sessione RON. Alcuni Stati hanno aggiornato di recente le procedure di aggiornamento della nomina, quindi conferma la procedura attuale anziché fare affidamento su indicazioni meno recenti.
Puoi consultare la guida completa all'impostazione della notarizzazione remota online per comprendere come si integra l'intera struttura operativa.
Configurazione dell'ambiente digitale sicuro
L'hardware e il software devono soddisfare gli standard minimi statali per la registrazione audio-video bidirezionale sincrona, la crittografia e il sigillo antimanomissione. Le norme statali specificano le funzionalità richieste, non marchi o prodotti specifici.
La tecnologia deve supportare la comunicazione audio-video dal vivo, registrare l'intera sessione dall'inizio alla fine e conservare tale registrazione in un formato sicuro e antimanomissione. Il sigillo elettronico e la firma digitale devono essere associati a un certificato digitale X.509 di infrastruttura a chiave pubblica (PKI) che renda rilevabile qualsiasi modifica successiva del documento. Valutare la tecnologia di firma elettronica e sigillatura ai fini della conformità significa confermare che gli strumenti scelti producano documenti conformi a queste soglie di legge.
Verifica che la tua configurazione acquisisca continuamente l'intera registrazione audio-video, che il sistema del registro impedisca modifiche successive all'inserimento e che la tecnologia di sigillatura produca un risultato verificabile crittograficamente. La marcatura temporale crittografica protegge il sigillo digitale da contestazioni successive associando la firma a un orario verificato.
Responsabilità del cliente prima dell'appuntamento
Il cliente prepara il fascicolo della transazione prima dell'inizio della sessione dal vivo. Questa preparazione rende il fascicolo pronto per l'esame del notaio, ma non completa l'atto notarile. Il confine tra la preparazione del cliente e l'esecuzione del notaio è rigoroso e previsto dalla legge.
In base ai modelli statali, tra cui Texas 1 TAC § 87.70, Florida Statutes § 117.265 e Pennsylvania 57 Pa.C.S. § 306.1, il cliente deve autonomamente:
- Caricare il documento elettronico completo e non eseguito.
- Verificare che la propria attrezzatura supporti la trasmissione audio-visiva bidirezionale sincrona.
- Inviare un documento d'identità con foto rilasciato dal governo per l'analisi automatizzata.
- Completare la verifica dinamica dell'identità tramite autenticazione basata sulla conoscenza.
- Effettuare il pagamento richiesto per la prenotazione.
Il notaio non può preparare né firmare per conto del cliente. Il lavoro del cliente produce un fascicolo completo che il notaio esamina poi nella sessione dal vivo. L'automazione dell'acquisizione dei dati del cliente con precontrollo dell'ID, pianificazione e pagamenti aiuta a garantire che il fascicolo arrivi completo e pronto. Per la gestione dei pagamenti, la riservatezza e la conformità devono essere mantenute in ogni fase.
Standard di verifica dell'identità e tipi di prova
A meno che il firmatario non sia personalmente conosciuto dal notaio o presentato da un testimone credibile qualificato, le norme RON richiedono due meccanismi di verifica separati: analisi automatizzata delle credenziali e autenticazione dinamica basata sulla conoscenza. Entrambi devono avere esito positivo prima che l'atto notarile possa procedere.
Analisi automatizzata delle credenziali
L'analisi delle credenziali utilizza controlli algoritmici di fonti pubbliche e proprietarie per confermare l'autenticità, il formato e le caratteristiche di sicurezza incorporate in un documento d'identità con foto valido e rilasciato dal governo. Il sistema esamina codici a barre, zone a lettura ottica, ologrammi e altre caratteristiche per verificare che il documento stesso sia autentico. Il Segretario di Stato del Texas illustra questi requisiti ai sensi di 1 TAC § 87.70.
Autenticazione dinamica basata sulla conoscenza
La KBA dinamica genera un quiz a partire da archivi di banche dati commerciali e pubbliche. Il firmatario deve rispondere a domande tratte dalla propria storia creditizia e dai dati dei registri pubblici. Ai sensi di Texas 1 TAC § 87.70(b) e Florida Statutes § 117.295(3)(a), il quiz KBA deve presentare almeno cinque domande con almeno cinque opzioni a scelta multipla per domanda. Il firmatario deve rispondere correttamente ad almeno l'80% entro due minuti.
Se il firmatario non supera il quiz iniziale, le normative statali consentono un tentativo aggiuntivo entro 24 ore. Nel nuovo tentativo deve essere sostituito almeno il 60% delle domande. Un secondo esito negativo comporta un blocco obbligatorio di 24 ore, durante il quale la notarizzazione remota non può procedere con lo stesso notaio online. Per una visione più ampia dei metodi di verifica nelle varie giurisdizioni, consulta i metodi di verifica dell'identità digitale per la notarizzazione remota online.
Cosa deve fare esclusivamente il notaio durante la sessione
L'atto notarile stesso rimane personale del notaio. L'automazione gestisce l'analisi delle credenziali e l'instradamento dei documenti, ma solo il notaio esegue gli atti che costituiscono la notarizzazione.
Durante la registrazione sincrona, il notaio deve esaminare il fascicolo completo preparato dal cliente, confermare l'identità del firmatario mediante confronto visivo con il documento, valutare la capacità e la volontà del firmatario, amministrare verbalmente qualsiasi giuramento o dichiarazione richiesta e assistere alla firma elettronica del cliente. Il comitato di redazione della Revised Uniform Law on Notarial Acts della Uniform Law Commission spiega che, attraverso la comunicazione audio e visiva sincrona, il notaio può valutare la capacità della persona e se i suoi atti sono compiuti consapevolmente e volontariamente.
Un notaio deve esercitare ragionevole diligenza nello svolgimento generale dei propri doveri. Deve esercitare un elevato grado di diligenza nell'accertare l'identità di qualsiasi persona la cui identità sia oggetto di un atto notarile o notarile elettronico.
Assemblea generale della Virginia, Code of Virginia § 47.1-14
Dopo aver assistito alla firma, il notaio appone personalmente la propria firma elettronica e il sigillo digitale. Il sigillo deve essere associato a un certificato digitale PKI X.509 che renda evidente qualsiasi modifica successiva. Il notaio, non la piattaforma, è responsabile di confermare che il certificato e il sigillo funzionino correttamente prima del completamento dell'atto. Per maggiori informazioni su questo livello, consulta firma elettronica e sigillatura dei documenti per notai.
Requisiti di conservazione dei registri e di annotazione nel giornale
Ogni notarizzazione remota online richiede l'inserimento contestuale in un giornale elettronico che acquisisca specifici dati obbligatori. Il giornale deve essere sicuro e antimanomissione e deve contenere un riferimento incrociato alla registrazione audio-video della sessione.
In base a norme statali tra cui Florida Statutes § 117.245, Texas 1 TAC § 87.50 e Virginia Code § 47.1-14, il giornale elettronico deve registrare:
- La data e l'ora dell'atto notarile.
- Il tipo di atto eseguito, quale riconoscimento, giuramento o jurat.
- Il titolo o la descrizione del documento.
- Il nome completo e l'indirizzo di ciascun firmatario.
- Il metodo di verifica dell'identità utilizzato.
- Un'annotazione che la notarizzazione è stata condotta da remoto tramite tecnologia audio-video.
- Un riferimento incrociato diretto alla corrispondente registrazione audio-visiva.
Alcune leggi statali sulla privacy vietano espressamente di registrare nel giornale numeri completi di documenti d'identità governativi, numeri di previdenza sociale o dati biometrici. Texas 1 TAC § 87.50 è un esempio. Registra il tipo di documento d'identità utilizzato, non il numero completo. Per indicazioni più approfondite, le migliori pratiche per la gestione di giornali elettronici e registri antimanomissione trattano i dettagli operativi.
Un notaio pubblico online deve conservare uno o più giornali elettronici sicuri delle notarizzazioni online eseguite dal notaio pubblico online.
Legislatura della Florida, Florida Statutes Chapter 117 Part II
Per quanto tempo devono essere conservate le registrazioni
I periodi di conservazione per giornali RON e registrazioni audio-video variano in base alla giurisdizione. La distinzione principale è tra requisiti di cinque e dieci anni.
| Giurisdizione | Periodo minimo di conservazione | Autorità competente |
|---|---|---|
| Florida | 10 anni dalla data della transazione | Florida Statutes § 117.245(4) |
| Pennsylvania | 10 anni dalla data della transazione | 57 Pa.C.S. § 306.1; 49 Pa. Code § 167.86 |
| Texas | 5 anni dalla data della transazione | Texas Government Code § 406.108(b) |
| Virginia | 5 anni dalla data della transazione | Code of Virginia § 47.1-14(C) |
Il modello Revised Uniform Law on Notarial Acts stabilisce uno standard predefinito di conservazione di dieci anni per le registrazioni audio-visive. Conferma direttamente il requisito del tuo Stato, poiché la normativa sulla conservazione determina per quanto tempo devi mantenere l'archiviazione e l'accesso. Per l'aspetto operativo, mantenere l'integrità del giornale elettronico notarile spiega come le funzioni antimanomissione proteggano i documenti conservati per l'intero periodo di conservazione.
Gestione della verifica dell'identità non riuscita
Se l'analisi delle credenziali rifiuta il documento d'identità o il firmatario non supera due volte la KBA dinamica, la sequenza di verifica dell'identità non è valida legalmente. Ai sensi di Florida Statutes § 117.295 e Texas 1 TAC § 87.70, il notaio non può procedere con la transazione.
Se la verifica ha esito positivo
- Procedi alla sessione audio-video dal vivo ed esegui l'atto notarile.
- Registra il metodo di verifica utilizzato nell'annotazione del giornale.
- Conserva il risultato dell'analisi delle credenziali e l'esito della KBA come parte del registro della sessione.
Se la verifica non riesce
- Interrompi immediatamente la sessione e non eseguire il certificato notarile.
- Documenta il tentativo non riuscito e il motivo dell'interruzione nel giornale.
- Informa il cliente del blocco di 24 ore prima di un nuovo tentativo con lo stesso notaio.
Laddove le norme sul giornale disciplinano i rifiuti, come gli standard e le linee guida amministrative del Virginia Code § 47.1-14, il notaio deve registrare il tentativo non riuscito o il rifiuto di eseguire l'atto notarile, indicando il motivo dell'interruzione senza eseguire il certificato. Questa documentazione protegge il notaio dalla responsabilità per aver proceduto quando la legge lo vieta.
Non tentare di ignorare una verifica non riuscita facendo affidamento sulla conoscenza personale se la legge del tuo Stato richiede sia l'analisi delle credenziali sia la KBA. Leggi attentamente la norma del tuo Stato, poiché i requisiti per le esenzioni basate sulla conoscenza personale variano.
Per vedere come si integra l'intero processo, puoi consultare la guida all'impostazione della notarizzazione remota online che illustra l'intera struttura operativa.
Elenco di controllo della conformità prima della tua prima sessione RON
- Nomina di base attiva confermata con il tuo Segretario di Stato.
- Autorizzazione remota o aggiornamento della nomina approvato e archiviato.
- La tecnologia soddisfa gli standard statali per la registrazione audio-video e la sigillatura antimanomissione.
- Il sistema di giornale elettronico acquisisce tutti i dati obbligatori.
- Periodo di conservazione confermato per la tua giurisdizione, cinque o dieci anni.
- Protocollo stabilito per gestire le verifiche dell'identità non riuscite e documentare il rifiuto.
