La procedura di configurazione per la notarizzazione online a distanza inizia con la verifica che nel proprio stato esista una legge che autorizzi la notarizzazione online a distanza e che la propria abilitazione professionale includa un'autorizzazione specifica per la notarizzazione a distanza, oltre alla normale abilitazione notarile. Una volta confermati questi due aspetti, il flusso di lavoro è sequenziale e stabilito per legge: il cliente prepara la documentazione completa prima dell'inizio della sessione e il compito del notaio, durante l'appuntamento in diretta, è quello di esaminare la documentazione, verificare l'identità della persona ripresa dalla telecamera ed eseguire l'atto.
Conferma la tua autorizzazione prima di accettare una firma remota
La nomina a notaio standard non include automaticamente l'autorità per le autenticazioni a distanza. In ogni stato che consente le autenticazioni online a distanza, il notaio deve registrarsi separatamente, spesso inviando esempi di sigilli elettronici e dettagli del certificato digitale all'ufficio competente, prima di poter compiere anche un solo atto a distanza.
Cosa controllare per prima cosa
Conferma due cose con il Segretario di Stato o la camera notarile del tuo stato: che il tuo stato abbia una legge permanente in materia di RON (Remote Nursing Order, autorizzazione a distanza) e che il tuo specifico registro di nomina mostri un'autorizzazione a distanza attiva, e non solo una nomina standard registrata.
La base giuridica varia da stato a stato, ma lo schema è lo stesso. Il Texas richiede la registrazione ai sensi del Sottocapitolo C del Capitolo 406 del Codice del Governo, la Pennsylvania ai sensi del 57 Pa.CS § 306.1, il Colorado ai sensi del CRS § 24-21-514.5 e la Florida ai sensi del Capitolo 117, Parte II. Oltre 45 stati hanno ora leggi permanenti in materia di notarizzazione a distanza (RON), ma le specifiche relative alla presentazione della domanda di registrazione, alle informazioni richieste sulle apparecchiature e al ciclo di rinnovo variano, pertanto è necessario considerare i requisiti del proprio stato come gli unici rilevanti per la propria attività. Un notaio abilitato in uno stato che non prevede l'autorizzazione non può in alcun modo svolgere atti a distanza, indipendentemente da dove si trovi il cliente.
Definisci i requisiti preliminari del cliente prima dell'appuntamento in modo che il file arrivi completo
È il cliente, e non il notaio, a svolgere il lavoro preparatorio prima dell'appuntamento: caricare il documento, compilare un modulo di registrazione e superare i controlli di identità che avvengono prima ancora che il notaio si unisca alla chiamata. Questo è il cambiamento strutturale che rende il lavoro a distanza gestibile anche su larga scala. Invece di dover sollecitare il firmatario tramite tre email separate per ottenere un documento, un documento d'identità con foto e una fascia oraria per l'appuntamento, il notaio apre una sessione su un file già predisposto.
- Caricamento del documento: il firmatario invia il documento da autenticare prima dell'appuntamento, in modo che il notaio possa esaminarlo prima dell'inizio della chiamata.
- Acquisizione delle credenziali: il firmatario fotografa o scansiona un documento d'identità rilasciato dal governo per l'analisi automatizzata delle credenziali, una fase che avviene prima della sessione dal vivo.
- Autenticazione basata sulla conoscenza: il firmatario risponde a domande dinamiche sull'identità, un pre-controllo che deve essere superato prima che il notaio sia autorizzato a procedere all'apparizione in presenza.
- Pianificazione dell'appuntamento: il firmatario prenota una fascia oraria, offrendo al notaio una sessione fissa anziché una conversazione via email a tempo indeterminato.
In base a normative quali 1 Tex. Admin. Code § 87.70 e Fla. Stat. § 117.245, questi passaggi devono essere completati prima dell'inizio della sessione audiovisiva. Uno studio che considera l'inserimento del cliente come un punto di partenza fondamentale, anziché un aspetto secondario, è quello che riceve sempre un fascicolo completo, invece di scoprire una pagina di firma mancante a metà chiamata.
Esaminare i documenti di identità e conservare la documentazione richiesta dalla legge.
In questa fase, il compito del notaio è il confronto, non la raccolta di informazioni. All'inizio della sessione in diretta, l'analisi delle credenziali e i risultati dell'autenticazione basata sulla conoscenza sono già disponibili. Il notaio confronta la persona sullo schermo con il documento d'identità analizzato e conferma la corrispondenza. Ciò che il notaio deve conservare in seguito è una registrazione dell'avvenuta verifica e del suo esito: il tipo di documento presentato, il risultato della verifica dell'identità e una nota o un riferimento alla registrazione audiovisiva della sessione stessa.
Nessuna di queste disposizioni impone al notaio di indicare o approvare un particolare metodo di verifica dell'identità nel registro. La legge si preoccupa di stabilire quali prove siano state esaminate e che ne esista una registrazione, non della marca dello strumento utilizzato per produrle. Tale registrazione entra a far parte del fascicolo permanente dell'atto notarile e deve essere conservata per tutto il tempo in cui è obbligatorio tenere il registro stesso.
Creare la registrazione contabile elettronica e conservarla per il periodo previsto dalla legge.
Ogni atto notarile a distanza genera una registrazione con una serie fissa di dati, e tale registrazione deve essere conservata per anni, non per mesi. Il testo modello, tratto dalla Legge Uniforme Rivista sugli Atti Notarili e ripreso dalle leggi statali, richiede la data e l'ora dell'atto, il tipo di atto eseguito, una descrizione del documento, il nome e l'indirizzo completi di ciascun firmatario, il documento di identità presentato, un riferimento alla registrazione audiovisiva e l'eventuale onorario richiesto.
I periodi di conservazione sono stabiliti per legge e variano da stato a stato. Il Texas richiede che le registrazioni elettroniche e le registrazioni audiovisive siano conservate per almeno 5 anni dalla data dell'atto, ai sensi del Texas Government Code § 406.108 . La Florida richiede un periodo più lungo: come stabilisce la legge, "il registro elettronico richiesto ai sensi del comma (1) e le registrazioni delle comunicazioni audio-video richieste ai sensi del comma (2) devono essere conservate per almeno 10 anni dalla data dell'atto notarile", secondo il Dipartimento di Stato della Florida . Il Colorado e la Pennsylvania stabiliscono lo stesso periodo minimo di 10 anni.
| Stato | Ritenzione minima |
|---|---|
| Texas | 5 anni |
| Florida | 10 anni |
| Colorado | 10 anni |
| Pennsylvania | 10 anni |
Poiché questi periodi differiscono, un notaio che opera in più stati o che intende trasferire il proprio studio deve verificare la normativa vigente in materia di conservazione dei documenti nel luogo in cui l'atto è stato compiuto, non nel luogo in cui si troverà a operare anni dopo. Anche un formato del registro a prova di manomissione e con data e ora di registrazione è fondamentale. La struttura tipica dei registri elettronici può contribuire a rispettare questi periodi di conservazione senza che il notaio debba gestire sistemi cartacei e digitali separati.
Gestire un errore di verifica dell'identità senza violare la conformità
Se un firmatario non supera l'autenticazione basata sulla conoscenza, il notaio deve interrompere la sessione anziché procedere basandosi su un'intuizione. Ai sensi del 1 Tex. Admin. Code § 87.70 e di norme analoghe basate sugli standard NASS e RULONA, un firmatario deve rispondere ad almeno l'80% di un minimo di cinque domande a risposta multipla sull'identità entro 2 minuti per superare la prova. Un primo fallimento consente un secondo tentativo entro 24 ore, con la maggior parte delle domande sostituite. Un secondo fallimento pone fine alla procedura per quel giorno.
Come afferma il Segretario di Stato del Texas : "Se il richiedente non supera il primo tentativo, può ripetere il test una sola volta entro 24 ore. Se il richiedente non supera nemmeno il secondo tentativo, gli è vietato riprovare con lo stesso notaio per almeno 24 ore". A quel punto, l'obbligo del notaio è quello di interrompere la sessione, rifiutarsi di autenticare il documento e registrare il rifiuto nel registro, annotandone il motivo. Non è prevista alcuna facoltà di ignorare un esito negativo del controllo di identità sulla base di una telefonata o di una voce familiare. Il blocco è una procedura, non una decisione che il notaio può prendere sul momento.
Eseguire l'atto notarile: testimoniare, firmare e apporre il sigillo.
Una volta confermata l'identità, tutto ciò che accade in seguito è di esclusiva competenza del notaio. Il cliente non può pre-compilare la firma, il giuramento o apporre il sigillo. Tali passaggi avvengono esclusivamente in tempo reale, con il notaio presente durante la chiamata. Il notaio somministra l'eventuale giuramento o dichiarazione solenne richiesta, osserva il firmatario mentre esegue il documento in tempo reale, appone il sigillo elettronico ufficiale e il certificato digitale e genera il documento a prova di manomissione che vincola la firma, il sigillo e l'intera sessione.
Questa è la parte del processo che comporta la responsabilità personale del notaio, ed è volutamente circoscritta. Il caricamento dei documenti da parte del cliente, l'acquisizione dell'identità e l'autenticazione basata sulla conoscenza sono fasi preparatorie. L'atto di testimonianza e di sigillatura da parte del notaio costituisce l'autenticazione vera e propria. Il meccanismo di sigillatura antimanomissione utilizzato per sigillare il documento elettronico è ciò che rende il documento finale verificabile in un secondo momento. È utile comprendere il funzionamento di questo processo di marcatura temporale e sigillatura prima della prima sessione dal vivo, piuttosto che durante.
La notarizzazione online a distanza si ferma al confine del tuo stato.
Negli Stati Uniti, la notarizzazione online a distanza è consentita solo laddove la legislatura del singolo stato l'abbia autorizzata e dove il notaio abbia confermato che la propria iscrizione all'albo sia attiva. Non esiste una legge federale sulla notarizzazione online a distanza che prevalga su tale requisito. Una nomina rilasciata da uno stato che l'ha autorizzata non conferisce automaticamente l'autorità necessaria per operare a distanza in uno stato che non ha adottato lo stesso quadro normativo, e un notaio non dovrebbe mai presumere che l'autorità venga trasferita semplicemente perché un cliente si trova fisicamente in un altro luogo.
Al di fuori degli Stati Uniti, le regole divergono nettamente. Nell'Unione Europea, l'atto notarile in sé rimane generalmente ancorato allo studio del notaio. La Direttiva (UE) 2019/1151 consente l'acquisizione a distanza di documenti per la costituzione di società e la registrazione di filiali, ma gli atti sostanziali come il trasferimento di proprietà o la successione richiedono ancora la presenza fisica del notaio quando sono in discussione l'identità, la capacità o l'intento. In Inghilterra e Galles, i notai operano secondo le norme del Faculty Office che considerano l'atto notarile come avvenuto ovunque si trovi fisicamente il notaio, non dove si trovi il cliente. La presenza a distanza è consentita solo dopo una valutazione documentata del rischio ai sensi del Codice di condotta aggiornato del Faculty Office. A Hong Kong e negli Emirati Arabi Uniti, il lavoro a distanza è generalmente limitato alle fasi di acquisizione di documenti in ufficio piuttosto che all'atto notarile stesso, e i notai che operano in tali giurisdizioni dovrebbero verificare le attuali direttive locali prima di presumere che qualsiasi fase a distanza sia consentita.
Nessuna di queste questioni è una questione di convenienza. Un notaio che compie un atto a distanza al di fuori dell'autorità legale del proprio stato, o che presume che un quadro normativo statunitense in materia di atti a distanza si applichi all'estero, compie un atto privo di validità legale, indipendentemente da quanto attentamente sia stata condotta la sessione stessa.
Cosa verificare prima della prima seduta
Prima di accettare la tua prima firma remota
- Il tuo stato ha una legge permanente in materia di RON (Remote Nursing on Time) e la tua nomina individuale mostra un'autorizzazione remota attiva registrata presso il Segretario di Stato o la camera notarile.
- Il processo di acquisizione clienti raccoglie i documenti, il documento d'identità e i risultati del controllo preliminare dell'identità prima dell'avvio della sessione.
- Il formato delle registrazioni contabili include tutti i dati richiesti dalla legge del vostro stato e il vostro sistema di archiviazione può conservarli per l'intero periodo previsto dalla legge.
- Sai esattamente cosa succede, a livello procedurale, nel momento in cui un controllo di autenticazione basato sulla conoscenza fallisce due volte.
Per i notai che stanno pianificando l'intera configurazione tecnica che ruota attorno a questa sequenza, la guida alla configurazione della notarizzazione online a distanza illustra come uno studio legale assembla le fasi di acquisizione, registrazione e sigillatura da cui dipende questo flusso di lavoro.
Domande frequenti
La normale commissione notarile copre le autenticazioni online a distanza?
No. Una nomina standard non include automaticamente l'autorità a distanza. In ogni stato che consente la notarizzazione online a distanza, il notaio deve registrarsi separatamente e spesso inviare esempi di sigilli elettronici e dettagli del certificato digitale all'ufficio di nomina prima di poter compiere un singolo atto a distanza.
Cosa deve completare il cliente prima dell'inizio della sessione remota?
Il cliente deve caricare il documento da autenticare, compilare un modulo di registrazione, fotografare o scansionare un documento d'identità rilasciato dal governo per l'analisi automatizzata delle credenziali, superare l'autenticazione basata sulla conoscenza e prenotare un appuntamento. Questi passaggi devono essere completati prima dell'inizio della sessione audiovisiva.
Per quanto tempo un notaio deve conservare il registro elettronico e la registrazione audiovisiva?
I periodi di conservazione sono stabiliti per legge e variano da stato a stato. Il Texas richiede un periodo di conservazione di almeno 5 anni ai sensi del Texas Government Code § 406.108. Florida, Colorado e Pennsylvania prevedono un periodo minimo di 10 anni. Un notaio deve verificare la norma di conservazione in vigore nel luogo in cui è stato compiuto l'atto.
Cosa succede se un firmatario fallisce due volte l'autenticazione basata sulla conoscenza?
Il notaio deve interrompere la sessione, rifiutarsi di autenticare l'atto e registrare il rifiuto nel registro. Ai sensi del 1 Tex. Admin. Code § 87.70 e di norme analoghe, a chi non riesce ad autenticare l'atto al secondo tentativo è vietato riprovare con lo stesso notaio per almeno 24 ore. Il blocco è di natura procedurale e il notaio non ha facoltà di revocarlo.
Il cliente può pre-firmare o pre-sigillare il documento prima della chiamata in diretta?
No. Il cliente non può pre-completare la firma, il giuramento o l'apposizione del sigillo. Tali passaggi avvengono solo in tempo reale, con il notaio presente durante la chiamata. Il notaio amministra l'eventuale giuramento richiesto, osserva il firmatario mentre esegue il documento in tempo reale e appone il sigillo elettronico e il certificato digitale.
