Методы цифровой проверки личности для нотариальной работы включают четыре основные техники: анализ удостоверяющих документов, аутентификацию на основе знаний, биометрическое определение присутствия живого человека и получение документальных доказательств. Выбор метода нотариусом и их сочетания зависит от юрисдикции, в которой совершается действие, и уровня достоверности, требуемого местным законодательством. Практикующий нотариус, понимающий этот спектр, может предварительно проверить личность до приёма и получить уже полностью укомплектованное дело, а не начинать с нуля.
Четыре метода цифровой проверки личности
Каждый метод отвечает на отдельный вопрос о человеке перед вами, и большинство юрисдикций требуют сочетания более чем одного метода. Приведённые ниже определения отражают требования нормативных актов штатов, включая рекомендации административного кодекса Техаса, главу 117 законов Флориды и часть 182 раздела 19 NYCRR штата Нью-Йорк.
Анализ удостоверяющих документов
Анализ удостоверяющих документов — это автоматизированный процесс, выполняемый третьей стороной, при котором выданное государством удостоверение личности сопоставляется с общедоступными и закрытыми источниками данных для проверки его физической, оптической и базовой достоверности. Процедура проверяет видимые и встроенные защитные признаки, такие как штрихкоды, голограммы, шрифты и машиночитаемые зоны. Нотариус не выполняет эту проверку вручную: её проводит независимая система и сообщает результат. Согласно административным правилам Техаса, § 117.201 законов Флориды и § 182.2 раздела 19 NYCRR, анализ удостоверяющих документов определяется как процедура, проводимая третьей стороной, независимой как от нотариуса, так и от подписанта.
Аутентификация на основе знаний
Аутентификация на основе знаний, или KBA, предлагает подписанту динамические вопросы о его личной истории, на которые только он должен быть способен ответить. По данным государственного секретаря Техаса, «Подтверждение личности — это способ, которым принципал (подписант документа) подтверждает свою личность. Оно осуществляется через третью сторону, использующую динамическую аутентификацию на основе знаний (KBA)». В Техасе принципал должен набрать не менее 80% за две минуты. Вторая неудачная попытка влечёт обязательную 24-часовую блокировку, прежде чем подписант сможет повторно пройти проверку у того же нотариуса.
Биометрическое определение присутствия живого человека
Биометрическая проверка и определение присутствия живого человека подтверждают, что лицо, участвующее посредством коммуникационных технологий, соответствует фотографии в удостоверении и физически активно и присутствует в данный момент. Этот процесс предотвращает использование статических фотографий, циклически воспроизводимых заранее записанных видео или цифровых масок. Обычно он выполняется в ходе сеанса в реальном времени, а не на этапе загрузки, поскольку его цель — установить присутствие живого человека в реальном времени, а не только действительность документа.
Получение документальных доказательств
Получение документальных доказательств — самый простой метод: подписант загружает фотографию или скан документа, удостоверяющего личность. Это основа, на которой строятся другие методы. Сам по себе статический скан уязвим для подделки и не подтверждает, что представивший его человек является тем, кто будет подписывать документ. секретарь Содружества Виргинии и другие регуляторы отмечают, что одних загруженных статических сканов недостаточно для установления личности в дистанционных условиях.
Что на самом деле подтверждает каждый метод
Получение документов подтверждает существование документа. Анализ удостоверяющего документа подтверждает его подлинность. KBA подтверждает, что человек знает сведения, связанные с личностью. Биометрическое определение присутствия подтверждает, что человек физически присутствует прямо сейчас. Юрисдикции, разрешающие дистанционное нотариальное удостоверение, обычно требуют как минимум два таких взаимодополняющих метода.
Сравнение уровней строгости проверки
Системы обеспечения достоверности личности определяют три возрастающих уровня строгости, каждый из которых основывается на предыдущем. Эти уровни установлены Исполнительным регламентом Комиссии (ЕС) 2015/1502 в рамках eIDAS, однако их концептуальные категории близко соответствуют требованиям регуляторов штатов США на практике.
| Уровень достоверности | Требования | Что предотвращает | Типичное нотариальное применение |
|---|---|---|---|
| Низкий | Базовая проверка идентификации без надёжных мер защиты от подмены | Минимально; уязвим для поддельных или заимствованных документов | Только первичный приём и оформление документов |
| Существенный | Проверка по авторитетным источникам, двухфакторная аутентификация, меры снижения неправомерного использования личности | Несложное выдавание себя за другого и повторное использование похищенных удостоверений | Очные нотариальные действия с дополнительными цифровыми проверками |
| Высокий | Защитные элементы, исключающие несанкционированное изменение, криптографическая проверка чипов удостоверений, биометрическая валидация, рассчитанная на противодействие сложным атакам | Передовые методы подмены, включая дипфейки и атаки воспроизведения | Разрешённое дистанционное онлайн-нотариальное удостоверение |
Переход от низкого уровня к существенному важен, поскольку отличает документ, который выглядит правильным, от документа, проверенного по доверенному источнику данных. Переход от существенного к высокому важен, поскольку добавляет биометрическое сопоставление и чтение удостоверений с защитой от подделки; именно это делает дистанционное подтверждение личности обоснованным, когда подписант никогда не приходит в офис нотариуса. Простая загрузка документа при низком уровне достоверности не соответствует установленному законом порогу для дистанционного нотариального удостоверения ни в одном штате США, где оно разрешено.
Применимость по юрисдикциям: где используется каждый метод
Требования к проверке личности нотариусом значительно различаются между системами общего и континентального права. Нотариус должен подтвердить собственные полномочия, прежде чем полагаться на какой-либо цифровой метод, поскольку то, что закон разрешает в одной юрисдикции, он может запрещать в другой.
Соединённые Штаты: разрешение по штатам
В США дистанционное онлайн-нотариальное удостоверение разрешено только там, где его разрешает соответствующий штат, и только если нотариус подтвердил собственные полномочия. Техас, Флорида и Нью-Йорк требуют многофакторного подтверждения личности, сочетающего анализ удостоверяющих документов с KBA или биометрической проверкой. глава 406 Кодекса законов Техаса требует анализа удостоверений третьей стороной и динамической KBA с минимальным проходным баллом 80%. § 117.201 законов Флориды требует анализа выданных государством удостоверений личности и подтверждения личности посредством KBA или биометрической проверки. § 182.5 раздела 19 NYCRR штата Нью-Йорк предписывает проверку личности посредством коммуникационных технологий, анализа удостоверений третьей стороной и подтверждения личности, если только принципал не знаком электронному нотариусу лично.
Калифорния относится к отдельной категории. Хотя штат принял Закон об онлайн-нотариате (SB 696) в 2023 году, государственный секретарь Калифорнии подтверждает, что калифорнийские нотариусы не могут совершать дистанционные онлайн-нотариальные удостоверения, пока государственный секретарь не завершит Notary Automation Project 2.0 либо до 1 января 2030 года — в зависимости от того, что наступит раньше. До тех пор законодательство Калифорнии требует личного физического присутствия для засвидетельствований и удостоверительных надписей. Как заявляет государственный секретарь: «Видеоизображение или иная форма нефизического представления не является личным присутствием перед нотариусом согласно действующему законодательству штата Калифорния». На странице уведомлений для клиентов Калифорнийского нотариата публикуются актуальные обновления статуса.
Проверьте действующее разрешение вашего штата
Национальная ассоциация государственных секретарей ведёт каталог стандартов и инициатив в области дистанционного электронного нотариального удостоверения, охватывающий все штаты, принявшие или рассматривающие разрешающее законодательство. Прежде чем назначать дистанционный сеанс, подтвердите, что ваша лицензия позволяет совершить это действие.
Европейский союз: первичное оформление, нотариальные действия сохраняются за нотариусом
В ЕС нотариальное действие остаётся в офисе нотариуса, а клиент может подготовить только первичное оформление, идентификацию и подписание. Согласно Директиве (ЕС) 2019/1151 клиенты могут дистанционно пройти подготовительное оформление, электронную идентификацию и использовать квалифицированные электронные подписи. Однако составление и удостоверение подлинных нотариальных актов остаются в юрисдикции государств-членов. Государства-члены могут требовать физического присутствия в каждом конкретном случае, когда это оправдано общественными интересами, например для проверки дееспособности или предотвращения неправомерного использования личности. Цифровые инструменты идентификации в ЕС поддерживают начальный этап; они не переносят само нотариальное действие в другое место.
Великобритания: цифровая проверка личности регулируется правилами Faculty Office
В Великобритании действуют правила Faculty Office. Согласно Notaries Practice Rules 2019 и Standard for Verifying Identity Using Digital Checks, изданному Faculty Office, нотариусы могут использовать цифровые инструменты, считывающие криптографические чипы и выполняющие проверку присутствия живого человека. Регулятор прямо указывает, что ответственность нотариуса не может быть передана другому лицу. Faculty Office архиепископа Кентерберийского заявляет: «Возможно использование цифровых инструментов для содействия проверке документов, удостоверяющих личность дистанционно участвующего лица. Однако нотариус остаётся единолично ответственным за идентификацию дистанционно участвующего лица». Одни лишь загруженные статические сканы считаются уязвимыми для подделки. Нотариус обязан оценить дееспособность и отсутствие принуждения независимо от результатов цифровых инструментов.
Гонконг и ОАЭ: только первичное оформление
Гонконг и ОАЭ допускают только первичное оформление. В Гонконге нотариусы, назначенные Высоким судом в соответствии с Ordinance on Legal Practitioners (Cap. 159), требуют личного присутствия для формального нотариального удостоверения. Цифровые инструменты ограничены KYC на этапе первичного оформления и оформлением документов. В ОАЭ согласно Федеральному декрету-закону № 20 от 2022 года электронное нотариальное удостоверение разрешено только через уполномоченные государственные порталы, где предварительная проверка личности и подготовка документа предшествуют интерактивному видеоудостоверению нотариусом в реальном времени. В обеих юрисдикциях цифровая проверка подготавливает дело, но не заменяет очное или осуществляемое через портал удостоверение нотариуса.
- 2014-07-23Принят Регламент (ЕС) № 910/2014 (eIDAS), создавший правовую основу для электронной идентификации и доверительных услуг во всех государствах — членах ЕС
- 2017-06-01Техас принимает подраздел C главы 406 Кодекса законов Техаса, разрешающий деятельность уполномоченных онлайн-нотариусов
- 2019-06-07Флорида принимает HB 409, кодифицированный в части II главы 117 и вступивший в силу 1 января 2020 года
- 2022-09-26ОАЭ promulgates Федеральный декрет-закон № 20/2022 о регулировании профессии нотариуса
- 2023-01-25Нью-Йорк принимает часть 182 раздела 19 NYCRR, устанавливающую электронное нотариальное удостоверение и 10-летний срок хранения записей
- 2023-09-30Калифорния принимает SB 696, предусматривающий внедрение дистанционного онлайн-нотариального удостоверения не позднее 1 января 2030 года
- 2026-06-26Faculty Office издаёт Standard for Verifying Identity Using Digital Checks для английских нотариусов
Как цифровая проверка меняет дистанционную и очную работу
Для разрешённых дистанционных сеансов подтверждение личности при дистанционном онлайн-нотариальном удостоверении является ключевым допуском. Нотариус не может лично осмотреть удостоверение через стол, поэтому закон заменяет это многоуровневым цифровым подтверждением: анализ удостоверяющего документа подтверждает документ, KBA подтверждает знания человека, а биометрическая проверка присутствия подтверждает его физическое присутствие на сеансе. Нотариус изучает результаты до открытия сеанса, то есть вопрос личности решается до появления подписанта на экране.
Для традиционных очных приёмов цифровая проверка переходит из законодательного требования в преимущество рабочего процесса. Клиент, который заранее проходит предварительную проверку удостоверения, загружает документ и бронирует время, приходит с уже собранным делом. Нотариус открывает заполненную запись, подтверждает личность очно, как требуется, и сразу переходит к совершению действия. Повторяющаяся административная работа, ручная проверка удостоверений у стойки и сбор документов, дробящий рабочий день нотариуса, выполняются до приёма.
Практическая разница ясна: в дистанционном сеансе цифровая проверка является подтверждением личности, требуемым законом. В очном сеансе это подготовительный шаг, позволяющий нотариусу начать с полного дела, а не с пустого.
Вопросы безопасности и конфиденциальности нотариальных записей
Нотариальные записи, созданные посредством цифровой проверки, влекут ту же ответственность, что и бумажные, а обязанности по хранению установлены законом. Правила различаются по юрисдикциям, иногда существенно.
| Юрисдикция | Минимальный срок хранения | Что хранится | Источник |
|---|---|---|---|
| Техас | 5 лет | Записи электронного журнала и аудиовизуальные записи | Texas Government Code § 406.108(c) |
| Флорида | 10 лет | Электронные журналы и записи сеансов | Florida Statutes § 117.245(4) |
| Нью-Йорк | 10 лет | Записи электронных нотариальных действий и видео-/аудиозаписи | 19 NYCRR § 182.9 |
В Великобритании и ЕС хранение нотариальных данных должно соответствовать UK GDPR и Регламенту (ЕС) 2016/679, обеспечивая баланс между законными требованиями к нотариальным доказательствам и принципами минимизации данных. Нотариус хранит персональные данные, биометрические данные и записи сеансов — всё это является конфиденциальной информацией. Независимо от юрисдикции применяются четыре принципа:
- Минимизация данных: собирайте только то, что требуется законом для подтверждения личности и записи в журнале. Не храните изображения удостоверений дольше, чем требует срок хранения.
- Шифрование при хранении: записи сеансов и журнальные записи должны храниться в форме, недоступной для чтения без разрешения, с использованием стандартных мер защиты, а не какого-либо конкретного алгоритма.
- Хранение с возможностью выявления изменений: журнальные записи следует защищать таким образом, чтобы любое последующее изменение можно было обнаружить.
- Сроки хранения: удаляйте или архивируйте данные в сроки, установленные вашей юрисдикцией. Хранение записей дольше требуемого повышает риски, не добавляя доказательной ценности.
Ответственность нотариуса за данные клиентов носит личный характер и не может быть передана другому лицу. Система третьей стороны может выполнять анализ удостоверяющих документов, но если она даст сбой или небезопасно хранит данные, под угрозой окажутся полномочия и реестр нотариуса. Проверка соответствия ваших инструментов проверки уровню достоверности, требуемому вашей юрисдикцией, является частью работы, а не характеристикой, которую можно просто предположить.
Перенос проверки на ранний этап для оптимизации действия
Административная нагрузка нотариальной практики — не само нотариальное действие. Это всё, что происходит до него: анкеты первичного оформления, проверка удостоверений, сбор документов, планирование, оплата и переписка, дробящая рабочий день. Перенос проверки личности на ранний этап означает, что клиент проходит первичное оформление, предварительную проверку удостоверения, бронирование, оплату и подписание до начала сеанса. Нотариус открывает уже полное дело, проверяет его и нажимает одну кнопку для совершения действия.
Это работает как для дистанционных, так и для очных приёмов. Клиенту, который приходит с подтверждённой личностью, забронированным временем и оплаченной услугой, нужно, чтобы нотариус подтвердил и совершил действие, а не начинал всё с нуля. Проверка клиента нотариуса на этапе оформления до приёма позволяет небольшой практике обслуживать больше клиентов без увеличения штата. Время нотариуса уходит на действия, требующие суждения, а не на поиск документов.
Преимущества переноса проверки на ранний этап
- Нотариус проверяет полное дело, а не стопку разрозненных документов
- Проблемы с личностью выявляются до приёма, а не во время него
- Клиенты бронируют, оплачивают и подписывают через единый портал, без бесконечных телефонных согласований
- Время сеанса уходит на совершение действия и засвидетельствование, а не на администрирование
На что обратить внимание
- Цифровая проверка не заменяет личную ответственность нотариуса за установление личности
- К цифровым данным о личности применяются обязанности по хранению и защите
- Уровень достоверности должен соответствовать требованиям законодательства вашей юрисдикции
Выбор подходящего метода проверки для вашей практики
Начните с вашей юрисдикции. Если ваш штат разрешает дистанционное онлайн-нотариальное удостоверение, изучите закон, чтобы узнать, какие методы он предписывает. Техас требует анализа удостоверяющих документов и KBA с проходным баллом 80%. Флорида требует анализа удостоверяющих документов и KBA либо биометрической проверки. Нью-Йорк требует коммуникационных технологий, анализа удостоверяющих документов третьей стороной и подтверждения личности. Калифорния вообще не разрешает дистанционное нотариальное удостоверение, пока её система не введена в эксплуатацию. Подбирайте проверку в соответствии с законом, а не с возможностями системы.
Далее учитывайте круг клиентов. Если ваши клиенты местные и приходят лично, может быть достаточно получить документы с низким уровнем достоверности на этапе оформления и лично проверить личность при приёме. Если вы обслуживаете клиентов на расстоянии или работаете с дорогостоящими сделками, закон и профиль рисков требуют существенного или высокого уровня достоверности. Если ваша практика охватывает несколько штатов, стоит тщательно проверить соблюдение нотариальных требований соответствующих юрисдикций.
Не усложняйте без необходимости. Практике, которая оформляет обычные удостоверения для клиентов без записи, не требуется биометрическое определение присутствия высокого уровня для каждого приёма. Практике, занимающейся дистанционным закрытием сделок с недвижимостью, оно необходимо. Метод проверки должен соответствовать действию, юрисдикции и клиенту. Всё сверх того, что требует закон, добавляет расходы и неудобства, не обеспечивая дополнительной правовой защиты.
Основные моменты перед внедрением метода проверки
- Прежде чем полагаться на метод для какого-либо нотариального действия, убедитесь, что ваша юрисдикция его разрешает
- Для дистанционных сеансов сочетайте как минимум два метода: действительность документа и присутствие человека
- Соотносите уровень достоверности с действием, а не со стандартными настройками платформы
- Обязанности по хранению цифровых данных о личности установлены законом и не могут быть переданы другому лицу
Подготовка практики к подтверждённому оформлению клиентов
Клиентский портал позволяет клиентам нотариуса до сеанса самостоятельно пройти первичное оформление, проверку личности, бронирование, электронное подписание, защиту от незаметного изменения, ведение электронных журналов и оплату непосредственно на счёт нотариуса. Нотариус проверяет полное дело, подтверждает личность в требуемом порядке и совершает действие. Это практический итог понимания методов цифровой проверки личности: рабочий процесс, в котором административная работа выполняется заранее, а суждение нотариуса сохраняется для самого действия. В руководстве по автоматизации оформления клиентов описано, как страница выполняет каждый из этих этапов — от предварительной проверки удостоверения до оплаты.
Часто задаваемые вопросы
Что такое анализ удостоверяющих документов для нотариусов?
Анализ удостоверяющих документов — это автоматизированный процесс, выполняемый третьей стороной, при котором выданное государством удостоверение личности сопоставляется с общедоступными и закрытыми источниками данных для проверки его физической, оптической и базовой достоверности. Нотариус не выполняет проверку вручную: её проводит независимая система и сообщает результат. Техас, Флорида и Нью-Йорк требуют его для разрешённого дистанционного онлайн-нотариального удостоверения.
Может ли нотариус принять скан удостоверения вместо анализа удостоверяющего документа?
Одного статического скана недостаточно для дистанционного нотариального удостоверения в юрисдикциях, где оно разрешено. Получение документальных доказательств подтверждает существование документа, но не подтверждает, что представивший его человек является тем, кто будет подписывать документ. Регуляторы, включая Faculty Office архиепископа Кентерберийского, отмечают, что одни лишь загруженные статические сканы уязвимы для подделки.
Законно ли дистанционное онлайн-нотариальное удостоверение во всех штатах США?
Нет. В США дистанционное онлайн-нотариальное удостоверение разрешено только там, где его разрешает соответствующий штат, и только если нотариус подтвердил собственные полномочия. Например, Калифорния приняла разрешающее законодательство в 2023 году, но государственный секретарь Калифорнии подтверждает, что дистанционное нотариальное удостоверение не может начаться, пока система штата не введена в эксплуатацию либо до 1 января 2030 года — в зависимости от того, что наступит раньше. Национальная ассоциация государственных секретарей ведёт каталог стандартов штатов.
Какой проходной балл KBA требуется в Техасе?
Техас требует, чтобы принципал набрал не менее 80% при динамической аутентификации на основе знаний в течение двух минут. Вторая неудачная попытка влечёт обязательную 24-часовую блокировку, прежде чем подписант сможет повторно пройти проверку у того же нотариуса.
Может ли цифровая проверка личности заменить личную ответственность нотариуса?
Нет. Во всех рассмотренных здесь юрисдикциях ответственность нотариуса за проверку личности не может быть передана другому лицу. Система третьей стороны может выполнять анализ удостоверяющих документов, но полномочия и реестр нотариуса подвергаются риску, если система даёт сбой или небезопасно хранит данные. Faculty Office архиепископа Кентерберийского заявляет: «нотариус остаётся единолично ответственным за идентификацию дистанционно участвующего лица».
Как долго нотариус должен хранить электронные нотариальные записи?
Сроки хранения зависят от юрисдикции. Техас требует 5 лет согласно Texas Government Code § 406.108(c). Флорида требует 10 лет согласно Florida Statutes § 117.245(4). Нью-Йорк требует 10 лет согласно 19 NYCRR § 182.9. Проверьте закон вашей юрисдикции, чтобы узнать конкретную обязанность, применимую к вашим полномочиям.
