Автоматизация планирования для нотариусов: снижение количества ошибок и обеспечение соответствия требованиям.

Автоматизация планирования для нотариусов устраняет два самых слабых места традиционной системы записи на прием: пропущенные этапы соблюдения требований и несогласованные записи. Автоматизированные системы обеспечивают обязательную проверку личности, соблюдение правил, специфичных для каждой юрисдикции, и ведение журналов с отметками времени до подтверждения записи, чего не могут гарантировать ручные календари и телефонный прием. Это важно, поскольку один пропущенный этап проверки или незарегистрированная запись могут подорвать доказательную ценность нотариального акта.

Понимание требований соответствия в автоматизации планирования нотариальных услуг

Соблюдение требований при назначении нотариального приема означает подтверждение до подтверждения записи на прием того, что нотариус уполномочен совершить запрашиваемое действие, что личность клиента может быть проверена в соответствии со стандартами, установленными в данной юрисдикции, и что запись о назначении выдержит последующую проверку. Это три отдельных обязательства, а не один общий пункт.

В зависимости от юрисдикции, конкретные правила существенно различаются. В Соединенных Штатах нотариальные полномочия выдаются и регулируются на уровне каждого штата, и разрешение на дистанционное онлайн-нотариальное заверение не является универсальным. Нотариус должен подтвердить правила своего штата, прежде чем предлагать такую услугу, что отражено в законодательных актах на уровне штатов, таких как требования штата Огайо к онлайн-нотариальным действиям . В ЕС нотариальное действие, как правило, должно происходить в офисе нотариуса, поэтому автоматизация планирования там ограничивается подготовкой клиента (прием, проверка личности, проверка документов) перед личной встречей. В Великобритании нотариусы работают в соответствии с правилами, установленными Управлением факультета, включая Правила практики нотариусов 2019 года , которые регулируют порядок проведения нотариальных действий и проверки клиента. В Гонконге и ОАЭ нотариальная работа, как правило, ограничивается личными встречами в офисе, без возможности дистанционного нотариального заверения, включенной в процесс планирования.

Распространенные ошибки при ручной записи на прием к нотариусу

Ручное бронирование часто дает сбои предсказуемым образом, и каждый такой сбой влечет за собой не просто неудобства, а последствия, связанные с соблюдением нормативных требований.

Каждая из этих проблем распространена в бумажных дневниках, общих электронных таблицах и при записи по телефону, и каждую из них становится все труднее выявить по мере роста количества записей на прием.

Как автоматизация планирования снижает количество ошибок и обеспечивает соблюдение требований.

Автоматизированное планирование устраняет эти недостатки, делая определенные шаги обязательными перед подтверждением записи, а не необязательными и легко пропускаемыми в условиях нехватки времени. Система не подтвердит время записи, пока не будут заполнены все необходимые поля, проведены проверки и предоставлены соответствующие данные.

1. Клиент предоставляет информацию при первичном обращении. Вместо устной передачи данных клиент заполняет структурированную форму (имя, тип документа, юрисдикция, контактные данные), что исключает ошибки при переписывании.
2. Проверка личности проводится до завершения бронирования. Необходимые документы, удостоверяющие личность, или проверка учетных данных осуществляются и проверяются в рамках процесса бронирования, поэтому нотариус видит завершенную проверку, а не обещание предоставить документы позже.
3. Система фильтрует доступные временные слоты по юрисдикции и типу действия. Она предлагает только те типы и форматы записи на прием (лично или удаленно, если у нотариуса есть подтвержденное разрешение), которые соответствуют полномочиям нотариуса и действующим правилам юрисдикции.
4. Запись с отметкой времени создается автоматически. Подтверждение бронирования, данные о приеме и статус проверки регистрируются в момент назначения встречи, до совершения самого нотариального акта.

Такая последовательность действий означает, что нотариус начинает прием с уже подготовленного файла, а не восстанавливает недостающие детали в день приема.

Интеграция процесса приема клиентов и проверки личности в системы планирования.

Внедрение проверки личности в процесс бронирования означает, что документы, удостоверяющие личность клиента, образцы подписи и детали дела проверяются до подтверждения записи на прием, а не после прибытия клиента. Это отличается от стандартной контактной формы. Обязательные поля и уровень проверки личности должны соответствовать требованиям юрисдикции нотариуса для данного вида услуг.

Грамотно выстроенная система обработки входящих запросов также может фиксировать оплату картой непосредственно на странице бронирования в рамках подтверждения бронирования, что снижает количество неявок и предоставляет нотариусу запись о том, что бронирование было преднамеренным, а не случайным.

Цель состоит в том, чтобы файл был полностью готов еще до того, как нотариус его откроет: правильные юридические имена, соответствующая категория документа, подтвержденная личность и любые сведения, специфичные для данной юрисдикции. Именно такая подготовка и снижает количество ошибок. Автоматизация просто гарантирует, что подготовка была проведена.

Правила, специфичные для конкретной юрисдикции, и их последствия для автоматизации.

Настройка системы автоматизации планирования должна отличаться в зависимости от места найма нотариуса, поскольку нотариальные полномочия являются специфичными для каждой юрисдикции.

В США правила назначения и переназначения нотариусов также различаются в зависимости от штата, как это видно на примере руководств по регистрации нотариусов, разработанных Департаментом штата Пенсильвания . Система планирования, настроенная под правила одного штата, никогда не должна рассматриваться как применимая в другом. Нотариусам, переходящим на удаленную работу, следует рассматривать настройку как процесс, специфичный для каждой юрисдикции. Никакой инструмент планирования, как бы он ни был настроен, не меняет того, что нотариус юридически уполномочен делать. Он может лишь точно отражать это право.

Обеспечение целостности журналов аудита и записей посредством автоматизации планирования.

Автоматизированное планирование создает запись с отметкой времени, защищенную от подделки, о каждом действии по бронированию, от первоначального запроса до подтверждения, переноса и отмены. Эта запись существует независимо от памяти нотариуса или последующих рассказов клиента о событиях, что и придает ей доказательную силу в случае возникновения сомнений относительно назначенной встречи.

Наилучший результат при использовании этой записи на уровне бронирования достигается тогда, когда она не дублирует официальный журнал нотариуса, а, наоборот, отражает его содержание. Данные о расписании и данные журнала должны показывать одну и ту же картину: кто забронировал услугу, что было подтверждено и когда была создана запись, без каких-либо пробелов между ними.

Рекомендации для нотариусов по внедрению автоматизации планирования

Внедрение автоматизации планирования наиболее эффективно, если она с самого начала настроена в соответствии с фактической юрисдикцией нотариуса, а не корректируется после возникновения ошибки.

Ничто из этого не гарантирует конкретного времени обработки, фиксированной платы или определенного юридического результата для любой конкретной нотариальной процедуры. Это зависит от закона, юрисдикции и участвующих сторон. Автоматизация может надежно снизить вероятность того, что запись на прием будет оформлена с отсутствующим чеком, несоответствием записей или типом встречи, которую нотариус никогда не имел права проводить.