Как автоматизация планирования и записи к нотариусу снижает административную нагрузку

Автоматизация записи на приём к нотариусу заменяет переписку по электронной почте, ручную проверку календаря и повторный ввод данных единым процессом, в котором клиенты сами записываются на приём. Нотариус, который тратит часы на сбор сведений, повторный ввод данных и запрос документов, может передать эти задачи автоматизированному порталу записи, сохранив полный контроль за соблюдением требований, достоверностью записей в реестре и правилами своей юрисдикции. В результате клиенты реже не приходят на приём, записи становятся точнее, а на само нотариальное действие остаётся больше времени.

На что нотариус тратит время при записи клиентов вручную

Каждая запись на приём по электронной почте или телефону требует административной работы, объём которой накапливается в течение недели. Нотариус открывает переписку, сверяет календарь с личными и рабочими планами, предлагает два-три свободных времени, ждёт ответа, подтверждает запись, а затем вносит данные клиента в реестр или систему ведения дел. Если клиент переносит встречу, всё начинается заново. Если два сотрудника пользуются одним календарём, на каждом этапе возникает риск записать двух клиентов на одно время.

Больше всего времени часто отнимают задачи, которые по отдельности кажутся незначительными. Клиент пишет и спрашивает, можно ли прийти во вторник в два часа. Нотариус проверяет календарь, отвечает утвердительно и просит указать вид документа и имя подписанта. Клиент присылает неполный ответ. Нотариус уточняет сведения. Клиент присылает скан документа PDF в неподходящем разрешении. К началу встречи нотариус уже потратил на согласование больше времени, чем потребуется на удостоверение. Если таких встреч пятнадцать или двадцать в неделю, административная работа становится основной статьёй затрат нотариальной практики.

Ошибки при вводе данных усугубляют проблему. Ошибка в имени подписанта, неверная дата рождения или описание документа, не соответствующее тому, что клиент приносит на встречу, могут сделать запись в реестре недействительной или вынудить начать всё заново. Автоматизация сбора сведений о клиенте полностью устраняет необходимость повторного ввода: клиент сам указывает свои данные при записи, после чего они попадают в сведения о встрече без ручного переноса.

Что должна уметь автоматизированная система записи для нотариуса

Эффективная система записи для нотариальной практики должна показывать свободное время в режиме реального времени, автоматически подтверждать встречи и встраиваться в существующий процесс ведения дел, не создавая отдельное хранилище клиентских данных. Основные возможности такой системы определяются особенностями нотариальной работы.

• Отображение свободного времени в режиме реального времени с учётом фактического календаря нотариуса, включая посещение суда, часы работы в офисе и время на дорогу для выездных встреч.
• Автоматическая отправка клиенту подтверждения при записи и напоминаний за 24 часа и за час до встречи.
• Настраиваемые виды встреч с разной продолжительностью и временными интервалами между записями: например, для удостоверения подписи одного лица и оформления пакета кредитных документов с несколькими подписантами.
• Поля для сбора имён подписантов, категорий документов, вида удостоверения личности и особых требований до встречи клиента с нотариусом.
• Возможность приложить документ, подлежащий нотариальному удостоверению, при записи, чтобы клиент не принёс его без предупреждения.

Система должна учитывать пределы ответственности нотариуса. Она не должна обещать определённый юридический результат, гарантировать неизменную стоимость услуги или создавать впечатление, что сама встреча уже является нотариальным действием. Запись на приём — административное событие. Нотариальное действие происходит, когда нотариус проверяет личность, удостоверяется в добровольности волеизъявления, ставит печать и вносит запись в реестр. Настраиваемый портал записи разделяет эти события, сохраняя между ними чёткую связь для проверки.

Порталы самостоятельной записи для клиентов

Портал с фирменным оформлением позволяет клиенту самостоятельно выполнить то, что иначе нотариусу пришлось бы делать вручную: выбрать время, указать свои данные, загрузить документы и пройти предварительную проверку личности. Нотариус просматривает поступившие сведения, вместо того чтобы запрашивать их по отдельности. Это позволяет нотариальной практике сильнее всего сократить повторную переписку.

Портал должен показывать только те виды встреч, которые проводит нотариус, с понятным описанием требований к каждому из них. Клиент, которому нужно удостоверить подпись одного лица на одностраничном документе, видит 15-минутный интервал и поле для загрузки документа. Клиент, записывающийся для оформления пакета документов по рефинансированию недвижимости, видит 45-минутный интервал, поля для имён всех подписантов и указание принести удостоверение личности с фотографией, выданное государственным органом. Клиент заполняет форму один раз. До начала встречи нотариус видит все собранные сведения на панели управления.

Предварительная проверка личности особенно полезна при дистанционном нотариальном удостоверении через интернет. До сеанса клиент загружает фотографию удостоверения личности и проходит краткую проверку документа. Нотариус получает результат и может заранее отметить такие проблемы, как истёкший срок действия водительского удостоверения или несовпадение имён. Методы цифровой проверки личности различаются в зависимости от юрисдикции, поэтому портал должен позволять нотариусу настраивать необходимые проверки для каждого вида встречи и места её проведения.

Синхронизация календаря нотариуса и предотвращение накладок

Двусторонняя синхронизация календарей предотвращает запись двух клиентов на одно время, если нотариус или небольшая команда использует несколько устройств, несколько календарей или сочетает приём в офисе с выездными встречами. Система записи считывает данные из существующего календаря каждого нотариуса и вносит в него изменения. Поэтому заседание суда, добавленное в календарь на телефоне, уже через несколько секунд отображается в портале как занятое время, а новая запись через портал блокирует соответствующий интервал во всех подключённых календарях.

Временные интервалы между встречами — второй уровень защиты от накладок. Нотариус не может мгновенно переходить от одной встречи к другой: нужно внести запись в реестр, изучить документы и проверить личность. В профессиональной практике между записями предусматривают интервалы. Для удостоверения подписи одного лица обычно требуется от 10 до 15 минут до и после встречи, чтобы изучить документ, проверить удостоверение личности и внести запись в реестр после сеанса. Для сложных встреч с несколькими подписантами, оформлением передачи недвижимости или иностранными документами нужно от 30 до 45 минут, чтобы задержка на одной встрече не нарушила расписание на весь оставшийся день. Система записи должна добавлять такие интервалы автоматически, по умолчанию, а не только если нотариус не забудет их настроить.

Если в практике работают от двух до пяти нотариусов, система должна также учитывать общие ресурсы. Если у них один переговорный кабинет, система записи должна считать его ресурсом, который можно забронировать, чтобы два нотариуса не заняли его на одно время. Если младший нотариус выполняет только определённые виды действий, портал должен направлять соответствующие записи ему и не добавлять их в календарь старшего нотариуса без явного назначения.

Перенос встреч, отмены и неявки

Недостатки ручной записи особенно заметны при переносе встреч. В понедельник клиент пишет, что хочет перенести встречу со среды на пятницу. Нотариус проверяет календарь, видит, что пятница занята, предлагает четверг, ждёт подтверждения и вручную обновляет предварительную запись в реестре, календарь и расписание напоминаний. Автоматизированная система выполняет всё это за секунды. Клиент выбирает новое время из актуальных свободных интервалов, прежнее время сразу становится доступным для записи другим клиентам, а расписание напоминаний пересчитывается.

Правила отмены должен устанавливать сам нотариус, а не система. Нотариальная практика может разрешать бесплатную отмену не позднее чем за 24 часа до встречи, взимать плату при более поздней отмене или выставлять полный счёт при неявке. Портал записи должен применять выбранные нотариусом правила, показывать их клиенту при записи и автоматически возвращать освободившееся после отмены время в общий список, чтобы его мог выбрать другой клиент.

Неявка клиента — не только административная проблема, но и потеря дохода. Время, оставшееся неиспользованным из-за того, что клиент не пришёл, нельзя вернуть, если система не обнаружит неявку, не отметит интервал как свободный и не уведомит клиентов из списка ожидания. Автоматический список ожидания, позволяющий клиенту подписаться на уведомление, если освободится более раннее время, полезен при высоком спросе и ограниченном числе приёмов в день.

Соблюдение правил записи на приём в разных юрисдикциях

Автоматизация не отменяет законодательство соответствующей юрисдикции. Система записи может назначить дистанальный видеосеанс, собрать удостоверения личности и отправить напоминания через границы штатов и стран, но право совершить нотариальное действие полностью зависит от юрисдикции, в которой нотариус уполномочен работать, а во многих случаях — и от его физического местонахождения в момент совершения действия.

США: разрешение на дистанционное нотариальное удостоверение на уровне штатов

В США дистанционное нотариальное удостоверение через интернет разрешено только там, где это допускает законодательство штата, и только если нотариус подтвердил наличие у него соответствующих полномочий. Ни один федеральный закон не заменил полномочия штатов по назначению нотариусов. Согласно таким нормативным актам, как Texas Government Code § 406.101 et seq., Florida Statutes § 117.201 et seq. и New York Executive Law § 137-a, в момент совершения действия уполномоченный нотариус должен физически находиться в пределах юрисдикции, предоставившей ему полномочия. По законодательству Техаса и Флориды удалённый подписант может находиться в любой точке мира, если нотариус находится в пределах соответствующего штата. Государственный секретарь Флориды и портал дистанционного нотариального удостоверения Флориды публикуют требования штата к разрешению и регистрации для дистанционного нотариального удостоверения.

Электронное нотариальное удостоверение — не то же самое, что дистанционное нотариальное удостоверение через интернет. В Техасе электронное нотариальное удостоверение может выполнить обычный нотариус. Хотя подписание документа и его нотариальное удостоверение происходят в электронной форме, нотариус, совершающий удостоверение, и лицо, подписывающее документ, должны физически присутствовать при удостоверении.

Управление государственного секретаря Техаса

В Калифорнии законопроект Сената № 696 ввёл в действие Закон о нотариальном удостоверении через интернет в 2023 году, однако его положения о дистанционном совершении нотариальных действий не применяются к нотариусам Калифорнии до тех пор, пока государственный секретарь Калифорнии не сертифицирует соответствующий технологический проект, либо до 1 января 2030 года. Система, записывающая клиентов к калифорнийскому нотариусу на дистанционное нотариальное удостоверение до этого срока, назначает действие, которое нотариус не вправе совершить. Система должна позволять нотариусу ограничивать доступные виды встреч в зависимости от юрисдикции, предоставившей ему полномочия, и текущего статуса разрешений.

Европейский союз: нотариальное действие совершается в офисе

В 22 государствах — членах ЕС с нотариальными системами континентального права, представленных Советом нотариатов Европейского союза, официальное нотариальное действие по-прежнему связано с территориальным офисом нотариуса. Даже если такие акты, как Директива ЕС о цифровизации 2019/1151, включённая в национальное законодательство, например в немецкий закон DiRUG, допускают дистанционные процедуры по отдельным вопросам, таким как учреждение компании, юридически действие совершается по месту нахождения нотариуса с использованием установленной государственной инфраструктуры. Системы записи клиентов выполняют вспомогательные функции: сбор сведений, передачу документов, предварительную проверку личности и назначение встреч. Они не заменяют официальное осуществление нотариальных полномочий. В Германии официальный нотариальный онлайн-портал показывает, как действует это разграничение: клиенты могут в цифровом формате подготовить сведения, подтвердить личность и пройти этапы подписания, но само нотариальное действие совершается по месту нахождения нотариуса.

Великобритания: дистанционные услуги регулируются правилами уполномочивающего органа

На нотариусов Великобритании распространяются правила уполномочивающего органа в отношении дистанционных услуг. В рамках регулирования со стороны Master of the Faculties и Faculty Office of the Archbishop of Canterbury дистанционное присутствие регулируется правилами нотариальной практики и специальными разделами кодекса практики, посвящёнными электронным документам и дистанционному присутствию.

По мнению Faculty Office, согласно английскому праву нотариальный акт оформляется там, где физически находится нотариус, а не клиент, даже если клиент является стороной акта и подписывает его. Полномочия нотариуса ограничены территорией Англии и Уэльса и не позволяют ему оформлять нотариальные акты, физически находясь за пределами Англии и Уэльса.

Faculty Office of the Archbishop of Canterbury

Для некоторых документов, например актов, подпадающих под действие раздела 1(3) Закона о собственности (прочие положения) 1989 года, и в соответствии с правилами оформления передачи недвижимости, соблюдение которых контролирует HM Land Registry, по-прежнему требуется личное присутствие свидетеля. В таких случаях видеосвязь не может заменить личное присутствие свидетеля. Система записи должна различать встречи, которые можно и нельзя проводить дистанционно, и позволять нотариусу настраивать это различие по виду документа и юрисдикции, в которой он будет представлен.

Гонконг и ОАЭ: только предварительная работа с клиентами

В Гонконге нотариусы назначаются в соответствии с Legal Practitioners Ordinance, а их деятельность регулируют судебные органы Гонконга и Гонконгское общество нотариусов. Для удостоверения актов и подтверждения документов, предназначенных для использования за рубежом, необходимо соблюдать установленные процедуры засвидетельствования по общему праву. Цифровая запись и электронные порталы используются только для предварительного сбора сведений и назначения встреч. В ОАЭ Федеральный декрет-закон № 20 от 2022 года и Постановление кабинета министров № 16 от 2024 года регулируют деятельность государственных и частных нотариусов и допускают электронные операции через судебные порталы, управляемые Министерством юстиции и судами Дубая. Сбор сведений, изучение документов и запись на приём осуществляются в рамках предварительной работы с клиентами, но дистанционное совершение нотариального действия требует официальной проверки удостоверений личности и присутствия под наблюдением через уполномоченные судебные платформы. Электронный нотариальный портал Министерства юстиции ОАЭ обеспечивает работу этих официальных каналов.

Правила хранения данных, связанных с записью на приём

Когда система записи собирает данные удостоверений личности клиентов, категории документов, время встреч и историю переписки, эти сопутствующие данные нередко становятся частью официальной нотариальной записи или подтверждают её. Сроки хранения различаются в зависимости от юрисдикции и устанавливаются законом; нотариус вправе по своему усмотрению лишь хранить записи дольше.

Платформа записи, хранящая данные сеансов, должна соблюдать эти минимальные сроки. Если нотариус работает в нескольких юрисдикциях, система должна применять к каждой записи самый длительный из действующих сроков хранения, а не самый короткий. Удаление записи о встрече через три года на основании правил основной юрисдикции нотариуса может нарушить требования юрисдикции, в которой было совершено нотариальное действие для того же клиента. Надёжнее настроить хранение по самому длительному применимому минимальному сроку и зафиксировать это решение в документах о соблюдении нормативных требований.

Связь записи на приём с проверкой личности и электронным реестром

Запись на приём должна стать первым звеном цепочки от сбора сведений о клиенте через проверку личности до записи в электронном реестре. Тогда каждый этап нотариального действия будет связан с предыдущим и отмечен временем. Именно эту цепочку изучает проверяющий или орган юрисдикции, в которой будет представлен документ, оценивая достоверность нотариальной записи.

1. При записи создаётся основа записи в реестреКогда клиент записывается на приём, система создаёт предварительную запись со временем встречи, данными подписантов, видом документа и всеми загруженными материалами. Это основа записи в реестре, которая ещё не завершена.
2. Проверка личности начинается до сеансаЧерез портал клиент проходит проверку документа и подтверждение личности на основе персональных данных. Нотариус видит результаты, прикреплённые к записи на приём, и может до начала сеанса одобрить их, отметить проблему или отказать в проведении встречи.
3. Во время встречи формируется запись в реестреПри встрече нотариуса с подписантом нотариус ставит печать и регистрирует действие. Система автоматически переносит данные записи на приём в реестр, исключая ручное переписывание и связывая окончательную запись с исходным временем записи на приём.
4. Сроки хранения и журнал аудита охватывают всю цепочкуНа завершённую запись в реестре, результаты проверки личности, копии документов и запись сеанса (если она требуется) распространяются срок хранения и журнал аудита исходной записи на приём.

Автоматизация записи на приём снижает административную нагрузку, избавляя нотариуса от ручного согласования встреч, ввода данных и отправки напоминаний. Она не меняет правовые требования к нотариальному действию, ограничения на дистанционное совершение действий в разных юрисдикциях или личную ответственность нотариуса за проверку личности и подтверждение добровольности волеизъявления. Пример готовой страницы, на которой нотариус может публиковать актуальное свободное время и принимать записи, — портал самостоятельной записи к нотариусу: он объединяет сбор сведений, синхронизацию календарей и автоматические напоминания в одном процессе.