Como implementar métodos de verificação de identidade digital num cartório notarial

Implementar métodos de verificação da identidade digital numa atividade notarial significa integrar a análise automatizada de documentos de identificação, as verificações biométricas de presença real e a autenticação baseada em conhecimento no processo de admissão de clientes, registando depois o resultado num livro de registos eletrónico que permite detetar adulterações. Os passos exatos dependem da jurisdição. Nos Estados Unidos, a autenticação notarial remota online só é permitida quando a legislação estadual a autoriza e o notário possui uma autorização válida para atuar online. Na UE, o ato notarial continua a realizar-se presencialmente no escritório do notário, e as ferramentas digitais servem apenas para a admissão e preparação. O Reino Unido segue as regras do Faculty Office, e jurisdições como Hong Kong e os EAU permitem a admissão digital de clientes.

Este guia aborda a conceção do processo de verificação de identidade para notários, a seleção dos tipos de prova, a integração com a admissão de clientes, o tratamento de falhas e a manutenção de registos em conformidade. Se quiser começar a utilizar um sistema que suporte estes passos, as secções seguintes correspondem diretamente ao que precisa de configurar.

Conceber um processo de verificação de identidade em conformidade

Um processo em conformidade conduz o cliente por quatro etapas sequenciais: recolha de provas de identidade, análise automatizada do documento de identificação, verificação biométrica de presença real e registo do resultado no livro de registos. Cada etapa deve produzir um resultado de aprovação ou reprovação antes de o cliente avançar para o ato notarial. O processo deve ser concebido de modo que uma falha em qualquer etapa desencadeie um procedimento de exceção definido, em vez de uma solução improvisada.

O processo começa quando o cliente apresenta provas de identidade através de uma interface de captura automatizada de documentos de identificação, que lê a zona de leitura ótica e quaisquer dados do chip incorporado. Em seguida, o sistema compara a imagem do documento com os modelos das autoridades emissoras e utiliza um mecanismo de comparação biométrica que compara uma selfie tirada em tempo real com a fotografia do documento, recorrendo à deteção de ataques de apresentação. Se a jurisdição exigir autenticação baseada em conhecimento, o cliente responde a perguntas dinâmicas geradas a partir de dados de agências de informação de crédito e de registos públicos. Cada resultado é registado com uma marca temporal, o tipo de documento e o método de verificação utilizado.

Para uma explicação detalhada de como isto se integra na organização geral da atividade, consulte o nosso guia de configuração da autenticação notarial remota online.

Selecionar vários tipos de prova de identidade para verificações em camadas

Nenhum tipo de prova é suficiente por si só. Uma abordagem em camadas combina a digitalização de documentos, a comparação biométrica e a autenticação baseada em conhecimento para criar várias linhas de defesa contra a usurpação de identidade e a falsificação. As diretrizes do NIST para a comprovação de identidade estabelecem o quadro de referência utilizado pela maioria dos estados norte-americanos para definir combinações de provas aceitáveis.

Digitalização de documentos e análise de documentos de identificação

A análise automatizada de documentos de identificação examina os elementos de segurança de um documento emitido pelo Estado: hologramas, microimpressão, elementos ultravioleta e zonas de leitura ótica. O sistema lê os dados obtidos por reconhecimento ótico de caracteres e, quando o documento o permite, valida o chip NFC incorporado. O Faculty Office do Reino Unido declarou expressamente que imagens digitalizadas simples são insuficientes. Na sua norma de verificação de identidade por meios digitais, a entidade reguladora afirma:

Uma cópia digitalizada de um passaporte, por exemplo, não é uma forma segura de verificar a identidade, uma vez que o documento pode facilmente ter sido falsificado. Em contrapartida, a utilização dos elementos biométricos e de leitura ótica de um passaporte proporciona um elevado nível de segurança, embora não absoluto.

O Faculty Office do Arcebispo de Cantuária

Por conseguinte, a análise do documento deve ler e validar o chip e os dados de leitura ótica, em vez de aceitar uma fotografia do documento.

Deteção biométrica de presença real

Os mecanismos de comparação biométrica comparam uma selfie tirada em tempo real com a fotografia do documento de identificação. O componente essencial é a deteção de ataques de apresentação, que distingue uma pessoa presente de uma fotografia impressa, uma máscara 3D, uma reprodução de vídeo ou uma injeção digital na câmara. A norma ISO/IEC 30107-3 define as métricas de avaliação: a taxa de erro de classificação de apresentações de ataque (APCER) mede a frequência com que um ataque engana o sistema, e a taxa de erro de classificação de apresentações legítimas (BPCER) mede a frequência com que um utilizador legítimo é rejeitado. Para atos notariais, o mecanismo de deteção de presença real deve ser avaliado no nível 2 ou 3 por um laboratório de ensaios independente acreditado.

Autenticação baseada em conhecimento e as suas limitações

A autenticação baseada em conhecimento (KBA) gera perguntas dinâmicas a partir de dados de agências de informação de crédito e de registos públicos. O cliente tem de responder dentro de um prazo, e as perguntas são concebidas para que só o verdadeiro titular da identidade lhes consiga responder. A KBA apresenta fragilidades documentadas. Segundo a Publicação Especial 800-63-3 do NIST, a KBA não constitui um segredo aceitável para a comprovação da identidade digital, porque as respostas podem ser descobertas através de violações de dados ou de registos públicos.

A KBA também apresenta taxas de insucesso elevadas. Nas primeiras tentativas, as taxas de insucesso entre requerentes legítimos situam-se entre 15% e 30%, afetando de forma desproporcionada pessoas mais velhas, imigrantes recentes e pessoas com um historial de crédito limitado. O NIST deixou formalmente de recomendar a KBA, privilegiando métodos alternativos de comprovação. O seu processo deve permitir recorrer a métodos alternativos quando a KBA falha.

Integrar a verificação na admissão de clientes e nas marcações

A admissão segura de clientes na atividade notarial depende da integração da verificação de identidade diretamente na fase de agendamento e recolha de dados, para que o cliente não possa marcar um atendimento notarial sem concluir a verificação do documento de identificação. Isto evita marcações incompletas e dá-lhe tempo para resolver exceções antes da sessão. O formulário de admissão deve solicitar o tipo de documento, iniciar a captura automatizada no momento da marcação e restringir o calendário para que apenas clientes verificados possam escolher um horário.

A integração funciona da seguinte forma: o cliente preenche o formulário de admissão, carrega ou digitaliza o documento de identificação, conclui a verificação biométrica e só recebe a confirmação da marcação se passar todas as verificações. Se alguma verificação falhar, o sistema encaminha o cliente para um procedimento de exceção, em vez de confirmar a marcação. Isto reduz as faltas de clientes que não teriam passado na verificação no momento da assinatura. Se a sua configuração atual não permitir verificar documentos de identificação antes da marcação, pode comparar os planos que oferecem essa funcionalidade.

Para saber mais sobre a integração da automatização da admissão no processo geral, consulte o nosso guia sobre automatizar a admissão de clientes com pré-verificação de documentos de identificação, agendamento e pagamentos.

Tratar verificações falhadas e casos excecionais

Defina procedimentos claros para as falhas antes de colocar o sistema em funcionamento. Um cliente que não passe nas verificações automatizadas precisa de um procedimento definido que não recorra automaticamente à aprovação manual. O objetivo é saber exatamente quando intervir manualmente e quando rejeitar a sessão.

Clientes sem documentos de identificação oficiais comuns

Alguns clientes não possuem um documento de identificação oficial comum, incluindo imigrantes recentes, pessoas cujos documentos foram perdidos ou roubados e clientes em situações transitórias. Se a legislação da sua jurisdição permitir a verificação por testemunha idónea, o processo deve contemplá-la. Nos termos do § 117.209 dos Estatutos da Flórida e de disposições semelhantes noutros estados, uma testemunha idónea que conheça pessoalmente o interessado e possua identificação válida pode atestar sob juramento a identidade deste durante a sessão de áudio e vídeo. O livro de registos deve incluir o nome, a morada e a declaração sob juramento da testemunha idónea.

Configure o sistema para que o recurso a uma testemunha idónea seja uma exceção deliberada e registada, e não uma alternativa acionada sem registo. A testemunha deve concluir a sua própria verificação de identidade antes de a sessão prosseguir.

Manter registos de identidade com deteção de adulterações para cumprir os requisitos de auditoria

O livro de registos eletrónico deve guardar o resultado de cada verificação de identidade num formato que permita detetar adulterações. Trata-se de uma obrigação legal. Nos termos de 19 NYCRR § 182.9, do § 117.245 dos Estatutos da Flórida e do § 406.108 do Código Governamental do Texas, o livro de registos deve incluir metadados específicos de conformidade para cada ato notarial.

Não guarde dados proibidos. A inclusão de gravações biométricas brutas e números de segurança social nos registos é restringida pela legislação estadual. O livro de registos guarda o resultado da verificação, não os dados biométricos subjacentes.

Os prazos de conservação são longos. A Flórida, Nova Iorque e a Califórnia exigem, cada um, a conservação dos livros de registos eletrónicos e das gravações de áudio e vídeo durante 10 anos. O Faculty Office do Reino Unido exige 12 anos. Historicamente, o Texas estabelecia um mínimo de 5 anos para as gravações de atos notariais online, embora reformas legislativas recentes estejam a alargar o prazo com vista a alinhá-lo com os 10 anos. A legislação da Flórida exige que a gravação seja ininterrupta e não editada:

O prestador do serviço de autenticação notarial remota online deve conservar uma cópia ininterrupta e não editada da gravação da comunicação por áudio e vídeo durante a qual se realiza um ato notarial online.

A Assembleia Legislativa da Flórida

Para uma análise mais aprofundada da integridade dos registos, consulte o nosso guia sobre manter a integridade do livro de registos eletrónico com funcionalidades de deteção de adulterações.

Regras de verificação da identidade digital por jurisdição

A distinção entre o que um cliente pode fazer à distância e o que exige a presença física perante o notário varia consoante a jurisdição. Considere a autenticação notarial remota como uma possibilidade específica de cada jurisdição, e não universal.

• 2020-01-01Entra em vigor a lei permanente da Flórida sobre autenticação notarial remota online, que estabelece a conservação durante 10 anos e regras de análise de documentos em várias camadas
• 2023-01-25Nova Iorque implementa a Parte 182 do 19 NYCRR, exigindo livros de registos eletrónicos e a conservação durante 10 anos
• 2023-09-30A Califórnia aprova a SB 696, que cria um quadro legal e introduz gradualmente a obrigação de conservação durante 10 anos
• 2026-06-26O Faculty Office do Reino Unido publica a norma de verificação de identidade por meios digitais, que exige a validação do chip e dos dados de leitura ótica

Estados Unidos: autenticação notarial remota online onde autorizada

Nos EUA, a autenticação notarial remota online está limitada aos estados que aprovaram legislação nessa matéria e nos quais o notário possui uma autorização ativa e confirmada para atuar online. O Secretário de Estado da Califórnia publicou avisos aos clientes esclarecendo que a autenticação notarial remota não estará disponível até à conclusão do processo estadual de certificação tecnológica, apesar de já existir um quadro legal. Os notários devem confirmar a sua própria autorização antes de oferecer serviços remotos. O Departamento de Estado da Flórida publica orientações equivalentes para os notários que atuam online na Flórida.

UE: preparação versus formalização

Nos sistemas de direito civil da Europa continental, o ato notarial propriamente dito deve continuar a realizar-se presencialmente no escritório do notário. As ferramentas digitais podem servir para recolher dados de identidade antes da formalização, admitir clientes e preparar documentos, mas o ato notarial exige a presença física do interessado. Esta distinção entre preparação e formalização é fundamental. Uma verificação de identidade digital realizada à distância apoia a preparação, mas não satisfaz o requisito de formalização.

Reino Unido: regras do Faculty Office

Em Inglaterra e no País de Gales, os notários estão sujeitos às instruções e orientações do Faculty Office. A norma de verificação de identidade por meios digitais de 2026 permite pré-verificações digitais que leiam chips biométricos e dados de leitura ótica, mas não aceita simples imagens digitalizadas. A verificação presencial com documentos físicos originais continua a ser uma prática aceitável.

Hong Kong e EAU: apenas admissão inicial de clientes

Em Hong Kong e nos EAU, a verificação digital pode facilitar a admissão inicial de clientes, mas não substitui as formalidades legais exigidas para a realização do ato. O processo digital apoia a preparação; o ato notarial segue o procedimento previsto na legislação local.

Para conhecer os requisitos de cada sistema por jurisdição, consulte o nosso guia sobre métodos de verificação da identidade digital para notários por jurisdição.

Perguntas frequentes

Quais são os passos para uma autenticação notarial digital em conformidade na admissão de clientes?

Uma admissão em conformidade exige quatro etapas sequenciais: recolha de provas de identidade, análise automatizada do documento de identificação, verificação biométrica de presença real e registo do resultado no livro de registos. Cada etapa deve produzir um resultado de aprovação ou reprovação antes de o cliente avançar para o ato notarial.

Quais são as normas de comprovação de identidade para a autenticação notarial remota online?

As normas de comprovação de identidade para a autenticação notarial remota online, a que a maioria dos estados norte-americanos faz referência, seguem as diretrizes do NIST para a comprovação de identidade. Exigem provas em camadas que combinem digitalização de documentos, comparação biométrica e autenticação baseada em conhecimento. O NIST deixou de recomendar a KBA como método autónomo de comprovação.

Como deve um notário proceder quando uma verificação de identidade falha?

Encaminhe o caso para análise manual quando o documento for autêntico, mas a pontuação da comparação biométrica ficar abaixo do limiar de aprovação devido à iluminação ou à qualidade da câmara, ou quando uma divergência no nome resultar de uma diferença de hifenização ou transliteração. Rejeite a sessão quando o documento não passar na validação dos elementos de segurança ou a verificação biométrica detetar um ataque de apresentação.

Durante quanto tempo deve um notário conservar os registos de verificação de identidade?

A Flórida, Nova Iorque e a Califórnia exigem, cada um, a conservação dos livros de registos eletrónicos e das gravações de áudio e vídeo durante 10 anos. O Faculty Office do Reino Unido exige 12 anos. Historicamente, o Texas estabelecia um mínimo de 5 anos, embora reformas legislativas recentes estejam a alargar o prazo com vista a alinhá-lo com os 10 anos.

Para consultar o guia completo de implementação dos métodos de verificação da identidade digital, volte à página de registo, onde pode configurar cada uma das etapas de verificação descritas acima.