A automatização dos processos de admissão de clientes substitui dados redigitados, verificações manuais de documentos de identificação e e-mails de solicitação de documentos por formulários digitais estruturados, pré-verificações automatizadas de identidade e agendamento de autoatendimento. O objetivo é reduzir erros do notário na fase de captura de dados, inserir registos limpos no seu e-journal à prova de adulteração e libertar a sua atividade para trabalho faturável. Pode automatizar tudo até ao ato notarial: admissão, pré-verificações de identidade, recolha de documentos, agendamento e lembretes. O ato notarial em si, incluindo a verificação pessoal da identidade e a aplicação do seu selo, deve permanecer manual ou diretamente supervisionado.
O limite entre a automatização e o dever pessoal do notário varia conforme a jurisdição. Nos EUA, os estados que autorizam a Notarização Online Remota (RON) permitem análise automatizada de credenciais e autenticação baseada em conhecimento para cumprir a comprovação legal de identidade antes da sessão, e apenas quando o notário confirmou a sua própria autorização. Na UE, a escritura notarial permanece no cartório do notário; a admissão automatizada trata apenas da integração administrativa. O Reino Unido está sujeito a regras profissionais que tornam a verificação de identidade um dever pessoal indelegável. Hong Kong e os EAU permitem a admissão digital na receção, mas a formalização legal continua regulada por mandatos locais. Pode começar a configurar o seu fluxo em torno do limite estabelecido pela sua jurisdição.
Porque a admissão manual cria riscos de conformidade
A admissão manual introduz erros no ponto em que os dados entram no seu livro notarial, e esses erros passam a fazer parte do registo oficial. Quando um notário ou membro da equipa redigita o nome, a morada ou os dados das credenciais de um cliente a partir de um e-mail ou chamada telefónica, erros tipográficos propagam-se para o lançamento no livro. Se o livro apresentar o nome do outorgante escrito incorretamente ou um número de documento invertido, o registo estará inexato no momento da formalização.
A responsabilidade vai além de erros de digitação. Pré-verificações incompletas significam que um cliente pode chegar à marcação com um documento de identificação expirado, documentos comprovativos em falta ou uma divergência de nome entre o documento de identificação e o instrumento. O notário enfrenta então uma escolha: recusar o ato e perder a marcação, ou prosseguir com uma verificação deficiente e arriscar responsabilidade pessoal. Um fluxo de admissão automatizado deteta estes problemas antes de a marcação ser confirmada.
As regras de retenção agravam o risco. A Florida, Nova Iorque e Ohio exigem a retenção do livro eletrónico e da gravação audiovisual durante pelo menos 10 anos, segundo a Legislatura da Florida e o Departamento de Estado de Nova Iorque. O Texas exige pelo menos 5 anos ao abrigo da Secção 406.108 do Código Governamental do Texas. O Faculty Office do Reino Unido exige pelo menos 12 anos para atos sem forma pública, com retenção permanente do protocolo para formas públicas. Se os seus dados de admissão estiverem errados, esse erro persistirá no registo por mais de uma década.
Conceber um questionário de admissão específico da jurisdição
Um questionário de admissão conforme recolhe apenas os dados exigidos pela sua jurisdição para o lançamento no livro, e nada mais. Recolher informações pessoais em excesso cria riscos de privacidade desnecessários sem melhorar a conformidade.
Nas jurisdições dos EUA, as diretrizes legais estaduais exigem que os livros eletrónicos registem a data e hora do ato, o tipo de ato notarial, a descrição ou título do instrumento, o nome impresso e a morada de cada outorgante e a prova de identidade. A prova de identidade pode ser uma declaração de conhecimento pessoal ou dados das credenciais, incluindo tipo, entidade emissora e data de expiração. Para sessões RON, os livros no Texas, Florida e Ohio também devem registar o sistema tecnológico utilizado, referências da gravação áudio-vídeo, confirmação da comprovação de identidade e a localização geográfica do outorgante durante a sessão.
A Califórnia acrescenta requisitos específicos. Nos termos da Secção 8206 do Código Governamental da Califórnia, são exigidas assinaturas físicas em livros de papel sequenciais e impressões do polegar direito para transmissões de bens imóveis e procurações. O seu formulário digital para uma transação imobiliária na Califórnia deve incluir campos para a impressão digital e o número da linha do livro físico, mesmo que o restante processo de admissão seja automatizado.
Estruture o seu questionário em secções que reflitam o lançamento no livro. O primeiro bloco recolhe a identificação do outorgante: nome legal, morada, telefone e e-mail. O segundo bloco recolhe dados das credenciais: tipo de documento de identificação, entidade emissora, número da credencial e data de expiração. O terceiro bloco recolhe detalhes da transação: título do instrumento, tipo de ato notarial solicitado e quaisquer divulgações legais exigidas. Configure campos obrigatórios para que o formulário não possa ser enviado com dados em falta. Para uma análise mais aprofundada das diferenças jurisdicionais nos métodos de verificação de identidade, consulte o nosso guia sobre métodos de verificação digital de identidade para notários por jurisdição.
Para fluxos de trabalho RON, adicione campos para a localização física do outorgante no momento da sessão e uma caixa de confirmação da conclusão da comprovação de identidade. Estes campos alimentam diretamente os lançamentos no livro RON exigidos pela Secção 147.65 do Código Revisto de Ohio e pelos estatutos correspondentes na Florida e no Texas.
Integrar pré-verificações de identidade no fluxo de trabalho
As pré-verificações de identidade funcionam de forma diferente consoante a sua jurisdição. Os estatutos RON dos EUA permitem análise automatizada de credenciais e autenticação dinâmica baseada em conhecimento para cumprir a comprovação de identidade antes da marcação. As regras profissionais do Reino Unido não o permitem. Nos termos das Notaries Practice Rules 2019, verificar a identidade, a capacidade jurídica e a autoridade é um dever indelegável devido pessoalmente pelo notário. Um notário do Reino Unido não pode subcontratar a verificação de identidade a uma aplicação automatizada de integração.
Para estados dos EUA que autorizam RON, configure verificações automatizadas de identidade executadas após o envio do questionário de admissão, mas antes da confirmação da marcação. O sistema deve solicitar ao cliente que carregue uma fotografia da frente e do verso do seu documento de identificação emitido pelo governo e, em seguida, executar análise automatizada da credencial para extrair o nome, a data de nascimento e a data de expiração. Para sessões RON, seguem-se perguntas de autenticação dinâmica baseada em conhecimento, exigindo normalmente que o signatário responda a cinco perguntas dentro de um limite legal de dois minutos.
O que as pré-verificações automatizadas podem fazer
- Extrair dados do documento de identificação e compará-los com o formulário de admissão para verificar correspondências de nome
- Sinalizar um documento de identificação que expira antes da data da marcação agendada
- Executar autenticação baseada em conhecimento para sessões RON
- Bloquear a marcação até a comprovação de identidade estar concluída
O que deve permanecer manual ou supervisionado
- A verificação pessoal do notário da identidade do signatário
- A confirmação de que o signatário está a agir voluntariamente
- O próprio ato notarial e a aplicação do selo
- A verificação de identidade por notário no Reino Unido segundo as regras profissionais
A expiração de documentos de identificação é um ponto de falha comum. A Florida e o Texas exigem credenciais atuais e não expiradas no momento do ato notarial, pelo que o seu fluxo de trabalho deve detetar a data de expiração na admissão e bloquear o agendamento se esta anteceder a marcação. A Califórnia permite basear-se num documento de identificação emitido nos cinco anos anteriores, e Ohio aceita documentos de identificação com fotografia emitidos pelo governo expirados há até três anos. Configure a sua lógica de expiração de acordo com a regra da sua jurisdição e, se atuar em vários estados, defina a lógica por jurisdição.
Esteja atento a modos de falha conhecidos. A autenticação dinâmica baseada em conhecimento pode bloquear signatários com histórico de crédito limitado, incluindo imigrantes recentes e jovens adultos que não conseguem gerar registos suficientes nas agências de crédito. A análise ótica de credenciais pode rejeitar documentos de identificação válidos devido a reflexos da câmara, resolução inadequada do sensor ou elementos holográficos ocultos. O seu fluxo de trabalho deve encaminhar pré-verificações falhadas para uma fila de revisão manual, em vez de rejeitar automaticamente o cliente.
Para orientações detalhadas sobre como configurar o seu portal para RON, consulte o nosso guia sobre como configurar o seu portal de cliente com a sua marca para notarização online remota. Também pode ver os preços das ferramentas que suportam esta configuração.
Recolher e validar documentos de clientes de forma eficiente
Um portal seguro para clientes carregarem documentos elimina os riscos de conformidade dos anexos de e-mail e permite validar a integridade dos ficheiros antes da marcação. Configure o portal para solicitar apenas os documentos de origem exigidos pelo ato notarial, como o instrumento a autenticar, documentos de identificação comprovativos e quaisquer formulários de divulgação legal.
Defina regras de validação automatizadas no ponto de carregamento. Exija tipos de ficheiro específicos, como PDF para instrumentos e JPEG ou PNG para imagens de documentos de identificação. Imponha tamanhos máximos de ficheiro para evitar abusos do portal. Configure uma verificação de integridade que confirme que todas as categorias de documentos obrigatórias foram carregadas antes de o sistema permitir que o cliente avance para o agendamento. Por exemplo, se a transação for uma escritura de imóvel na Califórnia, o sistema deve exigir a escritura, um documento de identificação com fotografia emitido pelo governo e a confirmação de que o cliente compreende que será recolhida uma impressão digital.
Proteja informações de identificação pessoal sensíveis durante a recolha. Os carregamentos devem ser encriptados em trânsito e em repouso. Evite recolher dados bancários, números de segurança social ou outras informações pessoais não públicas, salvo se o ato notarial específico o exigir. Após a conclusão da transação e do lançamento no livro, os quadros gerais de privacidade e as diretrizes estaduais exigem que os notários eliminem documentos de origem carregados em excesso que contenham informações sensíveis. Configure uma política de retenção que elimine automaticamente documentos de origem após um período definido pós-transação, preservando o lançamento no livro e a gravação da sessão pelo período de retenção legal.
Se também precisar de tratar pagamentos de transações juntamente com a recolha de documentos, o nosso guia sobre como os notários podem recolher pagamentos em segurança e proteger dados de transações aborda os requisitos de conformidade.
Automatizar marcações e lembretes
A lógica de agendamento deve respeitar a disponibilidade do notário, os fusos horários jurisdicionais e o requisito legal de que o documento de identificação do cliente seja válido no momento da marcação. Configure o seu calendário de marcações para que as marcações sejam oferecidas apenas em horários em que o notário esteja disponível e bloqueie marcações sobrepostas se a sua atividade tratar uma sessão de cada vez.
Para sessões RON, o sistema de agendamento deve considerar a localização geográfica do outorgante. O outorgante deve estar fisicamente localizado numa jurisdição onde o notário esteja autorizado a realizar RON. O seu formulário de admissão deve recolher a localização pretendida do outorgante durante a sessão, e a sua lógica de marcação deve verificar se essa localização é permitida antes de confirmar a marcação.
Os lembretes automatizados cumprem uma função de conformidade, não apenas de conveniência. Os lembretes devem reiterar os requisitos de identificação, incluindo os tipos específicos de credenciais que a sua jurisdição aceita e se o documento de identificação tem de estar válido no momento da sessão. Para RON na Florida e no Texas, o lembrete deve instruir o cliente a ter pronto o seu documento de identificação com fotografia emitido pelo governo e não expirado. Para a Califórnia, o lembrete pode indicar que é aceitável um documento de identificação emitido nos últimos cinco anos. Configure os lembretes para serem enviados na confirmação da marcação, 24 horas antes da marcação e uma hora antes da sessão.
Para uma análise detalhada da automatização de agendamentos baseada na conformidade notarial, leia o nosso artigo sobre automatização de agendamentos para notários.
Evitar erros comuns de admissão
Os erros mais frequentes na admissão automatizada são nomes divergentes entre o documento de identificação e o instrumento, documentos de identificação expirados ou prestes a expirar e divulgações legais em falta. Configure o seu fluxo de trabalho para detetar cada um destes casos antes de a marcação ser confirmada.
As divergências de nome ocorrem quando o nome legal no documento de identificação do cliente difere do nome no instrumento ou no formulário de admissão. A sua análise automatizada de credenciais deve extrair o nome da imagem do documento de identificação e compará-lo com o campo de nome no questionário de admissão e no instrumento carregado. Se os nomes não corresponderem, encaminhe o caso para revisão manual com um pedido para que o cliente carregue um documento comprovativo, como uma certidão de casamento ou decisão judicial, que explique a divergência.
Documentos de identificação expirados são detetados comparando a data de expiração da credencial com a data da marcação agendada. Como referido acima, a regra varia: a Florida e o Texas exigem credenciais não expiradas, a Califórnia aceita documentos de identificação emitidos há menos de cinco anos e Ohio aceita documentos de identificação expirados há até três anos. Defina a lógica por jurisdição e assinale qualquer documento de identificação que expire entre a admissão e a marcação.
Divulgações legais em falta ocorrem quando o formulário de admissão não exige que o cliente reconheça divulgações específicas relevantes para o tipo de transação. Por exemplo, uma procuração relativa a bens imóveis na Califórnia exige avisos legais específicos. O seu formulário de admissão deve incluir uma caixa de seleção obrigatória ou um campo de assinatura digital para cada divulgação aplicável, e o sistema deve bloquear o envio se faltar alguma confirmação obrigatória.
Podem ocorrer falhas de deteção biométrica e de presença durante pré-verificações RON. Os protocolos de deteção de presença podem entrar em conflito com artefactos de iluminação, e os algoritmos de correspondência biométrica podem falhar quando a aparência do cliente difere de uma fotografia de credencial mais antiga. O seu fluxo de trabalho deve permitir tentativas de repetição e encaminhar falhas persistentes para revisão manual, em vez de rejeitar o cliente de imediato.
Manter a integridade dos dados e trilhos de auditoria
Os registos de admissão automatizada devem alimentar corretamente o seu e-journal à prova de adulteração, para que os dados recolhidos na admissão se tornem os dados de registo sem reinserção manual. O formulário de admissão deve ser mapeado diretamente para os campos do livro exigidos pela sua jurisdição, incluindo data, hora, tipo de ato, descrição do instrumento, nome e morada do outorgante e prova de identidade.
O trilho de auditoria deve registar cada etapa do processo de admissão com marcas temporais: quando o formulário foi enviado, quando o documento de identificação foi carregado, quando a análise da credencial foi executada, quando a comprovação de identidade foi concluída, quando a marcação foi efetuada e quando os lembretes foram enviados. Cada etapa deve ser registada de uma forma que não possa ser alterada posteriormente. Este trilho de auditoria apoia auditorias de conformidade e demonstra que a sua atividade seguiu o procedimento correto em cada transação.
A retenção de dados deve estar alinhada com os requisitos legais. Configure o seu sistema para reter o livro eletrónico e as gravações de sessão pelo período exigido pela sua jurisdição: pelo menos 10 anos na Florida, Nova Iorque e Ohio; pelo menos 5 anos no Texas; e pelo menos 12 anos no Reino Unido para atos sem forma pública. Os documentos de origem que contenham PII sensíveis devem ser eliminados após um período definido pós-transação. Para boas práticas sobre a manutenção de registos de e-journal à prova de adulteração, consulte o nosso guia sobre gestão de e-journals e registos à prova de adulteração.
Na UE, o limite entre a admissão e o ato notarial é claro. Em França, o comparecimento remoto é limitado a procurações autênticas que utilizem infraestrutura autorizada da rede notarial, e os instrumentos substantivos principais continuam a ser formalizados perante o notário no cartório. Na Alemanha, os procedimentos online através do portal Bundesnotarkammer são autorizados apenas para transações definidas de registo comercial e constituições limitadas de sociedades. Como declarou Martin Thelen, porta-voz da Câmara Federal de Notários: "Digitalisierung darf nicht zu Lasten von Sicherheit gehen. Daher ist eine zuverlässige Identifizierung auch in der Online-Welt unerlässlich." A sua admissão automatizada nestas jurisdições deve tratar apenas da integração administrativa.
Nos EAU, o sistema digital de notariado do Ministério da Justiça recolhe eletronicamente dados das partes, Emirates ID ou passaportes e minutas de escrituras, mas a verificação e formalização exigem auditorias oficiais de verificação e audiências por vídeo conduzidas por notários comissionados. Os notários de Hong Kong mantêm uma verificação direta rigorosa da admissão na receção. Em ambos os ambientes, a automatização apoia a receção; não substitui o papel legal do notário.
Para um contexto mais amplo sobre como os estados dos EUA estão a abordar as normas de notarização eletrónica, a National Association of Secretaries of State fornece informações sobre iniciativas de notarização eletrónica remota. Para requisitos RON específicos da Florida, a Divisão de Corporações da Florida descreve os serviços de notário público online remoto do estado.
Quando o seu fluxo de admissão inserir dados limpos no seu e-journal e o seu trilho de auditoria estiver intacto, o próximo passo é configurar as camadas de agendamento e pagamento que completam a experiência do cliente. Para ver como funciona o processo completo de configuração de notarização online remota, da admissão ao selo, leia o nosso guia de configuração que abrange da admissão ao selo e comece gratuitamente a configurar o seu próprio fluxo de admissão.
O que significa automatizar processos de admissão de clientes para um notário?
Significa utilizar formulários digitais, pré-verificações automatizadas de identidade e agendamento de autoatendimento para substituir a introdução manual de dados e a solicitação de documentos. O notário continua responsável pela verificação pessoal da identidade e pelo próprio ato notarial, enquanto a automatização trata das etapas administrativas de integração.
Um notário pode automatizar totalmente a verificação de identidade?
Nos estados dos EUA que autorizam a Notarização Online Remota, a análise automatizada de credenciais e a autenticação baseada em conhecimento podem cumprir a comprovação legal de identidade. Segundo as regras profissionais do Reino Unido, a verificação de identidade é um dever pessoal indelegável e não pode ser totalmente subcontratada a um sistema automatizado.
Durante quanto tempo um notário deve reter registos do livro eletrónico?
Os períodos de retenção variam conforme a jurisdição. A Florida, Nova Iorque e Ohio exigem pelo menos 10 anos. O Texas exige pelo menos 5 anos nos termos da Secção 406.108 do Código Governamental do Texas. O Faculty Office do Reino Unido exige pelo menos 12 anos para atos sem forma pública.
Que erros de admissão a automatização pode evitar?
A automatização pode evitar nomes divergentes entre um documento de identificação e um instrumento, o agendamento de marcações com documentos de identificação expirados e divulgações legais em falta. O sistema pode encaminhar estes problemas para uma fila de revisão manual antes de a marcação ser confirmada.
Crie o seu fluxo de admissão conforme
Configurar um fluxo de admissão automatizado com questionários específicos por jurisdição, pré-verificações de identidade e validação de documentos reduz erros manuais e insere registos limpos no seu e-journal à prova de adulteração. Pode configurar hoje o fluxo de trabalho completo, da admissão ao selo, e comparar opções de planos.
