Comprendere i metodi di verifica dell'identità digitale per gli atti notarili nelle diverse giurisdizioni

I metodi di verifica dell'identità digitale per l'attività notarile comprendono quattro tecniche fondamentali: analisi delle credenziali, autenticazione basata sulla conoscenza, rilevamento biometrico della vitalità e acquisizione di prove documentali. Il metodo utilizzato da un notaio, e la relativa combinazione, dipendono dalla giurisdizione in cui l'atto è eseguito e dal livello di garanzia richiesto dalla normativa locale. Un notaio che conosce questo spettro può effettuare una verifica preliminare dell'identità prima dell'appuntamento e arrivare con una pratica già completa anziché partire da zero.

Spiegazione dei quattro metodi di verifica dell'identità digitale

Ogni metodo risponde a una domanda diversa sulla persona che avete di fronte e la maggior parte delle giurisdizioni richiede la combinazione di più metodi. Le definizioni seguenti riflettono i requisiti delle normative statali, tra cui le linee guida del codice amministrativo del Texas, il Capitolo 117 degli Statuti della Florida e la Parte 182 del 19 NYCRR di New York.

Analisi delle credenziali

L'analisi delle credenziali è un processo automatizzato di terza parte che valuta un documento d'identità rilasciato dal governo rispetto a fonti di dati pubbliche e proprietarie per verificarne la validità fisica, ottica e nei database. La procedura controlla caratteristiche di sicurezza visive e integrate quali codici a barre, ologrammi, caratteri tipografici e zone a lettura ottica. Il notaio non esegue questo controllo manualmente; lo svolge un sistema indipendente che ne comunica il risultato. Ai sensi delle norme amministrative del Texas, degli Statuti della Florida § 117.201 e del 19 NYCRR § 182.2, l'analisi delle credenziali è definita come una procedura condotta da una terza parte indipendente sia dal notaio sia dal firmatario.

Autenticazione basata sulla conoscenza

L'autenticazione basata sulla conoscenza, o KBA, presenta al firmatario domande dinamiche sulla sua storia personale alle quali solo lui dovrebbe poter rispondere. Secondo il Segretario di Stato del Texas, "La verifica dell'identità è il mezzo con cui il soggetto principale (firmatario di un documento) conferma la propria identità. Ciò avviene tramite una terza parte che utilizza l'autenticazione dinamica basata sulla conoscenza (KBA)." In Texas, il soggetto principale deve ottenere almeno l'80% entro due minuti. Un secondo fallimento comporta un blocco obbligatorio di 24 ore prima che il firmatario possa ripetere il test con lo stesso notaio.

Rilevamento biometrico della vitalità

La verifica biometrica e il rilevamento della vitalità confermano che l'individuo che appare tramite tecnologia di comunicazione corrisponde alla foto sul documento d'identità ed è fisicamente attivo e presente in quel momento. Il processo impedisce l'uso di fotografie statiche, cicli video preregistrati o maschere digitali. In genere viene eseguito durante la sessione dal vivo anziché come fase di caricamento, poiché il suo scopo è stabilire la presenza umana in tempo reale, non solo la validità del documento.

Acquisizione di prove documentali

L'acquisizione di prove documentali è il metodo più semplice: il firmatario carica una fotografia o una scansione di un documento d'identità. È la base su cui si fondano gli altri metodi. Da sola, una scansione statica è vulnerabile alla manipolazione e non conferma che la persona che l'ha inviata sia quella che firmerà. Il Segretario del Commonwealth della Virginia e altre autorità di regolamentazione rilevano che le sole scansioni statiche caricate non sono sufficienti per stabilire l'identità in contesti remoti.

Confronto tra i livelli di rigore della verifica

I quadri di garanzia dell'identità definiscono tre livelli crescenti di rigore, ciascuno basato sul precedente. Questi livelli hanno origine nel Regolamento di esecuzione (UE) 2015/1502 nel quadro eIDAS, ma le fasce concettuali corrispondono strettamente a quanto richiesto nella pratica dalle autorità di regolamentazione statali degli Stati Uniti.

Il passaggio da basso a sostanziale è importante perché distingue un documento che sembra corretto da un documento verificato rispetto a una fonte di dati attendibile. Il passaggio da sostanziale a elevato è importante perché aggiunge la corrispondenza biometrica e la lettura di credenziali resistenti alla manomissione, rendendo difendibile la verifica remota dell'identità quando il firmatario non entra mai nell'ufficio del notaio. Un semplice caricamento di documenti con garanzia bassa non soddisfa la soglia prevista dalla legge per l'autenticazione notarile a distanza in alcuno Stato statunitense che la autorizzi.

Accettazione nelle giurisdizioni: dove si applica ciascun metodo

I requisiti di verifica dell'identità notarile differiscono nettamente tra i sistemi di common law e di civil law. Un notaio deve confermare la propria autorizzazione prima di fare affidamento su qualsiasi metodo digitale, perché ciò che una legge consente in una giurisdizione può essere vietato in un'altra.

Stati Uniti: autorizzazione Stato per Stato

Negli Stati Uniti, l'autenticazione notarile online a distanza è consentita solo laddove lo Stato la autorizzi e solo quando il notaio abbia confermato la propria autorizzazione. Texas, Florida e New York impongono ciascuno una verifica dell'identità multifattore che combina l'analisi delle credenziali con la KBA o la verifica biometrica. Il Capitolo 406 del Codice governativo del Texas richiede l'analisi delle credenziali da parte di terzi e la KBA dinamica con un punteggio minimo dell'80%. Gli Statuti della Florida § 117.201 richiedono l'analisi delle credenziali dei documenti d'identità rilasciati dal governo e la verifica dell'identità tramite KBA o verifica biometrica. Il 19 NYCRR § 182.5 di New York impone la verifica dell'identità tramite tecnologia di comunicazione, analisi delle credenziali da parte di terzi e verifica dell'identità, salvo che il soggetto principale sia personalmente noto al notaio elettronico.

La California rientra in una categoria distinta. Sebbene lo Stato abbia emanato l'Online Notarization Act (SB 696) nel 2023, il Segretario di Stato della California conferma che i notai californiani non possono eseguire autenticazioni notarili online a distanza finché il Segretario di Stato non completerà il Notary Automation Project 2.0 oppure fino al 1° gennaio 2030, a seconda di quale data sia anteriore. Fino ad allora, la legge californiana richiede la presenza fisica personale per riconoscimenti e giuramenti. Come afferma il Segretario di Stato: "Un'immagine video o un'altra forma di rappresentazione non fisica non costituisce comparizione personale davanti a un notaio ai sensi dell'attuale legge dello Stato della California." La pagina degli avvisi ai clienti dei notai della California riporta gli aggiornamenti sullo stato attuale.

Unione europea: acquisizione iniziale, atti notarili riservati

Nell'UE, l'atto notarile rimane presso l'ufficio del notaio e ciò che un cliente può preparare riguarda acquisizione iniziale, identità e firma. Ai sensi della Direttiva (UE) 2019/1151, i clienti possono completare a distanza l'acquisizione preparatoria, l'identificazione elettronica e le firme elettroniche qualificate. Tuttavia, la redazione e l'attestazione di atti notarili autentici restano soggette alla giurisdizione degli Stati membri. Gli Stati membri possono richiedere la presenza fisica caso per caso quando ciò sia giustificato da ragioni di interesse pubblico, come la verifica della capacità giuridica o la prevenzione dell'uso improprio dell'identità. Gli strumenti di identità digitale nell'UE supportano la fase iniziale; non trasferiscono l'atto notarile stesso.

Regno Unito: le regole della Facoltà disciplinano i controlli digitali dell'identità

Il Regno Unito è soggetto alle regole della Facoltà. Ai sensi delle Notaries Practice Rules 2019 e dello Standard for Verifying Identity Using Digital Checks del Faculty Office, i notai possono utilizzare strumenti di identità digitale che leggono chip crittografici ed eseguono controlli di vitalità. L'autorità di regolamentazione afferma esplicitamente che la responsabilità del notaio non è delegabile. Il Faculty Office dell'Arcivescovo di Canterbury dichiara: "Potrebbe essere possibile utilizzare strumenti digitali per assistere nel controllo dei documenti d'identità di un comparente a distanza. Tuttavia, il notaio rimane l'unico responsabile dell'identificazione di un comparente a distanza." Le sole scansioni statiche caricate sono considerate vulnerabili alla manipolazione. Il notaio deve valutare la capacità e l'assenza di coercizione indipendentemente da quanto riportato dagli strumenti digitali.

Hong Kong e gli Emirati Arabi Uniti: solo front office

Hong Kong e gli Emirati Arabi Uniti richiedono solo il front office. A Hong Kong, i notai nominati dall'Alta Corte ai sensi della Legal Practitioners Ordinance (Cap. 159) richiedono la presenza personale per la certificazione notarile formale. Gli strumenti digitali sono limitati al KYC di front office e all'inserimento dei documenti. Negli Emirati Arabi Uniti, ai sensi del Decreto-legge federale n. 20 del 2022, l'autenticazione notarile elettronica è consentita solo tramite portali governativi autorizzati, dove la verifica preliminare dell'identità e la redazione del documento precedono l'attestazione notarile video interattiva in tempo reale. In entrambe le giurisdizioni, la verifica digitale prepara la pratica ma non sostituisce l'attestazione del notaio in presenza o mediata dal portale.

• 2014-07-23Adottato il Regolamento (UE) n. 910/2014 (eIDAS), che crea il quadro giuridico per l'identificazione elettronica e i servizi fiduciari negli Stati membri dell'UE
• 2017-06-01Il Texas promulga il Sottocapitolo C, Capitolo 406 del Codice governativo del Texas, autorizzando i notai online nominati
• 2019-06-07La Florida promulga HB 409, codificata nel Capitolo 117 Parte II, in vigore dal 1° gennaio 2020
• 2022-09-26Gli Emirati Arabi Uniti promulgano il Decreto-legge federale n. 20/2022 sulla regolamentazione della professione di notaio
• 2023-01-25New York adotta la Parte 182 del 19 NYCRR, stabilendo l'autenticazione notarile elettronica e la conservazione dei documenti per 10 anni
• 2023-09-30La California promulga SB 696, programmando l'attuazione dell'autenticazione notarile online a distanza entro e non oltre il 1° gennaio 2030
• 2026-06-26Il Faculty Office emana lo Standard for Verifying Identity Using Digital Checks per i notai inglesi

Come la verifica digitale cambia il lavoro a distanza rispetto a quello in presenza

Per le sessioni a distanza autorizzate, la verifica dell'identità nell'autenticazione notarile online a distanza è il controllo decisivo. Il notaio non può esaminare a vista un documento d'identità dall'altra parte della scrivania, quindi la legge sostituisce questa verifica con prove digitali stratificate: l'analisi delle credenziali conferma il documento, la KBA conferma le conoscenze della persona e la vitalità biometrica conferma la sua presenza fisica alla sessione. Il notaio esamina i risultati prima dell'apertura della sessione, quindi la questione dell'identità viene risolta prima che il firmatario appaia sullo schermo.

Per gli appuntamenti tradizionali in presenza, la verifica digitale passa da requisito legale a vantaggio operativo. Un cliente che completa una verifica preliminare del documento d'identità, carica il proprio documento e prenota una fascia oraria in anticipo arriva con la pratica già predisposta. Il notaio apre un fascicolo completo, conferma l'identità di persona come richiesto e procede direttamente all'esecuzione. Il lavoro amministrativo ripetitivo, il controllo manuale dei documenti allo sportello e il rincorrere i documenti che frammenta la giornata di un notaio avvengono tutti prima dell'appuntamento.

La differenza pratica è chiara: in una sessione a distanza la verifica digitale costituisce la prova dell'identità richiesta dalla legge. In una sessione in presenza è una fase preparatoria che consente al notaio di partire da una pratica completa anziché da una vuota.

Considerazioni su sicurezza e privacy per i registri notarili

I registri notarili creati tramite verifica digitale comportano la stessa responsabilità di quelli cartacei e gli obblighi di conservazione sono previsti dalla legge. Le norme variano a seconda della giurisdizione, talvolta in modo significativo.

Nel Regno Unito e nell'UE, la conservazione dei dati notarili deve rispettare il GDPR del Regno Unito e il Regolamento (UE) 2016/679, bilanciando i requisiti legali di prova notarile con i principi di minimizzazione dei dati. Il notaio detiene dati personali, dati biometrici e registrazioni delle sessioni, tutti sensibili. Quattro principi si applicano indipendentemente dalla giurisdizione:

• Minimizzazione dei dati: raccogliete solo ciò che la legge richiede per la verifica dell'identità e la registrazione nel giornale. Non conservate immagini delle credenziali più a lungo di quanto richiesto dal periodo di conservazione.
• Crittografia a riposo: le registrazioni delle sessioni e le registrazioni nel giornale devono essere archiviate in una forma illeggibile senza autorizzazione, usando misure di protezione standard anziché un algoritmo specifico.
• Archiviazione a prova di manomissione: le registrazioni nel giornale dovrebbero essere sigillate in modo da rendere rilevabile qualsiasi modifica successiva.
• Limiti di conservazione: eliminate o archiviate secondo il calendario stabilito dalla vostra giurisdizione. Conservare i registri più a lungo del necessario aumenta l'esposizione senza aggiungere valore probatorio.

La responsabilità del notaio per i dati dei clienti è personale e non delegabile. Un sistema di terza parte può eseguire l'analisi delle credenziali, ma se non funziona o memorizza i dati in modo non sicuro, la nomina e il registro del notaio sono quelli a rischio. Verificare che gli strumenti di verifica soddisfino il livello di garanzia richiesto dalla vostra giurisdizione fa parte del lavoro, non è una caratteristica da dare per scontata.

Spostare la verifica a monte per semplificare l'atto

L'onere amministrativo di una pratica notarile non è l'atto notarile in sé. È tutto ciò che avviene prima: moduli di acquisizione, controllo dei documenti d'identità, raccolta di documenti, pianificazione, pagamento e gli scambi continui che frammentano una giornata lavorativa. Spostare la verifica dell'identità a monte significa che il cliente completa acquisizione, verifica preliminare del documento d'identità, prenotazione, pagamento e firma prima dell'inizio della sessione. Il notaio apre una pratica già completa, la esamina e preme un pulsante per eseguire l'atto.

Questo funziona sia per gli appuntamenti a distanza sia per quelli in presenza. Un cliente che arriva con un'identità verificata, una fascia oraria prenotata e un compenso pagato ha bisogno che il notaio confermi ed esegua, non che parta da zero. La verifica nell'acquisizione del cliente notarile eseguita prima dell'appuntamento consente a un piccolo studio di servire più clienti senza aggiungere personale. Il tempo del notaio è dedicato agli atti che richiedono giudizio, non a rincorrere documenti.

Scegliere il metodo di verifica giusto per la vostra pratica

Iniziate dalla vostra giurisdizione. Se il vostro Stato autorizza l'autenticazione notarile online a distanza, leggete la legge per vedere quali metodi impone. Il Texas richiede l'analisi delle credenziali più la KBA con un punteggio dell'80%. La Florida richiede l'analisi delle credenziali più KBA o verifica biometrica. New York richiede tecnologia di comunicazione, analisi delle credenziali da parte di terzi e verifica dell'identità. La California non autorizza affatto l'autenticazione notarile a distanza finché il suo sistema non sarà operativo. Adeguate la verifica alla legge, non a ciò che offre un sistema.

Successivamente, considerate la vostra clientela. Se i vostri clienti sono locali e si presentano di persona, può essere sufficiente l'acquisizione documentale a bassa garanzia per l'apertura della pratica, più il vostro controllo dell'identità in presenza all'appuntamento. Se assistete clienti a distanza o gestite transazioni di valore elevato, la legge e il profilo di rischio richiedono una garanzia sostanziale o elevata. Vale la pena esaminare attentamente la conformità alla giurisdizione notarile se la vostra attività si estende oltre i confini statali.

Non progettate in eccesso. Uno studio che gestisce riconoscimenti ordinari per clienti senza appuntamento non necessita del rilevamento biometrico della vitalità ad alta garanzia per ogni appuntamento. Uno studio che gestisce chiusure immobiliari a distanza sì. Il metodo di verifica deve adattarsi all'atto, alla giurisdizione e al cliente. Qualsiasi misura oltre quanto richiesto dalla legge aggiunge costi e attrito senza aggiungere protezione legale.

Preparare la vostra pratica per l'acquisizione verificata dei clienti

Un portale clienti consente ai clienti del notaio di completare direttamente l'acquisizione, la verifica dell'identità, la prenotazione, la firma elettronica, la sigillatura a prova di manomissione, i giornali elettronici e i pagamenti sul conto del notaio prima della sessione. Il notaio esamina una pratica completa, conferma l'identità come richiesto ed esegue l'atto. Questo è l'esito pratico della comprensione dei metodi di verifica dell'identità digitale: un flusso di lavoro in cui il lavoro amministrativo viene svolto a monte e il giudizio del notaio è riservato all'atto stesso. La guida all'automazione dell'acquisizione dei clienti descrive come la pagina gestisce ciascuna di queste fasi, dalla verifica preliminare del documento d'identità fino al pagamento.

Domande frequenti

Cos'è l'analisi delle credenziali per i notai?

L'analisi delle credenziali è un processo automatizzato di terza parte che valuta un documento d'identità rilasciato dal governo rispetto a fonti di dati pubbliche e proprietarie per verificarne la validità fisica, ottica e nei database. Il notaio non esegue il controllo manualmente; lo svolge un sistema indipendente che ne comunica il risultato. Texas, Florida e New York la richiedono tutti per l'autenticazione notarile online a distanza autorizzata.

Un notaio può accettare un documento d'identità scansionato invece di usare l'analisi delle credenziali?

Una scansione statica da sola è insufficiente per l'autenticazione notarile a distanza nelle giurisdizioni che la autorizzano. L'acquisizione di prove documentali dimostra che il documento esiste ma non conferma che la persona che l'ha inviata sia quella che firmerà. Autorità di regolamentazione, incluso il Faculty Office dell'Arcivescovo di Canterbury, rilevano che le sole scansioni statiche caricate sono vulnerabili alla manipolazione.

L'autenticazione notarile online a distanza è legale in ogni Stato degli Stati Uniti?

No. Negli Stati Uniti, l'autenticazione notarile online a distanza è consentita solo laddove lo Stato la autorizzi e solo quando il notaio abbia confermato la propria autorizzazione. La California, ad esempio, ha emanato una normativa abilitante nel 2023, ma il Segretario di Stato della California conferma che l'autenticazione notarile a distanza non può iniziare finché il sistema dello Stato non sarà operativo o fino al 1° gennaio 2030, a seconda di quale data sia anteriore. La National Association of Secretaries of State gestisce un elenco di norme statali.

Quale punteggio di superamento KBA richiede il Texas?

Il Texas richiede che il soggetto principale ottenga almeno l'80% nell'autenticazione dinamica basata sulla conoscenza entro due minuti. Un secondo fallimento comporta un blocco obbligatorio di 24 ore prima che il firmatario possa ripetere il test con lo stesso notaio.

La verifica dell'identità digitale può sostituire la responsabilità personale del notaio?

No. In ogni giurisdizione trattata qui, la responsabilità del notaio per la verifica dell'identità non è delegabile. Un sistema di terza parte può eseguire l'analisi delle credenziali, ma la nomina e il registro del notaio sono a rischio se il sistema non funziona o memorizza i dati in modo non sicuro. Il Faculty Office dell'Arcivescovo di Canterbury afferma: "il notaio rimane l'unico responsabile dell'identificazione di un comparente a distanza."

Per quanto tempo un notaio deve conservare i registri notarili elettronici?

I periodi di conservazione variano a seconda della giurisdizione. Il Texas richiede 5 anni ai sensi del Texas Government Code § 406.108(c). La Florida richiede 10 anni ai sensi dei Florida Statutes § 117.245(4). New York richiede 10 anni ai sensi del 19 NYCRR § 182.9. Consultate la normativa della vostra giurisdizione per l'obbligo specifico applicabile alla vostra nomina.