Ce qu’un notaire américain doit préparer avant son premier rendez-vous de notarisation en ligne à distance

Avant d'effectuer une notarisation à distance en ligne aux États-Unis, un notaire doit détenir une commission traditionnelle active, obtenir une autorisation distincte pour le travail à distance de son État et vérifier que sa technologie satisfait aux exigences légales en matière d'enregistrement audio-vidéo et de scellement inviolable. Le client prépare le dossier à l'avance en téléversant les documents, en soumettant ses données d'identité et en complétant la vérification d'identité. Le notaire rejoint ensuite la séance en direct pour examiner le dossier complété, confirmer l'identité, assister à la signature et établir le certificat notarial avec son propre sceau numérique.

La RON n'est légale que lorsque le droit de l'État l'autorise et que le notaire a confirmé sa propre autorisation. Les étapes ci-dessous suivent la séquence vécue par un notaire, de la commission à l'archivage scellé.

Confirmation de votre commission et de l'autorisation de l'État

Votre commission de notaire de base ne vous autorise pas à effectuer des notarisation à distance en ligne. Vous devez remplir une demande distincte, procéder à une inscription ou obtenir une mise à niveau de votre commission auprès de l'autorité de délivrance des commissions de votre État avant d'effectuer tout acte RON.

Les exigences d'inscription des États diffèrent. En Floride, en vertu des Florida Statutes § 117.225 et de la règle 1N-7.001 du Florida Administrative Code, un notaire doit suivre une formation approuvée par l'État, obtenir un cautionnement de 25 000 $ et une assurance erreurs et omissions de 25 000 $, puis déposer une inscription auprès du Department of State. Au Texas, en vertu du Texas Government Code § 406.105 et de 1 TAC § 87.11, un notaire actif doit soumettre une demande de notaire en ligne au Secretary of State et déposer un sceau électronique accompagné d'un certificat numérique X.509. En Virginie, en vertu du Code of Virginia § 47.1-5 et des Electronic Notarization Assurance Standards du Secretary of the Commonwealth, un notaire commissionné doit demander une commission de notaire électronique, enregistrer des outils conformes et fournir un sceau électronique ainsi qu'une signature numérique.

Communiquez directement avec votre Secretary of State ou organisme de délivrance des commissions pour connaître les exigences en vigueur, car les lois sur la RON évoluent fréquemment. Une commission expirée ou non vérifiée vous interdit de tenir toute séance RON. Certains États ont récemment mis à jour leurs procédures de mise à niveau des commissions ; confirmez donc la procédure actuelle plutôt que de vous fier à des directives plus anciennes.

Vous pouvez consulter le guide complet de mise en place de la notarisation à distance en ligne pour comprendre comment l'organisation de l'activité s'articule de bout en bout.

Mise en place de l'environnement numérique sécurisé

Votre matériel et vos logiciels doivent satisfaire aux normes minimales de l'État en matière d'enregistrement audio-vidéo bidirectionnel synchrone, de chiffrement et de scellement inviolable. Les règles de l'État précisent les capacités requises, et non des marques ou produits particuliers.

La technologie doit permettre une communication audio-vidéo en direct, enregistrer l'intégralité de la séance du début à la fin et conserver cet enregistrement dans un format sécurisé et inviolable. Le sceau électronique et la signature numérique doivent être liés à un certificat numérique X.509 d'infrastructure à clés publiques (PKI), qui rend détectable toute modification ultérieure du document. L'évaluation de la technologie de signature électronique et de scellement aux fins de conformité consiste à confirmer que les outils choisis produisent des documents respectant ces seuils légaux.

Vérifiez que votre installation capture en continu l'intégralité de l'enregistrement audio-vidéo, que le système de registre empêche toute modification après saisie et que la technologie de scellement produit un résultat vérifiable cryptographiquement. L'horodatage cryptographique protège le sceau numérique contre les contestations ultérieures en liant la signature à une heure vérifiée.

Responsabilités du client avant le rendez-vous

Le client prépare le dossier de la transaction avant le début de la séance en direct. Cette préparation rend le dossier prêt à être examiné par le notaire, mais elle ne réalise pas l'acte notarial. La limite entre la préparation par le client et l'exécution par le notaire est stricte et définie par la loi.

Selon des modèles étatiques comprenant Texas 1 TAC § 87.70, Florida Statutes § 117.265 et Pennsylvania 57 Pa.C.S. § 306.1, le client doit, de manière indépendante :

• Téléverser le document électronique complet, non exécuté.
• Vérifier que son équipement permet une transmission audio-visuelle bidirectionnelle synchrone.
• Soumettre une pièce d'identité avec photo délivrée par les pouvoirs publics pour une analyse automatisée.
• Effectuer une vérification d'identité dynamique au moyen d'une authentification fondée sur les connaissances.
• Effectuer tout paiement requis pour la réservation.

Le notaire ne peut ni préparer ni signer au nom du client. Le travail du client produit un dossier complet que le notaire examine ensuite lors de la séance en direct. L'automatisation de l'accueil des clients grâce à la vérification préalable de l'identité, à la planification et aux paiements permet de garantir que le dossier arrive complet et prêt. Pour le traitement des paiements, la confidentialité et la conformité doivent être maintenues tout au long du processus.

Normes de vérification de l'identité et types de preuves

À moins que le comparant ne soit personnellement connu du notaire ou présenté par un témoin crédible qualifié, les lois sur la RON exigent deux mécanismes de vérification distincts : l'analyse automatisée des pièces d'identité et l'authentification dynamique fondée sur les connaissances. Les deux doivent être réussis avant que l'acte notarial puisse se poursuivre.

Analyse automatisée des pièces d'identité

L'analyse des pièces d'identité utilise des contrôles algorithmiques de sources publiques et privées pour confirmer l'authenticité, le format et les éléments de sécurité intégrés d'une pièce d'identité avec photo valide délivrée par les pouvoirs publics. Le système examine les codes-barres, les zones lisibles par machine, les hologrammes et d'autres éléments pour vérifier que la pièce elle-même est authentique. Le Texas Secretary of State présente ces exigences dans 1 TAC § 87.70.

Authentification dynamique fondée sur les connaissances

La KBA dynamique génère un questionnaire à partir de dossiers de bases de données commerciales et publiques. Le signataire doit répondre à des questions tirées de ses antécédents de crédit et de données publiques. En vertu de Texas 1 TAC § 87.70(b) et de Florida Statutes § 117.295(3)(a), le questionnaire KBA doit comporter au moins cinq questions, avec au minimum cinq choix de réponse par question. Le signataire doit répondre correctement à au moins 80 % des questions dans un délai de deux minutes.

Si le signataire échoue au questionnaire initial, les réglementations de l'État autorisent une nouvelle tentative dans les 24 heures. Au moins 60 % des questions doivent être remplacées lors de la nouvelle tentative. Un deuxième échec déclenche une période de blocage obligatoire de 24 heures, durant laquelle la notarisation à distance ne peut pas se poursuivre avec le même notaire en ligne. Pour une vue plus large des méthodes de vérification selon les juridictions, consultez les méthodes de vérification numérique de l'identité pour la notarisation à distance en ligne.

Ce que seul le notaire doit faire durant la séance

L'acte notarial lui-même demeure personnel au notaire. L'automatisation gère l'analyse des pièces d'identité et l'acheminement des documents, mais seul le notaire accomplit les actes qui constituent la notarisation.

Pendant l'enregistrement synchrone, le notaire doit examiner le dossier complet préparé par le client, confirmer l'identité du signataire par comparaison visuelle avec la pièce d'identité, évaluer la capacité et le consentement du signataire, administrer verbalement tout serment ou toute affirmation requis, et assister à la signature électronique du client. Le comité de rédaction de la Revised Uniform Law on Notarial Acts de l'Uniform Law Commission explique que, grâce à une communication audio et visuelle synchrone, le notaire peut évaluer la capacité de la personne et déterminer si ses actes sont accomplis en connaissance de cause et volontairement.

Un notaire doit faire preuve d'une diligence raisonnable dans l'exécution de ses fonctions en général. Il doit faire preuve d'un degré élevé de diligence pour établir l'identité de toute personne dont l'identité fait l'objet d'un acte notarial ou d'un acte notarial électronique.

Virginia General Assembly, Code of Virginia § 47.1-14

Après avoir assisté à la signature, le notaire appose personnellement sa signature électronique et son sceau numérique. Le sceau doit être lié à un certificat numérique PKI X.509 qui rend toute modification ultérieure évidente. Le notaire, et non la plateforme, est responsable de confirmer que le certificat et le sceau fonctionnent correctement avant la finalisation de l'acte. Pour en savoir plus sur cette couche, consultez la signature électronique et le scellement de documents pour notaires.

Exigences de conservation des dossiers et d'inscription au registre

Chaque notarisation à distance en ligne exige une inscription concomitante dans un registre électronique qui consigne des données obligatoires précises. Le registre doit être sécurisé et inviolable, et il doit contenir un renvoi à l'enregistrement audio-vidéo de la séance.

Selon des règles étatiques comprenant Florida Statutes § 117.245, Texas 1 TAC § 87.50 et Virginia Code § 47.1-14, le registre électronique doit consigner :

• La date et l'heure de l'acte notarial.
• Le type d'acte accompli, tel qu'une reconnaissance, un serment ou un jurat.
• Le titre ou la description du document.
• Le nom complet et l'adresse de chaque signataire.
• La méthode de vérification d'identité utilisée.
• Une mention indiquant que la notarisation a été effectuée à distance au moyen de la technologie audio-vidéo.
• Un renvoi direct à l'enregistrement audio-visuel correspondant.

Certaines lois étatiques sur la protection de la vie privée interdisent expressément d'inscrire dans le registre les numéros complets de pièces d'identité gouvernementales, les numéros de sécurité sociale ou les données biométriques. Texas 1 TAC § 87.50 en est un exemple. Consignez le type de pièce d'identité utilisé, et non son numéro complet. Pour des conseils plus approfondis, les bonnes pratiques de gestion des registres électroniques et des documents inviolables couvrent les détails opérationnels.

Un notaire public en ligne doit tenir un ou plusieurs registres électroniques sécurisés des notarisation en ligne effectuées par ce notaire public en ligne.

Florida Legislature, Florida Statutes Chapter 117 Part II

Durée de conservation des enregistrements

Les périodes de conservation des registres RON et des enregistrements audio-vidéo varient selon les juridictions. La distinction porte principalement sur des exigences de cinq ou dix ans.

La Revised Uniform Law on Notarial Acts modèle établit une norme de conservation par défaut de dix ans pour les enregistrements audio-visuels. Confirmez directement l'exigence de votre propre État, car la loi sur la conservation détermine combien de temps vous devez maintenir le stockage et l'accès. Pour l'aspect opérationnel, le maintien de l'intégrité du registre électronique notarial explique comment les fonctions d'inviolabilité protègent les documents conservés pendant toute la période de conservation.

Gestion des échecs de vérification d'identité

Si l'analyse de la pièce d'identité rejette celle-ci ou si le signataire échoue deux fois à la KBA dynamique, la séquence de vérification d'identité est juridiquement invalide. En vertu de Florida Statutes § 117.295 et de Texas 1 TAC § 87.70, le notaire ne peut pas poursuivre la transaction.

Lorsque les règlements relatifs aux registres traitent des refus, comme les normes et directives administratives du Virginia Code § 47.1-14, le notaire doit consigner la tentative échouée ou le refus d'effectuer l'acte notarial, en indiquant le motif de l'interruption sans établir le certificat. Cette documentation protège le notaire de toute responsabilité liée à la poursuite d'une opération lorsque la loi l'interdit.

N'essayez pas de contourner un échec de vérification en vous fondant sur votre connaissance personnelle si la loi de votre État exige à la fois l'analyse des pièces d'identité et la KBA. Lisez attentivement la règle de votre État, car les exigences relatives aux exemptions fondées sur la connaissance personnelle varient.

Pour voir comment l'ensemble du processus s'articule, vous pouvez consulter le guide de mise en place de la notarisation à distance en ligne, qui présente l'organisation de l'activité de bout en bout.