La procédure de notarisation à distance commence par la vérification de l'existence d'une loi dans votre État autorisant ce type de prestation, ainsi que par la confirmation que votre commission individuelle inclut une autorisation spécifique pour les actes notariés à distance, en plus de votre commission notariale habituelle. Une fois ces deux conditions remplies, le déroulement est séquentiel et légal : le client constitue un dossier complet avant le début de la séance, et le notaire, lors de l'audience en direct, examine ce dossier, vérifie l'identité de la personne à l'écran et authentifie l'acte.
Veuillez confirmer votre propre autorisation avant d'accepter une signature à distance.
Une commission notariale classique n'inclut pas automatiquement le pouvoir de certification à distance. Dans chaque État autorisant la certification en ligne à distance, le notaire doit s'enregistrer séparément et, souvent, soumettre des exemples de sceaux électroniques et les détails de son certificat numérique au bureau des commissions avant d'effectuer un seul acte à distance.
Que vérifier en premier
Vérifiez deux choses auprès du secrétaire d'État ou de la chambre notariale de votre État : que votre État dispose d'une loi permanente sur les services notariaux à distance (RON) et que votre dossier de commission spécifique indique une autorisation à distance active, et non pas seulement une commission standard enregistrée.
Le cadre légal diffère selon les États, mais le principe reste le même. Au Texas, l'inscription est obligatoire en vertu du sous-chapitre C du chapitre 406 du Code gouvernemental ; en Pennsylvanie, en vertu de l'article 306.1 du titre 57 du Code des lois de Pennsylvanie ; au Colorado, en vertu de l'article 24-21-514.5 du Code révisé du Colorado ; et en Floride, en vertu du chapitre 117, partie II. Plus de 45 États ont désormais mis en place des lois permanentes sur la certification à distance, mais les modalités d'inscription, les informations relatives au matériel et le cycle de renouvellement varient. Par conséquent, seules les exigences de votre État sont applicables à votre activité. Un notaire assermenté dans un État n'autorisant pas la certification à distance ne peut en aucun cas accomplir d'actes à distance, quel que soit le lieu de résidence du client.
Définir les exigences préalables du client pour le rendez-vous afin que le dossier arrive complet.
C’est le client, et non le notaire, qui effectue les préparatifs avant le rendez-vous : téléchargement du document, remplissage d’un formulaire et vérification d’identité, le tout avant même que le notaire ne rejoigne l’appel. Ce changement structurel permet une gestion efficace du travail à distance, même à grande échelle. Au lieu de relancer le signataire pour obtenir un document, une pièce d’identité avec photo et un créneau horaire via trois échanges de courriels distincts, le notaire ouvre une session sur un dossier déjà constitué.
- Téléchargement du document : Le signataire soumet l'acte à faire notarier avant le rendez-vous afin que le notaire puisse l'examiner avant le début de l'appel.
- Capture des informations d'identification : Le signataire photographie ou scanne une pièce d'identité officielle pour une analyse automatisée des informations d'identification, une étape qui a lieu avant la session en direct.
- Authentification basée sur les connaissances : Le signataire répond à des questions d'identité dynamiques, une vérification préalable qui doit être effectuée avant que le notaire ne soit autorisé à procéder à la comparution en personne.
- Planification des rendez-vous : Le signataire réserve un créneau horaire, ce qui offre au notaire une séance fixe plutôt qu’un échange de courriels sans fin.
Conformément à des réglementations telles que le 1 Tex. Admin. Code § 87.70 et le Fla. Stat. § 117.245, ces étapes doivent être accomplies avant le début de la session audiovisuelle. Une pratique qui considère l'accueil du client comme une étape essentielle et non comme une simple formalité consiste à obtenir systématiquement un dossier complet, plutôt que de constater l'absence d'une page de signature en cours d'appel.
Examiner les preuves d'identité et conserver les documents requis par la loi
À ce stade, le rôle du notaire est la comparaison, et non la collecte. Au début de la séance en direct, l'analyse des pièces d'identité et les résultats de l'authentification par système de connaissances sont déjà disponibles. Le notaire compare la personne affichée à l'écran avec la pièce d'identité analysée et confirme leur concordance. Il doit ensuite conserver une trace écrite de la vérification et de ses résultats : le type de pièce d'identité présentée, le résultat du contrôle d'identité et une mention ou une référence à l'enregistrement audiovisuel de la séance.
Rien de tout cela n'oblige le notaire à nommer ou à approuver une méthode particulière de vérification d'identité dans le registre. La loi s'intéresse aux preuves examinées et à la consignation de ces éléments, et non à la marque de l'outil utilisé. Cette consignation est versée au dossier permanent de l'acte notarié et doit être conservée aussi longtemps que la tenue du registre est obligatoire.
Créez l'écriture comptable électronique et conservez-la pendant la période prescrite.
Chaque acte notarié à distance génère une inscription dans un registre comportant des données fixes, et cette inscription doit être conservée pendant des années, et non des mois. Le modèle de texte, tiré de la Loi uniforme révisée sur les actes notariés et repris dans les législations étatiques, exige la date et l'heure de l'acte, sa nature, une description du document, les nom et adresse complets de chaque signataire, la pièce d'identité présentée, une mention renvoyant à l'enregistrement audiovisuel et les honoraires perçus, le cas échéant.
Les délais de conservation sont fixés par la loi et varient selon les États. Au Texas , l'article 406.108 du Code gouvernemental exige la conservation des inscriptions au registre électronique et des enregistrements audiovisuels pendant au moins cinq ans à compter de la date de l'acte. En Floride, la durée est plus longue : selon le Département d'État de Floride , « le registre électronique exigé au titre du paragraphe (1) et les enregistrements des communications audiovisuelles exigés au titre du paragraphe (2) doivent être conservés pendant au moins dix ans après la date de l'acte notarié ». Le Colorado et la Pennsylvanie appliquent également un délai minimal de dix ans.
| État | rétention minimale |
|---|---|
| Texas | 5 ans |
| Floride | 10 ans |
| Colorado | 10 ans |
| Pennsylvanie | 10 ans |
Ces délais de conservation variant d'un État à l'autre ou prévoyant de déménager son cabinet, un notaire doit vérifier la règle en vigueur dans le lieu où l'acte a été accompli, et non celle applicable dans le lieu où il exercera son activité des années plus tard. L'utilisation d'un format infalsifiable et horodaté pour le registre est également essentielle. La structure habituelle des registres électroniques permet de respecter ces délais sans que le notaire ait à gérer deux systèmes distincts, papier et numérique.
Gérer un échec de vérification d'identité sans enfreindre la conformité
Si un signataire échoue à l'authentification basée sur les connaissances, le notaire doit interrompre la séance plutôt que de poursuivre sur la base d'une simple intuition. Conformément à l'article 87.70 du titre 1 du Code administratif du Texas et aux règles comparables fondées sur les normes NASS et RULONA, un signataire doit répondre correctement à au moins 80 % d'un minimum de cinq questions à choix multiples portant sur son identité, et ce, en moins de deux minutes. En cas de premier échec, une nouvelle tentative est autorisée dans les 24 heures, la plupart des questions étant alors modifiées. Un second échec met fin à la séance pour la journée.
Comme l'indique le secrétaire d'État du Texas : « Si le mandant échoue à sa première tentative, il peut repasser le test une fois dans les 24 heures. En cas d'échec à la deuxième tentative, il lui est interdit de se présenter à nouveau devant le même notaire pendant au moins 24 heures. » Le notaire est alors tenu d'interrompre la séance, de refuser la certification et de consigner ce refus dans son registre, en précisant le motif. Il n'est pas possible de passer outre un échec de vérification d'identité sur la base d'un appel téléphonique ou d'une voix familière. Le blocage est une procédure, et non une décision que le notaire peut prendre sur le champ.
Exécuter l'acte notarié : témoin, signature et sceau
Une fois l'identité vérifiée, la suite de la procédure relève exclusivement du notaire. Le client ne peut ni signer, ni prêter serment, ni apposer son sceau à l'avance. Ces étapes se déroulent exclusivement en direct, en présence du notaire. Ce dernier reçoit le serment ou l'affirmation requis, observe le signataire exécuter le document en temps réel, appose le sceau électronique officiel et le certificat numérique, et génère un document infalsifiable qui lie la signature, le sceau et la séance.
C’est cette étape du processus qui engage la responsabilité personnelle du notaire, et elle est volontairement limitée. Le téléchargement des documents du client, la capture de son identité et l’authentification par connaissances sont des étapes préparatoires. L’acte notarié proprement dit, c’est l’attestation et l’apposition du sceau par le notaire. Le mécanisme de scellement inviolable utilisé pour garantir l’intégrité du document électronique permet sa vérification ultérieure. Il est préférable de comprendre le fonctionnement de ce processus d’horodatage et de scellement avant votre première séance en présentiel, plutôt que pendant.
La certification notariale à distance en ligne s'arrête à la frontière de votre État.
Aux États-Unis, la certification notariale à distance en ligne n'est possible que dans les États où elle a été autorisée par la législature et où le notaire a confirmé la validité de son inscription. Aucune loi fédérale relative à la certification notariale à distance ne déroge à cette exigence. Une commission délivrée par un État autorisant la certification notariale à distance ne confère pas de pouvoir dans un État n'ayant pas adopté le même cadre juridique, et un notaire ne doit jamais présumer d'un transfert de pouvoir du seul fait que son client se trouve physiquement présent ailleurs.
En dehors des États-Unis, les règles divergent fortement. Dans l'Union européenne, l'acte notarié se déroule généralement au sein de l'étude notariale. La directive (UE) 2019/1151 autorise la prise en charge à distance pour la constitution de sociétés et l'enregistrement de succursales, mais les actes importants tels que le transfert de propriété ou la succession requièrent toujours la présence physique du notaire lorsque l'identité, la capacité ou l'intention sont mises en doute. En Angleterre et au Pays de Galles, les notaires exercent leurs activités selon les règles du Faculty Office, qui considèrent que l'acte notarié a lieu là où se trouve physiquement le notaire, et non là où se trouve le client. La comparution à distance n'est autorisée qu'après une évaluation des risques documentée, conformément au Code de déontologie actualisé du Faculty Office. À Hong Kong et aux Émirats arabes unis, le travail à distance se limite généralement aux démarches administratives et non à l'acte notarié lui-même. Les notaires exerçant dans ces juridictions doivent se renseigner sur les pratiques locales en vigueur avant de considérer qu'une quelconque démarche à distance est autorisée.
Il ne s'agit en aucun cas d'une question de commodité. Un notaire qui accomplit un acte à distance en dehors du cadre légal de son État, ou qui présume qu'un cadre juridique américain s'applique à l'étranger, accomplit un acte sans valeur juridique, quelle que soit la rigueur avec laquelle la séance s'est déroulée.
Que faut-il confirmer avant votre première séance ?
Avant d'accepter votre première signature à distance
- Votre État dispose d'une loi permanente sur la reconnaissance vocale et votre commission individuelle atteste d'une autorisation de reconnaissance vocale active enregistrée auprès du secrétaire d'État ou de la chambre notariale.
- Votre processus d'admission des clients recueille les documents, la pièce d'identité et les résultats de la vérification d'identité avant l'ouverture de la session.
- Le format de vos entrées de journal permet de saisir toutes les données requises par la loi de votre État, et votre système de conservation peut les conserver pendant toute la durée légale.
- Vous savez exactement ce qui se passe, d'un point de vue procédural, dès qu'un contrôle d'authentification basé sur les connaissances échoue deux fois.
Pour les notaires qui élaborent l'ensemble de l'infrastructure technique qui sous-tend cette séquence, le guide de configuration de la notarisation à distance en ligne explique comment un cabinet assemble les éléments de réception, de registre et de scellage dont ce flux de travail dépend.
Foire aux questions
Une commission de notaire standard couvre-t-elle la certification notariale à distance en ligne ?
Non. Une commission standard n'inclut pas automatiquement le pouvoir de certifier ses actes à distance. Dans chaque État autorisant la certification en ligne à distance, le notaire doit s'inscrire séparément et souvent soumettre des exemples de sceaux électroniques et les détails du certificat numérique au bureau des commissions avant d'effectuer un seul acte à distance.
Que doit faire le client avant le début de la session à distance ?
Le client doit télécharger le document à faire notarier, remplir un formulaire d'admission, photographier ou numériser une pièce d'identité officielle pour une analyse automatisée de ses qualifications, réussir une authentification basée sur les connaissances et prendre rendez-vous. Ces étapes doivent être accomplies avant le début de la séance audiovisuelle.
Combien de temps un notaire doit-il conserver le journal électronique et l'enregistrement audiovisuel ?
Les délais de conservation sont fixés par la loi et varient selon les États. Au Texas, le Code gouvernemental du Texas (article 406.108) exige une conservation minimale de 5 ans. En Floride, au Colorado et en Pennsylvanie, le délai minimal est de 10 ans. Le notaire doit vérifier la réglementation en vigueur là où l'acte a été accompli.
Que se passe-t-il si un signataire échoue deux fois à l'authentification basée sur les connaissances ?
Le notaire doit interrompre la séance, refuser de certifier l'acte et consigner ce refus dans le registre. Conformément à l'article 87.70 du titre 1 du Code administratif du Texas et aux règles similaires, un signataire qui échoue à une seconde tentative ne peut plus se présenter devant le même notaire pendant au moins 24 heures. Cette interdiction est une mesure de procédure et le notaire ne peut la lever.
Le client peut-il pré-signer ou pré-sceller le document avant l'appel en direct ?
Non. Le client ne peut pas préremplir la signature, le serment ni le sceau. Ces étapes se déroulent exclusivement en direct, en présence du notaire. Ce dernier reçoit le serment requis, observe le signataire exécuter le document en temps réel et appose le sceau électronique et le certificat numérique.
