Les méthodes de vérification d’identité numérique pour les notaires varient selon les juridictions, et la méthode choisie doit correspondre aux exigences juridiques spécifiques de votre commission. Un notaire au Texas doit utiliser une combinaison de techniques différente de celle d’un notaire en Angleterre ou à Dubaï. Ce guide explique les trois principales méthodes, leur fonctionnement conjoint et les règles applicables aux États-Unis, dans l’UE, au Royaume-Uni, à Hong Kong et aux Émirats arabes unis.
La notarisation en ligne à distance n’est autorisée que dans les États américains qui l’ont explicitement autorisée, et uniquement lorsque le notaire a confirmé sa propre habilitation. Dans l’UE, l’acte notarié reste dans l’étude du notaire. Les outils numériques gèrent la collecte des informations, l’identité et la préparation de la signature. Le Royaume-Uni est soumis aux règles de la Faculty Office. Hong Kong et les Émirats arabes unis n’autorisent la vérification numérique qu’à l’accueil.
Ce que couvre cet article
- Les trois techniques fondamentales de vérification : KBA, analyse des pièces d’identité et détection biométrique de présence
- La manière dont les États américains, les États membres de l’UE, le Royaume-Uni, Hong Kong et les Émirats arabes unis réglementent chacun ces méthodes différemment
- Un processus structuré de précontrôle permettant de réaliser les étapes d’identité avant la session en direct
- Un protocole étape par étape à suivre en cas d’échec de la vérification
Le rôle de la vérification d’identité dans l’intégrité notariale
La vérification d’identité protège la validité juridique d’un acte notarié en confirmant que la personne qui signe est bien celle qu’elle prétend être. La fraude notariale repose sur l’usurpation d’identité, et la commission du notaire dépend de sa capacité à l’empêcher.
Il convient de distinguer la vérification de la personne de celle du document. L’analyse des pièces d’identité vérifie qu’une pièce d’identité officielle est authentique et non altérée. La détection biométrique de présence vérifie que la personne tenant cette pièce est physiquement présente et en vie pendant la session. L’authentification fondée sur les connaissances vérifie que la personne peut répondre à des questions que seul le véritable titulaire de l’identité connaîtrait. Un acte notarié qui omet une étape requise risque d’être contesté ou invalidé.
La responsabilité incombe au notaire. Si un signataire utilise un document falsifié ou usurpe l’identité d’une autre personne, le notaire qui n’a pas respecté le protocole de vérification requis peut engager sa responsabilité civile, voir sa commission révoquée ou faire l’objet d’un signalement pénal. The National Association of Secretaries of State maintient des normes de notarisation électronique qui indiquent comment chaque État attend de ses notaires qu’ils atténuent ce risque.
Techniques courantes de vérification d’identité numérique
Trois techniques constituent la base de la vérification d’identité pour la notarisation en ligne à distance. Les juridictions exigent différentes combinaisons, mais les méthodes elles-mêmes sont normalisées dans le secteur.
Authentification fondée sur les connaissances (KBA)
La KBA soumet le signataire à un questionnaire chronométré issu de sources de données publiques et propriétaires. Le signataire doit répondre dans un délai fixé. Dans les États qui imposent la KBA, le questionnaire comprend généralement au moins cinq questions, chacune avec cinq réponses possibles, et le signataire doit obtenir au moins 80 % pour réussir. En cas d’échec, il peut repasser le test une fois dans les 24 heures, une partie des questions étant remplacée. Un second échec entraîne un blocage obligatoire, empêchant toute nouvelle tentative avec ce notaire spécifique pendant 24 heures.
Analyse des pièces d’identité
L’analyse des pièces d’identité utilise une technologie automatisée pour examiner une pièce d’identité officielle avec photo afin d’y détecter des éléments de sécurité visuels, physiques ou cryptographiques. Le système vérifie si la pièce est frauduleuse ou altérée et peut recouper les données avec les bases de données des autorités émettrices. Le notaire procède ensuite à une comparaison visuelle lors de la session audio-vidéo en direct, confirmant que la personne à l’écran correspond à la photo figurant sur la pièce analysée.
Détection biométrique de présence
La détection biométrique de présence confirme que la personne à l’écran est un être humain vivant, et non une photographie, une rediffusion vidéo ou un deepfake. La technologie peut demander au signataire de bouger la tête, de cligner des yeux ou de suivre une instruction affichée à l’écran. Certains systèmes utilisent la correspondance de géométrie faciale pour comparer l’image en direct à la photo figurant sur la pièce analysée. Les règles de la Faculty Office en Angleterre et au pays de Galles considèrent les éléments biométriques et lisibles par machine d’un passeport comme offrant un niveau de sécurité élevé, car ils interrogent directement ces éléments.
Les scans à plat ne suffisent jamais
Aucune juridiction n’accepte, comme vérification d’identité, une copie PDF ou JPEG d’une pièce d’identité envoyée par e-mail. Ces fichiers peuvent être facilement fabriqués. Les outils numériques doivent interroger les éléments de sécurité lisibles par machine, cryptographiques ou biométriques de la pièce elle-même.
Variations juridictionnelles américaines concernant la vérification d’identité pour la notarisation en ligne à distance
Aux États-Unis, la notarisation en ligne à distance n’est juridiquement valable que là où la législation de l’État l’autorise explicitement. Le secrétaire d’État de chaque État détermine la combinaison de méthodes de vérification d’identité qu’un notaire doit utiliser. Il n’existe aucune norme fédérale, et un notaire commissionné dans un État ne peut pas présumer que les règles d’un autre État s’appliquent.
| État | KBA requise | Analyse de pièce requise | Score de réussite | Distinction clé |
|---|---|---|---|---|
| Texas | Oui, 5 questions, 5 choix | Oui, par un tiers indépendant | 80 % en 2 minutes | Deux échecs entraînent un blocage de 24 heures avec ce notaire |
| Floride | Oui, 5 questions, 5 choix | Oui, technologie automatisée | 80 % en 2 minutes | Journal électronique conservé 10 ans |
| Virginie | Voie alternative | Oui, ou autres méthodes de validation | S/O (approche multiméthodes) | Deux méthodes de validation indépendantes requises au lieu d’une KBA obligatoire |
Texas : KBA stricte et analyse des pièces d’identité
Selon les règles du secrétaire d’État du Texas, la vérification d’identité doit être réalisée au moyen d’une KBA dynamique comportant au moins cinq questions et cinq choix de réponse. Le signataire doit obtenir 80 % en deux minutes. Les signataires qui échouent peuvent repasser le test une fois dans les 24 heures, avec le remplacement d’au moins 60 % des questions. Un second échec entraîne un blocage obligatoire de 24 heures. L’analyse automatisée des pièces d’identité doit confirmer les éléments de sécurité et recouper les données avec des bases de données faisant autorité, puis le notaire effectue une comparaison visuelle lors d’une communication audio-vidéo en direct.
La vérification d’identité est le moyen par lequel le comparant (signataire d’un document) affirme son identité. Elle est effectuée par un tiers qui utilise une authentification dynamique fondée sur les connaissances (KBA).
Office of the Texas Secretary of State, autorité de délivrance des licences de notaire public
Floride : KBA et analyse des pièces d’identité de référence
La Floride impose la même structure de KBA : cinq questions, cinq choix, deux minutes, 80 % pour réussir. L’analyse des pièces d’identité doit vérifier les éléments visuels, physiques ou cryptographiques d’une pièce d’identité officielle avec photo. La Floride impose également une conservation de 10 ans des journaux électroniques et des enregistrements audio-vidéo des sessions RON. Le secrétaire d’État de Floride fournit un portail pour les services de notaire public en ligne à distance.
Virginie : voies alternatives
La Virginie propose des voies alternatives de vérification d’identité plutôt que de se fier exclusivement à la KBA. En vertu du Virginia Code § 47.1-2, une preuve satisfaisante exige une connaissance personnelle, le serment d’un témoin crédible ou la satisfaction d’au moins deux méthodes de validation indépendantes. Celles-ci peuvent inclure l’analyse de pièces d’identité, une vérification d’identité antérieure en personne, des méthodes légales autorisées ou un certificat numérique valide accessible au moyen de données biométriques.
Confirmez votre habilitation avant votre première session
Le fait qu’un État autorise la RON n’autorise pas automatiquement tous les notaires. Vous devez confirmer votre propre statut de commissionnement et toute inscription supplémentaire exigée par votre État avant de réaliser la moindre session à distance. Ce qu’un notaire américain doit mettre en place avant son premier rendez-vous de notarisation en ligne à distance présente les prérequis.
Cadres réglementaires de l’UE et du Royaume-Uni pour l’identité numérique
Dans l’Union européenne, l’acte notarié reste ancré dans l’étude du notaire. Les outils numériques servent à la collecte des informations, à la préparation de l’identité et au flux de signature. L’acte notarié lui-même ne passe pas en ligne.
UE : eIDAS et compétence notariale nationale
Le cadre eIDAS, établi par le règlement (UE) nº 910/2014 et sa refonte de 2024, établit des règles relatives aux signatures électroniques, aux cachets électroniques et aux services de confiance qualifiés. Une signature électronique qualifiée a la même valeur juridique qu’une signature manuscrite. Toutefois, eIDAS n’harmonise pas les actes notariés de fond ni l’authentification transfrontalière des actes publics. Les actes authentiques restent soumis à la législation notariale nationale et aux normes des chambres. Un client à distance peut effectuer numériquement la collecte préliminaire, les précontrôles d’identité numérique et la préparation de la signature, mais l’acte authentique demeure dans la juridiction de l’étude du notaire.
Royaume-Uni : règles de la Faculty Office et primauté de l’inspection physique
En Angleterre et au pays de Galles, les notaires exercent sous l’autorité de the Faculty Office of the Archbishop of Canterbury. La règle de base consiste à examiner les pièces physiques en personne. Les contrôles d’identité numériques ne sont autorisés que lorsque les outils interrogent les éléments de sécurité lisibles par machine et cryptographiques ou biométriques de la pièce. Les images ou scans numériques à plat sont explicitement insuffisants.
Une copie numérisée d’un passeport, par exemple, n’est pas une manière sûre de vérifier l’identité, car le document pourrait facilement avoir été falsifié. En revanche, l’utilisation des éléments biométriques et lisibles par machine d’un passeport offre un niveau de sécurité élevé, sinon absolu.
The Faculty Office of the Archbishop of Canterbury, régulateur des notaires publics en Angleterre et au pays de Galles
Le notaire doit demeurer physiquement en Angleterre ou au pays de Galles pendant la session, établir un facteur de rattachement suffisant avec la juridiction et confirmer que la juridiction destinataire accepte les actes exécutés par comparution à distance.
Hong Kong et Émirats arabes unis : conformité à l’accueil
À Hong Kong et aux Émirats arabes unis, les outils de vérification d’identité numérique servent à la collecte des informations à l’accueil et à la tenue des dossiers. L’acte notarié lui-même reste lié à une exécution physique ou à des plateformes numériques contrôlées par l’État.
Hong Kong : norme d’exécution physique
En vertu de la Hong Kong Notaries Public Ordinance (Cap. 159), les notaires publics sont nommés par la High Court parmi des solicitors expérimentés. Ils sont soumis aux normes de common law relatives à l’exécution physique. La vérification d’identité s’effectue par l’inspection en personne des documents physiques originaux. La vérification d’identité numérique à distance se limite à la collecte administrative à l’accueil : recueil des informations client, numérisation des documents pour examen préliminaire et préparation du dossier avant la comparution en personne du client.
Émirats arabes unis : plateformes contrôlées par l’État
En vertu du décret-loi fédéral nº 46 de 2021 et des règlements judiciaires locaux tels que la résolution de Dubaï nº 137 de 2022, les actes notariés à distance ne sont autorisés que par l’intermédiaire de plateformes numériques officielles contrôlées par le gouvernement. Ces plateformes sont intégrées au registre national d’identité numérique. Les notaires privés ne peuvent pas effectuer de manière indépendante des notarisation par appel vidéo en dehors de ces portails étatiques autorisés. L’utilisation par un notaire privé de la vérification d’identité numérique se limite à la préparation à l’accueil : vérification de l’identité du client avant sa comparution au bureau ou avant de l’orienter vers la plateforme gouvernementale officielle pour l’exécution de l’acte.
| Juridiction | Collecte à l’accueil (autorisée) | Exécution notariale à distance (restreinte) |
|---|---|---|
| Hong Kong | Collecte des informations client, numérisation des documents pour examen préliminaire, préparation du dossier | Exécution physique requise ; la vérification d’identité numérique est uniquement administrative |
| Émirats arabes unis | Précontrôle d’identité, téléversement des documents, préparation de la collecte avant soumission sur la plateforme étatique | Uniquement par des plateformes numériques officielles contrôlées par le gouvernement et intégrées au registre national d’identité |
Optimisation du processus de précontrôle client
Le processus de précontrôle déplace la vérification d’identité et la collecte des documents avant le rendez-vous en direct. Le notaire examine un dossier complet avant que le signataire n’apparaisse à l’écran, ce qui réduit les difficultés pendant la session et permet de détecter les problèmes rapidement.
- Envoyez le lien de collecte après la réservationLe client reçoit un lien vers un portail sécurisé où il téléverse sa pièce d’identité officielle et réalise tout questionnaire KBA requis. Cela se fait de manière asynchrone, avant le rendez-vous.
- Lancez automatiquement l’analyse des pièces et la KBALe système examine la pièce d’identité afin d’en détecter les éléments de sécurité et recoupe les données avec les bases des autorités émettrices. Si la KBA est requise, le client répond au questionnaire chronométré. Le notaire reçoit les résultats.
- Examinez le dossier completAvant la session en direct, le notaire confirme que l’analyse de la pièce a réussi, que la KBA a réussi (ou n’était pas requise) et que les documents téléversés correspondent à l’acte notarié demandé. Le dossier est préparé.
- Menez la session en direct pour la confirmation visuellePendant l’appel audio-vidéo, le notaire effectue la comparaison visuelle requise par la plupart des lois sur la RON : la personne à l’écran correspond à la photo sur la pièce analysée.
Traiter la collecte de manière asynchrone signifie que le notaire entame la session en direct avec un dossier préparé plutôt que de découvrir des problèmes en temps réel. Automatiser la collecte client pour gagner du temps et réduire les erreurs dans la gestion d’une activité notariale explique le fonctionnement de ce processus.
Considérations de sécurité juridique et traitement des données
Le stockage de documents d’identité entraîne des obligations au titre des lois sur la protection des données. Dans l’UE, le règlement général sur la protection des données régit la collecte, le traitement et la conservation des données personnelles. En Californie, le California Consumer Privacy Act impose des exigences similaires. Les notaires doivent comprendre quelles règles s’appliquent à leurs clients en fonction du lieu où ceux-ci se trouvent.
Les documents d’identité, les données biométriques et les enregistrements de session constituent des informations personnelles sensibles. Leur transmission doit être chiffrée. Le stockage doit permettre de détecter toute altération, ce qui signifie que toute modification d’un enregistrement stocké est détectable. Bonnes pratiques de gestion des journaux électroniques et des dossiers permettant de détecter les altérations dans une activité notariale couvre les normes de tenue des registres qui protègent à la fois le notaire et le client.
Les périodes de conservation sont fixées par la loi. La Floride exige 10 ans. Le Texas a ses propres exigences. Le notaire doit connaître la règle de conservation spécifique à sa juridiction et s’assurer que son système de stockage l’applique automatiquement plutôt que de dépendre d’une suppression manuelle.
Protocole en cas d’échec des tentatives de vérification
Lorsqu’un client échoue à la KBA ou à l’analyse de pièce d’identité, le notaire ne doit pas poursuivre. Ne devinez pas. N’exécutez pas l’acte en pensant régler la situation plus tard. La présomption légale d’identité a échoué, et l’acte notarié ne peut pas être réalisé.
- Terminez immédiatement la sessionSi le signataire échoue à la KBA après toutes les tentatives autorisées ou si l’analyse de pièce d’identité rejette le document d’identité, arrêtez. Ne tentez pas de solution de contournement et ne posez pas de questions orientées pour sauver la session.
- Consignez l’échec dans le journal notarialIndiquez la date, l’heure, l’identité présumée du comparant, l’acte notarié demandé, la méthode de vérification spécifique tentée, le motif de non-réalisation et la confirmation du refus. Cette documentation protège le notaire si le signataire prétend ultérieurement que l’acte aurait dû être réalisé.
- Conservez les enregistrements et journaux de sessionLes enregistrements audio-vidéo et les journaux de session de la tentative échouée doivent être conservés pendant la période légale. La Floride exige 10 ans en vertu de Fla. Stat. § 117.245. Vérifiez l’exigence spécifique de votre juridiction.
- Proposez un examen manuel ou un report lorsque cela est appropriéSi l’échec est dû à un problème technique, tel qu’une pièce mal éclairée entraînant l’échec d’un contrôle biométrique, proposez de reprogrammer. Si l’échec est substantiel, comme une pièce falsifiée signalée par l’analyse de pièce d’identité, refusez la notarisation.
- Respectez les règles de blocageAu Texas, un signataire qui échoue deux fois à la KBA ne peut plus réessayer avec ce notaire spécifique pendant 24 heures. Ne dérogez pas à cette règle. Ne dirigez pas le signataire vers un autre notaire du même cabinet pour contourner le blocage.
Quand reprogrammer
- Échec technique : mauvais éclairage, problèmes audio, incompatibilité du navigateur
- L’analyse de pièce échoue en raison d’une pièce expirée que le client peut renouveler
- La KBA échoue en raison d’un changement récent d’adresse ou de nom que le client peut documenter
Quand refuser
- L’analyse de pièce signale que la pièce est frauduleuse ou altérée
- La personne à l’écran ne correspond pas à la photo figurant sur la pièce
- Le signataire ne peut pas répondre à des questions de base sur le document qu’il signe
La distinction entre un échec technique et un échec substantiel relève du jugement du notaire. En cas de doute, refusez. Perdre un client est préférable à compromettre votre commission. Conformité notariale entre juridictions explique comment gérer ces décisions lorsque votre activité sert des clients dans plusieurs États.
Que faire ensuite
Adaptez votre méthode de vérification à votre juridiction avant d’accepter votre prochain client à distance. Confirmez quelle combinaison de KBA, d’analyse des pièces d’identité et de détection biométrique de présence votre État ou votre pays exige. Concevez votre processus de précontrôle afin que les étapes d’identité, le téléversement des documents et la validation initiale aient lieu avant la session en direct, vous laissant un dossier préparé à examiner. Lorsqu’une vérification échoue, suivez le protocole : terminez, consignez, conservez, puis reprogrammez ou refusez.
Un portail client à votre marque qui gère la collecte, le précontrôle d’identité, la planification et la collecte sécurisée de documents dans un seul processus vous fournit un dossier préparé avant l’apparition du signataire. Vous pouvez consulter les tarifs ou commencer avec une configuration correspondant aux exigences de votre juridiction. Le Sénat de Floride publie le texte complet de la loi sur la notarisation en ligne et le secrétaire d’État de New York détaille les exigences d’agrément des notaires publics. Si votre activité traite des transactions aux Émirats arabes unis, l’autorité de Abu Dhabi Global Market publie son propre cadre relatif aux transactions électroniques.
