美国公证员在首次远程在线公证预约前需要完成的准备

在美国进行远程在线公证前，公证员必须持有有效的传统公证委任，取得所在州单独授予的远程授权，并确认其技术符合音视频录制和防篡改封印的法定要求。客户须提前准备文件，包括上传文件、提交身份证明数据并完成身份核验。随后，公证员进入实时会话，审查已完成的受理资料、确认身份、见证签字，并使用自己的数字印章完成公证证书。

RON 仅在州法律授权且公证员已确认自身获得授权的情况下才合法。以下步骤遵循公证员实际经历的流程，从获得委任到形成加封记录。

确认您的公证委任和州授权

仅有基础公证委任并不允许您进行远程在线公证。在实施任何 RON 行为前，您必须通过所在州的委任主管机构完成单独的申请、登记或委任升级。

各州的准入要求不同。在 佛罗里达州，根据《佛罗里达州法规》第 117.225 条和《佛罗里达州行政法规》规则 1N-7.001，公证员必须完成州批准的教育课程，取得 25,000 美元保证金和 25,000 美元错漏保险，并向州务卿部门提交登记。在得克萨斯州，根据《得克萨斯州政府法典》第 406.105 条和 1 TAC § 87.11，现任公证员必须向州务卿提交在线公证员申请，并提交电子印章和 X.509 数字证书。在 弗吉尼亚州，根据《弗吉尼亚州法典》第 47.1-5 条及州务卿的《电子公证保证标准》，已获委任的公证员必须申请电子公证委任、登记合规工具，并提供电子印章和数字签名。

请直接联系您的州务卿或委任机构了解现行要求，因为 RON 法律经常变化。委任到期或未经核实，将禁止您进行任何 RON 会话。一些州最近更新了其委任升级流程，因此请确认当前程序，而不要依赖较旧的指引。

您可以查看完整的远程在线公证设置指南，了解整个业务构建流程如何衔接。

建立安全的数字环境

您的硬件和软件必须符合州规定的同步双向音视频录制、加密和防篡改封印最低标准。州规则规定的是所需能力，而非特定品牌或产品。

该技术必须支持实时音视频通信、从头到尾录制整个会话，并以安全、防篡改的格式存储录音录像。电子印章和数字签名必须绑定至公钥基础设施（PKI）X.509 数字证书，以便检测到之后对文件作出的任何修改。为合规而评估电子签名和封印技术，意味着确认您选择的工具所生成的记录符合这些法定门槛。

请核实您的设置会持续捕获完整音视频记录、日志系统防止录入后篡改，以及封印技术可产生可通过密码学验证的结果。加密时间戳通过将签名绑定到经过验证的时间，保护数字印章免受日后争议。

客户预约前责任

客户必须在实时会话开始前准备交易文件。此准备工作使文件可供公证员审查，但并不完成公证行为。客户准备与公证员执行之间的界限严格且由法律规定。

根据包括得克萨斯州 1 TAC § 87.70、佛罗里达州法规第 117.265 条和宾夕法尼亚州 57 Pa.C.S. § 306.1在内的州规定，客户必须独立完成：

• 上传完整、尚未签署的电子文件。
• 确认其设备支持同步双向音视频传输。
• 提交政府签发的带照片证件以供自动分析。
• 通过基于知识的认证完成动态身份核验。
• 支付预约所需的任何费用。

公证员不得代客户准备或签署文件。客户完成的工作会形成一份完整的受理文件，随后由公证员在实时会话中审查。通过身份证预检查、预约和付款自动化客户受理流程，有助于确保文件完整且可供使用。处理付款时，必须始终保持保密性和合规性。

身份验证标准和证据类型

除非本人为公证员所熟知，或由合格可信证人介绍，否则 RON 法规要求采用两种独立的验证机制：自动证件分析和动态基于知识的认证。两者均须通过，才能继续进行公证行为。

自动证件分析

证件分析利用对公开和专有来源的算法检查，确认未过期的政府签发带照片身份证件的真实性、格式和内嵌安全特征。系统检查条形码、机器可读区、全息图及其他特征，以验证证件本身真实有效。得克萨斯州州务卿根据 1 TAC § 87.70 概述了这些要求。

动态基于知识的认证

动态 KBA 根据商业和公共数据库记录生成测验。签署人必须回答取自其信用记录和公共记录数据的问题。根据得克萨斯州 1 TAC § 87.70(b) 和佛罗里达州法规第 117.295(3)(a) 条，KBA 测验必须至少包含五道题，每题至少有五个多选项。签署人必须在两分钟内至少答对 80%。

如果签署人首次测验未通过，州法规允许在 24 小时内重考一次。重考时至少须替换 60% 的题目。第二次未通过将触发强制 24 小时锁定期，在此期间不得与同一在线公证员继续进行远程公证。若想更全面了解各司法管辖区的验证方法，请参阅远程在线公证的数字身份验证方法。

会话期间仅公证员必须完成的事项

公证行为本身仍须由公证员本人完成。自动化可处理证件分析和文件传送，但构成公证的行为只能由公证员实施。

在同步录制期间，公证员必须审查客户准备的完整受理文件，将签署人与证件进行视觉比对以确认身份，评估签署人的行为能力和意愿，口头进行任何必要的宣誓或确认，并见证客户进行电子签名。统一法律委员会《修订统一公证行为法》起草委员会解释说，通过同步音视频通信，公证员可以评估该个人的行为能力，以及其行为是否出于知情和自愿。

公证员在履行职责时通常应尽到合理注意义务。在确认任何作为公证或电子公证行为对象之人员的身份时，应尽到高度注意义务。

弗吉尼亚州议会，《弗吉尼亚州法典》第 47.1-14 条

见证签字后，公证员亲自加附其电子签名和数字印章。印章必须绑定至 PKI X.509 数字证书，以便任何后续修改均显而易见。公证员而非平台负责在行为完成前确认该证书和印章正常运作。有关此层面的更多信息，请参阅公证员电子签名和文件封印。

记录保存和日志录入要求

每次远程在线公证均须同时录入电子日志，记录特定的强制数据点。该日志必须安全且防篡改，并且必须交叉引用会话的音视频录制。

根据包括佛罗里达州法规第 117.245 条、得克萨斯州 1 TAC § 87.50 和弗吉尼亚州法典第 47.1-14 条在内的州规则，电子日志必须记录：

• 公证行为的日期和时间。
• 所实施行为的类型，例如确认、宣誓或 jurat。
• 文件的标题或描述。
• 每位签署人的全名和地址。
• 所使用的身份验证方法。
• 注明该公证是通过音视频技术远程进行的。
• 直接交叉引用相应的音视频录制。

某些州的隐私法明确禁止在日志中记录完整的政府身份证件号码、社会保障号码或生物识别数据。得克萨斯州 1 TAC § 87.50 即为一例。记录所用身份证件类型，而非完整号码。如需更深入的指引，管理电子日志和防篡改记录的最佳实践涵盖了操作细节。

在线公证员应保存一份或多份安全的电子日志，记录该在线公证员所实施的在线公证。

佛罗里达州立法机关，《佛罗里达州法规》第 117 章第二部分

您必须保存录制资料多久

RON 日志和音视频录制的保存期限因司法管辖区而异，主要分为五年和十年两种要求。

《修订统一公证行为法》示范法为音视频录制规定了默认十年保存标准。请直接确认您所在州的要求，因为保存法律决定您必须维持存储和访问权限的时长。关于操作层面，维护公证电子日志完整性介绍了防篡改功能如何在整个保存期内保护存储记录。

处理身份验证失败

如果证件分析拒绝该身份证件，或签署人两次未通过动态 KBA，则身份核验流程在法律上无效。根据佛罗里达州法规第 117.295 条和得克萨斯州 1 TAC § 87.70，公证员不得继续进行该交易。

如日志法规涉及拒绝情形，例如《弗吉尼亚州法典》第 47.1-14 条标准和行政指南，公证员必须记录失败尝试或拒绝实施公证行为，并注明终止原因，且不得签发证书。此类记录可保护公证员免于因法律禁止继续办理时仍继续办理而产生的责任。

如果您所在州的法规要求同时进行证件分析和 KBA，请勿试图以个人知情来推翻验证失败结果。请仔细阅读您所在州的规则，因为个人知情豁免的要求各不相同。

如需了解完整流程如何衔接，您可以查看逐步讲解整个业务构建流程的远程在线公证设置指南。