从接收到最终确认，远程在线公证设置流程是如何运作的？

远程在线公证的设置流程首先要确认您所在的州有法律授权远程在线公证，并且您的个人公证执照除了标准的公证执照外，还包含单独的远程公证授权。一旦确认了这两项，流程便按法律规定的顺序进行：客户在会话开始前准备好所有文件，公证员在在线会话期间的工作是审核文件、核实视频中的人的身份，并完成公证。

在接受远程签名之前，请确认您已获得授权。

标准的公证员资格证书并不自动包含远程公证权限。在所有允许远程在线公证的州，公证员必须单独注册，通常需要向颁发公证证书的机构提交电子印章样本和数字证书详细信息，才能进行任何远程公证。

各州的法律依据有所不同，但模式相同。德克萨斯州要求根据《政府法典》第406章C子章进行注册，宾夕法尼亚州要求根据《宾夕法尼亚州法典》第57章第306.1条进行注册，科罗拉多州要求根据《科罗拉多州修订法规》第24-21-514.5条进行注册，佛罗里达州要求根据第117章第二部分进行注册。目前已有超过45个州制定了永久性的远程在线公证（RON）法规，但具体的注册申请、所需设备披露和续期周期各不相同，因此，您所在州的具体要求对您的执业而言是唯一重要的。在未授权远程公证的州获得委任的公证人，无论客户身在何处，都不能进行任何远程公证。

设置客户预约前所需材料，确保文件完整送达。

客户而非公证员会在预约前完成所有准备工作：上传文件、填写登记表以及通过身份验证，这些操作均在公证员加入通话前完成。正是这种结构上的转变使得远程公证能够大规模高效地进行。公证员无需再通过三封不同的邮件来催促签署人提供文件、照片身份证明和预约时间，而是直接打开一个已准备好的文件进行通话。

1. 文件上传：签署人提前提交待公证的文件，以便公证员在通话开始前进行审核。
2. 凭证采集：签名者拍摄或扫描政府颁发的身份证件，以进行自动凭证分析，此步骤在实时会话之前进行。
3. 基于知识的身份验证：签名者回答动态身份问题，这是公证人必须通过的预检，才能允许公证人进行现场出庭。
4. 预约安排：签字人预约一个时间段，给公证人一个固定的会话，而不是一个没有结束日期的电子邮件往来。

根据《德克萨斯州行政法规》第 87.70 条和《佛罗里达州法规》第 117.245 条等规定，这些步骤必须在音视频会议开始前完成。 将客户注册视为关键环节而非事后补救的做法，能够确保每次都能获得完整的文件，而不是在通话过程中才发现缺少签名页。

审查身份证明文件并按法规要求保存记录。

公证员在此阶段的工作是比对，而非收集信息。在现场会议开始前，证件分析和基于知识的身份验证结果已经存在。公证员将屏幕上的人员与已分析的身份证件进行比对，并确认两者匹配。公证员事后必须保留的记录是：已进行核查以及核查结果，包括：出示的证件类型、身份验证结果，以及会议音视频录像的注释或参考信息。

以上规定均不要求公证员在公证日志中指明或认可某种特定的身份验证方法。法规关注的是审查了哪些证据以及是否存在相关记录，而非生成该证据的工具品牌。该记录将成为公证行为永久档案的一部分，并须与公证日志的保存期限一样长。

创建电子日记账分录并按规定期限保留。

每项远程公证行为都会生成一条包含固定数据点的日志记录，而且该记录必须保存数年，而非数月。源自《公证行为统一法》（修订版）并已在各州法律中得到体现的示范性条款要求记录以下信息：公证行为的日期和时间、行为类型、记录描述、每位签署人的全名和地址、所提交的身份证明、指向音视频录像的链接以及所收取的费用（如有）。

保存期限由法律规定，各州规定不尽相同。根据德克萨斯州政府法典第406.108条，德克萨斯州要求电子日志和音视频录像自公证行为发生之日起至少保存5年。佛罗里达州则要求更长的保存期限：正如佛罗里达州州务院所言，该法条规定，“根据第(1)款要求保存的电子日志和根据第(2)款要求保存的音视频通信录像，应自公证行为发生之日起至少保存10年”。科罗拉多州和宾夕法尼亚州也规定了同样的10年保存期限。

由于不同地区的保存期限各不相同，跨州执业或计划搬迁的公证员需要查阅公证行为发生地的保存规定，而不是多年后其居住地的保存规定。此外，公证日志本身采用防篡改、带时间戳的格式也至关重要。 电子日志记录的典型结构有助于满足这些保存期限要求，而无需公证员管理单独的纸质和电子系统。

在不违反合规性的前提下处理身份验证失败事件

如果签名者未能通过基于知识的身份验证，公证员必须停止会话，而不能凭直觉继续进行。根据《德克萨斯州行政法规》第 87.70 条以及基于 NASS 和 RULONA 标准的类似规则，签名者必须在 2 分钟内回答至少 5 道多项选择身份验证题，且正确率至少达到 80% 才能通过。第一次失败允许在 24 小时内重考一次，重考题大部分将被替换。第二次失败则当天结束。

正如德克萨斯州州务卿所言：“如果委托人第一次尝试未通过，他们可以在24小时内重考一次。如果委托人第二次尝试仍未通过，则至少24小时内禁止他们与同一位公证员再次尝试。”此时，公证员的义务是中止公证，拒绝公证，并在记录簿中注明拒绝原因。仅凭电话或熟悉的声音，公证员无权推翻身份验证失败的决定。此举属于程序性规定，并非公证员当场可以自行判断的。

执行公证行为：见证、签字和盖章

身份确认后，后续所有操作均由公证员全权负责。客户不得预先完成签名、宣誓或加盖印章。这些步骤必须实时进行，公证员必须在线参与。公证员负责主持必要的宣誓或声明，实时监督签名人签署文件，加盖官方电子印章和数字证书，并生成防篡改记录，将签名、印章和本次公证会话绑定在一起。

这是公证人承担个人责任的环节，而且流程非常精简。客户上传文件、采集身份信息和进行基于知识的认证都属于准备阶段。公证人见证并盖章的行为才是公证本身。用于绑定电子记录的防篡改盖章机制，使得最终文件日后可验证。建议您在首次进行现场公证之前，而不是在公证过程中，先了解时间戳和盖章流程的工作原理。

远程在线公证服务止步于您所在的州边界。

在美国，远程在线公证仅限于各州立法机构授权且公证人已确认其注册有效的情况。目前尚无联邦远程在线公证法规凌驾于此要求之上。来自授权州的委任状并不赋予其他尚未采用相同框架的州远程公证权，公证人绝不应仅仅因为客户身处他处就假定其公证权已转移。

在美国以外，相关规定差异显著。在欧盟，公证行为本身通常仍需在公证处进行。欧盟指令 (EU) 2019/1151 允许远程受理公司注册和分支机构登记申请，但诸如财产转让或继承等实质性行为，在涉及身份、能力或意图等问题时，仍需公证人亲身到场。在英格兰和威尔士，公证人遵循教务处的规定，该规定将公证行为的发生地点视为公证人实际所在之处，而非客户所在之处。只有在根据教务处更新后的《执业守则》进行书面风险评估后，才允许远程出庭。在香港和阿联酋，远程工作通常仅限于前台受理申请，而非公证行为本身。在这些司法管辖区执业的公证人，在假定任何远程步骤均被允许之前，应确认当地现行的执业指南。

这一切都不是出于方便。公证员如果在其所在州法定权限之外进行远程公证，或者假定美国的远程公证框架适用于国外，那么无论公证过程本身多么严谨，其行为均不具备法律效力。

第一次课程开始前需要确认哪些事项

对于正在规划围绕此流程的完整技术构建的公证员来说， 远程在线公证设置指南详细介绍了事务所如何组装此工作流程所依赖的接收、日志和密封部分。

常见问题解答

标准公证员资格证书是否涵盖远程在线公证？

不。标准的公证委任状并不自动包含远程公证权限。在所有允许远程在线公证的州，公证员都必须单独注册，并且通常需要在进行任何远程公证之前，向委任办公室提交电子印章样本和数字证书详细信息。

远程会话开始前，客户端必须完成哪些操作？

客户必须上传待公证的文件，填写登记表，拍摄或扫描政府颁发的身份证件以供自动身份验证，通过知识认证，并预约时间。这些步骤必须在音视频会话开始前完成。

公证员必须保存电子日志和音像记录多长时间？

公证文件的保存期限由法律规定，各州规定不尽相同。德克萨斯州政府法典第406.108条规定，公证文件至少保存5年。佛罗里达州、科罗拉多州和宾夕法尼亚州则规定最低保存期限为10年。公证员必须查阅公证行为发生地的现行保存规定。

如果签名者两次基于知识的身份验证失败会发生什么？

公证员必须停止公证，拒绝公证，并将拒绝记录在案。根据《德克萨斯州行政法规》第87.70条及类似规定，签署人若第二次尝试失败，则至少24小时内不得再次与同一公证员进行公证。此项限制属于程序性规定，公证员无权推翻。

客户能否在通话前预先签署或盖章文件？

不，客户不能预先完成签名、宣誓或加盖印章。这些步骤只能在通话过程中，由公证员在场时实时完成。公证员会主持必要的宣誓，实时监督签名人签署文件，并加盖电子印章和数字证书。