A configuração de um portal do cliente para reconhecimento de firma online remoto significa transferir todas as tarefas preparatórias para o signatário antes de iniciar sessão. O cliente carrega os documentos, conclui a comprovação de identidade, agenda a sessão, paga e aplica a assinatura eletrónica através do seu portal. Você abre um ficheiro concluído, verifica as provas de identidade, conduz a sessão de áudio e vídeo em direto e aplica o seu selo. O portal trata da preparação; você realiza o ato notarial.
Antes de configurar qualquer coisa, deve confirmar a sua autoridade para realizar reconhecimentos de firma online remotos. Nos EUA, o reconhecimento de firma online remoto só é permitido quando o estado o autoriza e quando o notário confirmou a sua própria autorização junto do organismo regulador competente. A sua comissão tradicional é um pré-requisito, mas não é suficiente por si só.
Confirmar a sua comissão e autorização antes de criar qualquer coisa
O primeiro passo é verificar junto do Secretário de Estado do seu estado, ou organismo regulador equivalente, se possui uma comissão ativa e autorização específica para realizar atos notariais online remotos. Não pode ignorar isto. Uma comissão padrão de notário público não concede automaticamente autoridade para reconhecimento de firma online remoto. Deve apresentar um pedido ou registo separado, e os requisitos variam conforme a jurisdição.
Nos termos do Código Governamental do Texas, Capítulo 406, Subcapítulo C, o requerente deve possuir uma comissão ativa, preencher um pedido online e obter um selo eletrónico e certificado digital antes de realizar atos. A Flórida exige que os notários concluam um curso de formação de duas horas aprovado pelo estado, obtenham uma caução e uma apólice de erros e omissões e registem os seus prestadores de serviços tecnológicos junto do Departamento de Estado. Em Nova Iorque, nos termos da Parte 182 do 19 NYCRR, os notários devem registar-se como Notário Eletrónico através do portal estadual de licenciamento e apresentar um exemplar eletrónico da sua assinatura e selo oficial junto do Departamento de Estado antes de executar transações remotas.
Limites jurisdicionais fora dos EUA
Na UE, o ato notarial permanece no cartório do notário, e o que um cliente pode preparar remotamente limita-se à admissão, à identidade e à assinatura. O Reino Unido está sujeito às regras da ordem profissional. Hong Kong e os EAU exigem presença no atendimento presencial, e os portais remotos limitam-se à admissão administrativa ou a plataformas oficiais supervisionadas pelos tribunais.
Porque um portal com a sua marca transforma o papel do notário de funcionário em oficial
Transferir a admissão do e-mail para um portal no seu próprio domínio transfere a responsabilidade pela preparação para o cliente. Deixa de perseguir documentos, redigitar dados e verificar documentos de identificação manualmente. Em vez disso, abre um ficheiro concluído e analisa-o. O seu tempo é dedicado ao ato notarial propriamente dito e ao discernimento que ele exige.
Um portal notarial com a sua marca também significa que a experiência do cliente ocorre no seu domínio, e não numa página de destino de terceiros. O signatário interage com a sua prática durante todo o processo. Controla os campos que o cliente preenche, os documentos que carrega e as condições que devem ser cumpridas antes de uma sessão poder ser agendada. Esse controlo é o que torna possível o restante fluxo de trabalho. Automatizar a admissão de clientes no seu próprio portal garante que nada incompleto chega ao seu calendário.
Configurar a admissão de clientes e verificações prévias de identidade fora da sessão
O portal deve ser configurado para que o cliente carregue documentos, introduza dados biográficos e conclua a recolha de provas de identidade antes da marcação. É aqui que a distinção entre tarefas do cliente e tarefas do notário se torna fundamental. O cliente deve fazer tudo o seguinte antes da sessão: carregar documentos, concluir a verificação prévia de identidade, agendar, pagar e assinar. O que apenas o notário pode fazer durante a sessão em direto é verificar as provas de identidade, testemunhar e aplicar assinatura e selo.
A comprovação de identidade para reconhecimento de firma online remoto baseia-se num processo de duas etapas que deve ocorrer antes da sessão em direto. A primeira etapa é a análise automatizada de credenciais, que confirma a autenticidade, validade e dados legíveis por máquina de um documento de identificação com fotografia emitido pelo governo e não expirado. A segunda etapa é a autenticação dinâmica baseada em conhecimento, ou KBA.
Nos termos da Secção 18-223 do Código Governamental do Estado de Maryland e de estatutos semelhantes na Flórida e no Texas, a KBA dinâmica exige um questionário de pelo menos 5 perguntas extraídas de bases de dados proprietárias e públicas, com pelo menos 5 respostas de escolha múltipla por pergunta. O signatário deve obter pelo menos 80 por cento para passar, e todo o questionário deve ser concluído dentro de um prazo rigoroso de 2 minutos. Você, o notário, está legalmente proibido de ver as perguntas ou respostas do questionário.
O que acontece quando a verificação de identidade de um cliente falha
Se um signatário falhar no questionário KBA inicial, as regras legais impõem limites rigorosos às novas tentativas. Nos termos da Regra 111:6-1-05 do Código Administrativo de Ohio e de disposições semelhantes no Texas e em Maryland, o signatário pode tentar um segundo questionário no prazo de 24 horas. Durante a repetição, pelo menos 40 a 60 por cento das perguntas devem ser substituídas por novas. Se o signatário falhar na segunda tentativa, o portal deve bloquear o seu acesso e proibir outra autenticação com o mesmo notário durante pelo menos 24 horas.
Este bloqueio é automático. O portal trata dele sem exigir a sua intervenção manual. O cliente recebe uma notificação a explicar a falha e o período de espera, e o seu calendário permanece livre até que o signatário possa tentar novamente. Isto protege-o de ser envolvido em disputas de identidade e mantém a falha fora do seu registo. Compreender estes métodos de verificação de identidade digital antes de configurar o portal garante que o seu fluxo de admissão cumpre os requisitos legais desde o primeiro dia.
As provas de identidade recolhidas durante este processo, incluindo os resultados da análise de credenciais e o registo de aprovação da KBA, tornam-se parte do registo da sessão. O portal armazena estas provas e associa-as ao ficheiro do cliente para que possa analisá-las durante a sessão em direto e consultá-las no seu lançamento no livro de registos. Pode começar com um portal que trata automaticamente destas verificações prévias, para que falhas na comprovação de identidade nunca cheguem à sua mesa.
Automatizar agendamentos em conformidade sem trocas manuais
O agendamento deve estar integrado no portal para que o cliente selecione um horário disponível apenas depois de cumprir a admissão e as verificações prévias de identidade. O portal não deve expor o seu calendário a um cliente que não concluiu o carregamento de documentos e a comprovação de identidade. Esta sequência é o que impede que ficheiros incompletos cheguem à sua agenda.
Quando o cliente chega à página de agendamento, o portal já recolheu os seus documentos, dados biográficos e provas de identidade. O agendamento recolhe todo o contexto necessário para o seu calendário: o tipo de documento, o nome do signatário, o tipo de ato notarial solicitado e o estado da verificação de identidade. Vê este contexto quando abre o ficheiro, não depois de a sessão ter começado. Um portal de agendamento personalizado garante que cada horário no seu calendário chega com este contexto associado.
Recolher pagamentos em segurança antes do início da marcação
A recolha de pagamentos por cartão deve ser incorporada diretamente na página de agendamento para que os fundos estejam garantidos antes da sessão. O cliente paga ao agendar, não depois da marcação. Isto elimina a faturação após a marcação e os problemas de cobrança que a acompanham. O registo da transação é associado automaticamente ao ficheiro do cliente, pelo que o pagamento, as provas de identidade e o documento ficam todos no mesmo lugar quando o abre.
O processador de pagamentos trata a transação em segurança. O seu papel é confirmar que o pagamento foi liquidado antes de a sessão começar. O portal deve apresentar o estado do pagamento juntamente com o estado da verificação de identidade e o estado do carregamento de documentos, para que possa verificar rapidamente que está tudo em ordem. Se quiser compreender como o tratamento de pagamentos se enquadra numa conformidade mais ampla, confidencialidade e conformidade no tratamento de pagamentos aborda as obrigações aplicáveis à sua prática.
Incorporar a recolha de assinatura eletrónica e a selagem com evidência de adulteração
O portal permite que o cliente aplique antecipadamente a sua assinatura ao documento, reservando a sua assinatura e selo digital estritamente para a sessão em direto. A assinatura do cliente fica preparada no documento, mas o próprio ato notarial, a sua assinatura e o seu selo não podem ocorrer de forma assíncrona. Os estatutos estaduais proíbem estritamente que os signatários executem atos notariais unilateralmente.
Nos termos dos estatutos RON do Texas, Flórida e Nova Iorque, deve conduzir uma videoconferência bidirecional em direto, em tempo real e simultânea. Durante esta sessão, deve comparar visualmente o signatário com a imagem da sua credencial governamental, avaliar a capacidade mental e a ausência de coação, administrar verbalmente um juramento ou declaração solene, ou obter reconhecimento formal, observar a execução ou confirmação da assinatura e aplicar diretamente o selo eletrónico oficial e a assinatura digital. O portal não automatiza o ato notarial. Continua a assinar e selar o documento pessoalmente durante a sessão em direto.
O selo e a assinatura eletrónicos devem ser protegidos por um hash criptográfico padrão que utilize um sistema criptográfico assimétrico com certificado digital. A tecnologia aplicada torna o documento evidente contra adulterações, pelo que qualquer modificação feita ao registo depois de o seu certificado digital ser aplicado é facilmente detetável e invalida a assinatura criptográfica. Se alguém alterar o documento depois de o selar, a adulteração é imediatamente visível. Para uma análise mais aprofundada de como esta tecnologia funciona, avaliar a tecnologia de assinatura eletrónica e selagem explica os requisitos de conformidade.
Gerir livros de registo eletrónicos e registos de sessões digitalmente
O portal gera automaticamente o lançamento no livro de registos a partir dos dados recolhidos. O que o cliente introduziu durante a admissão, as provas de identidade da análise de credenciais e da KBA, os detalhes do documento, o registo de pagamento e a marca temporal da sessão preenchem o lançamento no livro de registos sem que tenha de redigitar nada. Analisa o lançamento para verificar a exatidão e bloqueia-o após a sessão.
O registo das provas de identidade inclui os resultados da análise automatizada de credenciais e o registo de aprovação da KBA. Estes são armazenados como parte do lançamento eletrónico no livro de registos e associados à gravação de áudio e vídeo da sessão. O lançamento no livro de registos deve ser mantido pelo período exigido pela regulamentação do seu estado.
Os períodos de retenção variam significativamente conforme a jurisdição. Texas e Virgínia exigem um mínimo de 5 anos. Flórida e Nova Iorque exigem um mínimo de 10 anos. Segundo o Manual para Notários Públicos da Virgínia, a Virgínia exige a retenção do registo eletrónico durante pelo menos 5 anos. O estatuto da Flórida é explícito:
O livro de registos eletrónico exigido pela subseção (1) e as gravações das comunicações de áudio e vídeo exigidas pela subseção (2) devem ser mantidos durante pelo menos 10 anos após a data do ato notarial.
Legislatura da Flórida
A regulamentação de Nova Iorque acrescenta um requisito de controlo. Segundo o Departamento de Estado de Nova Iorque, o controlo de aspetos de segurança como palavras-passe, dispositivos token, biometria, PINs, frases e software em hardware protegido deve permanecer sob o controlo exclusivo do notário público. Isto significa que o seu selo digital, as suas credenciais e o seu acesso ao livro de registos devem permanecer sob o seu controlo. O portal pode armazenar o livro de registos, mas a segurança do seu selo e assinatura é sua responsabilidade.
Após a sessão, analisa o lançamento no livro de registos para verificar se está completo, confirma que as provas de identidade, o documento, o pagamento e a gravação estão todos anexados e bloqueia o lançamento. Depois de bloqueado, o lançamento torna-se evidente contra adulterações. Boas práticas para gerir livros de registo eletrónicos podem ajudá-lo a configurar regras de retenção e bloqueio que correspondam aos requisitos do seu estado. Pode comparar planos para encontrar um portal que suporte o período de retenção da sua jurisdição.
Abrir o ficheiro concluído: a sua revisão e ato finais
É aqui que a configuração compensa. Inicia sessão e o ficheiro já está completo. A admissão, a verificação de identidade, o agendamento, o pagamento e a assinatura do cliente estão todos presentes. Não precisa de procurar nada. Analisa o conjunto, confirma as provas de identidade e entra na sessão em direto.
- Abra o ficheiro e analise o conjuntoConfirme que o documento foi carregado, que a assinatura do cliente está preparada, que a comprovação de identidade foi aprovada e que o pagamento foi liquidado.
- Verifique as provas de identidadeVerifique os resultados da análise de credenciais e o registo de aprovação da KBA armazenados no ficheiro.
- Inicie a sessão de áudio e vídeo em diretoCompare visualmente o signatário com a sua credencial governamental, avalie a capacidade e a ausência de coação, e administre o juramento ou obtenha o reconhecimento.
- Aplique a sua assinatura e selo digitalAplique o selo eletrónico oficial e a assinatura digital durante a sessão em direto. Neste momento, o documento torna-se evidente contra adulterações.
- Analise e bloqueie o lançamento no livro de registosConfirme que o lançamento está completo, com todos os dados e gravações exigidos, e depois bloqueie-o pelo período de retenção exigido pelo seu estado.
O portal tratou de tudo até ao primeiro passo. Os passos dois a cinco são seus. Esta é a distinção importante: o cliente prepara o ficheiro e você realiza o ato. comece gratuitamente com um portal criado em torno desta divisão de trabalho, e a sua primeira sessão remota chegará completa e pronta para a sua análise. Para compreender como a configuração de um portal do cliente para reconhecimento de firma online remoto se aplica ao seu estado e prática específicos, a National Association of Secretaries of State acompanha o estado de autorização de cada estado, e o Secretário de Estado do Colorado publica os requisitos do seu programa de reconhecimento de firma online remoto.
A sua próxima sessão remota chega completa
Quando o seu portal trata da admissão, comprovação de identidade, agendamento, pagamento e assinaturas do cliente antes de iniciar sessão, abre um ficheiro concluído e dedica o seu tempo ao próprio ato notarial. Veja os preços para encontrar o plano adequado à sua prática e jurisdição.
