A cobrança de pagamentos e a segurança das transações para notários exigem separar a cobrança de valores do tratamento dos dados de cartões. Um portal do cliente cobra a taxa, enquanto um serviço regulamentado recolhe os dados do cartão, de modo que os sistemas do próprio notário nunca armazenem informações sensíveis do titular do cartão. Essa separação limita a responsabilidade, favorece a conformidade e protege a privacidade financeira dos clientes.
Este artigo descreve os recursos técnicos e regulamentares de que um notário precisa para cobrar taxas online com segurança. Não menciona nenhum processador de pagamentos, produto de software ou fornecedor específico.
Aceitar pagamentos na página de agendamento
Permitir pagamentos na página de agendamento simplifica o processo, mas a forma de pagamento deve respeitar o tipo de serviço e as regras locais. Um portal pode cobrar um depósito para reservar um horário ou exigir o pagamento integral antecipado por um ato simples. A automatização de horários e agendamentos para notários reduz o trabalho administrativo ao ligar o calendário diretamente ao sistema de pagamentos.
O portal deve receber o pagamento por meio de campos alojados ou de um redirecionamento para uma página de pagamento validada. O servidor do notário nunca tem acesso ao número completo do cartão. Essa separação é a base dos pagamentos online seguros para notários. Pode começar configurando um portal que delega por completo a recolha dos dados do cartão.
Proteger as informações financeiras dos clientes
Proteja os dados financeiros dos clientes garantindo que a base de dados do notário não contém informações sensíveis dos titulares dos cartões. O portal deve utilizar encriptação para os dados em trânsito e tokenização para os dados armazenados.
A tokenização substitui os dados do cartão por uma sequência aleatória de caracteres. A base de dados do notário não contém dados sensíveis. Segundo o PCI Security Standards Council, os portais que delegam todas as funções relacionadas com dados dos titulares dos cartões a terceiros validados são elegíveis para o Questionário de Autoavaliação A (SAQ A). Isto limita o âmbito de conformidade do notário aos controlos administrativos básicos.
A proteção dos dados das transações notariais exige que os dados financeiros sensíveis sejam ocultados em todos os registos e livros acessíveis a utilizadores sem privilégios de administrador. Um funcionário que consulte o calendário de agendamentos deve ver uma referência parcialmente ocultada, não o número completo do cartão. A confidencialidade e a conformidade no processamento de pagamentos dependem deste controlo de acesso.
Registar os detalhes das transações para cumprir as normas notariais
Associe cada registo de pagamento a um ato notarial específico no livro eletrónico para garantir transparência na discriminação das taxas. O registo de pagamento deve incluir o identificador único do ato, criando uma ligação auditável entre a taxa cobrada e o serviço prestado.
Várias jurisdições dos EUA exigem que os notários emitam recibos discriminados que separem as taxas notariais previstas na lei dos encargos de conveniência. A Assembleia Geral de Illinois determina que as taxas notariais sejam apresentadas separadamente de quaisquer outros encargos. O Gabinete do Secretário de Estado do Texas exige um recibo discriminado que indique a taxa de autenticação online separadamente das taxas tradicionais.
Todos os notários públicos devem fornecer recibos discriminados e manter registos das taxas recebidas pelos serviços prestados. As taxas notariais devem constar do recibo discriminado de forma separada e distinta de quaisquer outros encargos cobrados.
Assembleia Geral de Illinois, 5 ILCS 312/3-104(e)
O processamento de pagamentos em conformidade com as regras de autenticação notarial remota online (RON) exige este nível de detalhe. A gestão de livros eletrónicos e registos que evidenciam adulterações garante que o registo de transações permanece inalterado.
Reconciliação e acompanhamento de pagamentos
Associe os valores recebidos aos atos notariais concluídos através de códigos de referência únicos. O portal gera um código para cada agendamento. O processador de pagamentos associa esse código à transação. Isto simplifica a contabilidade e evita perdas de receitas.
Os métodos de reconciliação das taxas notariais devem respeitar as regras de cada jurisdição quanto ao momento em que as taxas se tornam devidas. Nos Estados-Membros da UE com sistemas de direito civil, as taxas notariais tornam-se legalmente devidas após a conclusão do ato. Segundo o Ministério Federal da Justiça da Alemanha, os notários podem solicitar um adiantamento para despesas antes da realização do ato, mas este deve ser formalmente contabilizado após o ato.
Gerir reembolsos e litígios
Gira os estornos e os pedidos de reembolso através do processador de pagamentos para evitar a divulgação da identidade dos clientes ou do conteúdo dos documentos. O processo de resolução de litígios deve estar alinhado com os requisitos do seguro de responsabilidade profissional.
A privacidade financeira dos clientes nos portais notariais exige que os registos de litígios mencionem apenas o identificador da transação. O notário não deve incluir títulos de documentos nem nomes dos signatários nas notas sobre litígios. O Faculty Office of the Archbishop of Canterbury exige que os notários forneçam informações claras sobre as taxas, o que contribui para uma resolução transparente dos litígios.
Os notários devem informar os consumidores sobre as suas taxas e sobre o serviço que os consumidores e clientes podem esperar receber.
The Faculty Office of the Archbishop of Canterbury
Regras jurisdicionais para a cobrança de taxas online
A autenticação notarial remota online só é legal quando expressamente autorizada pelo estado que confere poderes ao notário e quando o próprio notário confirmou a sua autorização. Nos EUA, aplicam-se limites às taxas notariais definidos por cada estado. Segundo o Secretário de Estado do Texas e a Assembleia Legislativa da Florida, a taxa legal máxima por um ato notarial online é de $25. A Virgínia permite uma taxa de $25 por atos eletrónicos ao abrigo do Código da Virgínia § 47.1-19.
- 2018-07-01O Texas autoriza a autenticação notarial remota online, com uma taxa máxima de $25
- 2020-01-01Entra em vigor a lei da Florida sobre RON, que fixa em $25 a taxa máxima por ato remoto
- 2024-07-01A Virgínia aumenta para $10 as taxas notariais padrão para atos em papel, mantendo o limite de $25 para atos eletrónicos
- 2026-07-01O Faculty Office põe em vigor as Notaries (Accounts) Rules 2026 em Inglaterra e no País de Gales
Na UE, o ato notarial continua a realizar-se no escritório do notário. Um portal do cliente pode tratar da receção de pedidos, da verificação da identidade e da preparação prévia à assinatura. No Reino Unido, o ato notarial está sujeito às regras do Faculty Office. Ao abrigo das Notaries (Accounts) Rules 2026, os valores recebidos antecipadamente antes da emissão da fatura são fundos dos clientes. O notário deve manter esses fundos numa conta bancária segregada para clientes, separada das contas da sua atividade. O cumprimento das regras notariais nas diferentes jurisdições exige a verificação destas regras antes da cobrança de qualquer taxa.
Em 2025, Hong Kong e os Emirados Árabes Unidos permitem apenas funções de atendimento através de portais, continuando o próprio ato notarial a realizar-se presencialmente.
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