Comprendre les méthodes de vérification d’identité numérique pour les actes notariés selon les juridictions

Les méthodes de vérification d’identité numérique pour les actes notariés reposent sur quatre techniques essentielles : l’analyse des justificatifs d’identité, l’authentification fondée sur les connaissances, la détection biométrique du caractère vivant et la collecte de preuves documentaires. Le choix du notaire, ainsi que la combinaison de ces techniques, dépend de la juridiction où l’acte est exécuté et du niveau d’assurance exigé par la loi locale. Un notaire en exercice qui comprend cet éventail peut vérifier l’identité en amont du rendez-vous et arriver avec un dossier déjà complet, plutôt que de partir de zéro.

Les quatre méthodes de vérification d’identité numérique expliquées

Chaque méthode répond à une question différente au sujet de la personne qui se trouve devant vous, et la plupart des juridictions exigent d’en combiner plusieurs. Les définitions ci-dessous reflètent les exigences des réglementations d’État, notamment les orientations du code administratif du Texas, le chapitre 117 des lois de Floride et la partie 182 du 19 NYCRR de New York.

Analyse des justificatifs d’identité

L’analyse des justificatifs d’identité est un processus automatisé réalisé par un tiers qui évalue une pièce d’identité délivrée par les pouvoirs publics à partir de sources de données publiques et propriétaires, afin d’en vérifier la validité matérielle, optique et dans les bases de données. La procédure contrôle des éléments de sécurité visuels et intégrés tels que les codes-barres, hologrammes, polices et zones lisibles par machine. Le notaire n’effectue pas ce contrôle manuellement ; un système indépendant le réalise et communique le résultat. En vertu des règles administratives du Texas, de l’article 117.201 des lois de Floride et de l’article 182.2 du 19 NYCRR, l’analyse des justificatifs d’identité est définie comme une procédure menée par un tiers indépendant à la fois du notaire et du signataire.

Authentification fondée sur les connaissances

L’authentification fondée sur les connaissances, ou KBA, présente au signataire des questions dynamiques sur son histoire personnelle auxquelles lui seul devrait pouvoir répondre. Selon le secrétaire d’État du Texas, « La vérification d’identité est le moyen par lequel le comparant (signataire d’un document) confirme son identité. Elle est effectuée par l’intermédiaire d’un tiers qui utilise une authentification dynamique fondée sur les connaissances (KBA). » Au Texas, le comparant doit obtenir au moins 80 % en deux minutes. Un deuxième échec entraîne un verrouillage obligatoire de 24 heures avant que le signataire puisse repasser le test avec le même notaire.

Détection biométrique du caractère vivant

La vérification biométrique et la détection du caractère vivant confirment que la personne apparaissant par une technologie de communication correspond à la photo figurant sur le justificatif et est physiquement active et présente à cet instant. Le processus empêche l’utilisation de photographies fixes, de boucles vidéo préenregistrées ou de masques numériques. Il s’exécute généralement pendant la session en direct plutôt qu’au stade du téléversement, car son objectif est d’établir une présence humaine en temps réel, et non uniquement la validité d’un document.

Collecte de preuves documentaires

La collecte de preuves documentaires est la méthode la plus simple : le signataire téléverse une photographie ou une numérisation d’une pièce d’identité. C’est la base sur laquelle les autres méthodes s’appuient. À elle seule, une numérisation fixe est vulnérable aux manipulations et ne confirme pas que la personne qui l’a soumise est celle qui signera. Le secrétaire du Commonwealth de Virginie et d’autres autorités de régulation indiquent que les numérisations fixes téléversées seules ne suffisent pas à déterminer l’identité dans un contexte à distance.

Comparaison des niveaux de rigueur de la vérification

Les cadres d’assurance de l’identité définissent trois niveaux de rigueur croissants, chacun s’appuyant sur le précédent. Ces niveaux proviennent du règlement d’exécution (UE) 2015/1502 de la Commission dans le cadre eIDAS, mais les catégories conceptuelles correspondent étroitement à ce que les autorités de régulation des États américains exigent en pratique.

Le passage du niveau faible au niveau substantiel est important, car il distingue un document qui semble correct d’un document vérifié auprès d’une source de données fiable. Le passage du niveau substantiel au niveau élevé est important, car il ajoute la correspondance biométrique et la lecture de justificatifs résistante aux altérations ; c’est ce qui rend la vérification d’identité à distance défendable lorsque le signataire ne se présente jamais au bureau du notaire. Un simple téléversement de document avec un niveau d’assurance faible ne satisfait pas aux exigences légales de l’authentification notariale à distance dans les États américains qui l’autorisent.

Acceptation selon les juridictions : où chaque méthode s’applique

Les exigences de vérification de l’identité par les notaires diffèrent fortement entre les systèmes de common law et de droit civil. Un notaire doit confirmer sa propre habilitation avant de se fonder sur une méthode numérique, car ce qu’une loi autorise dans une juridiction peut être interdit dans une autre.

États-Unis : autorisation État par État

Aux États-Unis, l’authentification notariale en ligne à distance n’est autorisée que lorsqu’un État l’autorise et lorsque le notaire a confirmé sa propre habilitation. Le Texas, la Floride et New York imposent chacun une vérification d’identité multifactorielle combinant l’analyse des justificatifs avec la KBA ou une vérification biométrique. Le chapitre 406 du Texas Government Code exige une analyse des justificatifs par un tiers et une KBA dynamique avec un score de réussite minimal de 80 %. L’article 117.201 des lois de Floride exige l’analyse des pièces d’identité gouvernementales et la vérification d’identité par KBA ou vérification biométrique. L’article 182.5 du 19 NYCRR de New York impose la vérification de l’identité au moyen d’une technologie de communication, l’analyse des justificatifs par un tiers et la vérification d’identité, sauf si le comparant est personnellement connu du notaire électronique.

La Californie relève d’une catégorie distincte. Bien que l’État ait adopté l’Online Notarization Act (SB 696) en 2023, le secrétaire d’État de Californie confirme que les notaires californiens ne peuvent pas effectuer d’authentifications notariales en ligne à distance avant que le secrétaire d’État n’achève le Notary Automation Project 2.0 ou le 1er janvier 2030, selon la première de ces échéances. Jusque-là, le droit californien exige une comparution physique personnelle pour les reconnaissances et les jurats. Comme l’indique le secrétaire d’État : « Une image vidéo ou toute autre forme de représentation non physique ne constitue pas une comparution personnelle devant un notaire public au regard du droit actuellement en vigueur dans l’État de Californie. » La page d’alertes aux clients des notaires de Californie publie les mises à jour de statut.

Union européenne : préparation en amont, actes notariés réservés

Dans l’UE, l’acte notarié demeure au bureau du notaire, tandis que le client peut préparer l’admission du dossier, l’identité et la signature. En vertu de la directive (UE) 2019/1151, les clients peuvent effectuer à distance les formalités préparatoires, l’identification électronique et les signatures électroniques qualifiées. Toutefois, l’établissement et l’authentification d’actes notariés authentiques restent soumis à la compétence des États membres. Les États membres peuvent exiger la présence physique au cas par cas lorsque des raisons d’intérêt public le justifient, notamment pour vérifier la capacité juridique ou prévenir l’usage abusif de l’identité. Les outils d’identité numérique dans l’UE soutiennent les étapes initiales ; ils ne déplacent pas l’acte notarié lui-même.

Royaume-Uni : les règles de la Faculty régissent les contrôles d’identité numériques

Au Royaume-Uni, les règles de la Faculty s’appliquent. En vertu des Notaries Practice Rules 2019 et de la norme de la Faculty Office pour la vérification de l’identité au moyen de contrôles numériques, les notaires peuvent utiliser des outils d’identité numérique qui lisent les puces cryptographiques et effectuent des contrôles du caractère vivant. L’autorité de régulation précise explicitement que la responsabilité du notaire ne peut être déléguée. La Faculty Office de l’archevêque de Canterbury déclare : « Il peut être possible d’utiliser des outils numériques pour aider à contrôler les documents d’identité d’un comparant à distance. Toutefois, le notaire demeure seul responsable de l’identification d’un comparant à distance. » Les numérisations fixes téléversées seules sont considérées comme vulnérables aux manipulations. Le notaire doit évaluer la capacité et l’absence de contrainte, quels que soient les résultats des outils numériques.

Hong Kong et les Émirats arabes unis : accueil uniquement

Hong Kong et les Émirats arabes unis exigent des formalités d’accueil uniquement. À Hong Kong, les notaires nommés par la High Court en vertu de la Legal Practitioners Ordinance (Cap. 159) exigent une comparution personnelle pour la certification notariale formelle. Les outils numériques sont limités à la connaissance du client en amont et à la constitution du dossier. Aux Émirats arabes unis, en vertu du décret-loi fédéral no 20 de 2022, l’authentification électronique n’est autorisée que par des portails gouvernementaux agréés, où la vérification préliminaire de l’identité et la rédaction des documents précèdent l’attestation notariale vidéo interactive en temps réel. Dans les deux juridictions, la vérification numérique prépare le dossier mais ne remplace pas l’attestation en personne ou par portail du notaire.

• 2014-07-23Adoption du règlement (UE) no 910/2014 (eIDAS), créant le cadre juridique de l’identification électronique et des services de confiance dans les États membres de l’UE
• 2017-06-01Le Texas adopte le sous-chapitre C du chapitre 406 du Texas Government Code, autorisant les notaires en ligne titulaires d’une commission
• 2019-06-07La Floride adopte HB 409, codifié dans la partie II du chapitre 117, entré en vigueur le 1er janvier 2020
• 2022-09-26Les Émirats arabes unis promulguent le décret-loi fédéral no 20/2022 relatif à la réglementation de la profession de notaire public
• 2023-01-25New York adopte la partie 182 du 19 NYCRR, instituant l’authentification notariale électronique et la conservation des dossiers pendant 10 ans
• 2023-09-30La Californie adopte SB 696, prévoyant la mise en œuvre de l’authentification notariale en ligne à distance au plus tard le 1er janvier 2030
• 2026-06-26La Faculty Office publie la norme de vérification de l’identité au moyen de contrôles numériques destinée aux notaires anglais

Comment la vérification numérique transforme le travail à distance et en personne

Pour les sessions à distance autorisées, la vérification d’identité pour l’authentification notariale en ligne à distance est le passage obligé. Le notaire ne peut pas examiner une pièce d’identité de visu de l’autre côté d’un bureau ; la loi y substitue donc des preuves numériques superposées : l’analyse des justificatifs confirme le document, la KBA confirme les connaissances de la personne et la biométrie du caractère vivant confirme sa présence physique pendant la session. Le notaire examine les résultats avant l’ouverture de la session, ce qui signifie que la question de l’identité est réglée avant l’apparition du signataire à l’écran.

Pour les rendez-vous traditionnels en personne, la vérification numérique passe d’une obligation légale à un avantage organisationnel. Un client qui effectue un précontrôle d’identité, téléverse son document et réserve un créneau à l’avance arrive avec un dossier déjà constitué. Le notaire ouvre un dossier complet, confirme l’identité en personne comme l’exige la loi et procède directement à l’exécution. Les tâches administratives répétitives, le contrôle manuel des pièces d’identité au guichet et les relances de documents qui fragmentent la journée d’un notaire sont tous réalisés en amont du rendez-vous.

La différence pratique est claire : lors d’une session à distance, la vérification numérique constitue la preuve d’identité exigée par la loi. Lors d’une session en personne, elle constitue une étape préparatoire qui permet au notaire de partir d’un dossier complet plutôt que d’un dossier vierge.

Considérations de sécurité et de confidentialité pour les dossiers notariaux

Les dossiers notariaux créés au moyen d’une vérification numérique emportent la même responsabilité que ceux créés sur papier, et les obligations de conservation sont légales. Les règles varient selon les juridictions, parfois de façon importante.

Au Royaume-Uni et dans l’UE, la conservation des données notariales doit respecter le RGPD britannique et le règlement (UE) 2016/679, en conciliant les exigences légales de preuve notariale avec les principes de minimisation des données. Le notaire détient des données personnelles, des données biométriques et des enregistrements de session, qui sont tous sensibles. Quatre principes s’appliquent quelle que soit la juridiction :

• Minimisation des données : ne collectez que ce que la loi exige pour la vérification d’identité et l’inscription au journal. Ne conservez pas les images des justificatifs plus longtemps que ne l’exige la durée de conservation.
• Chiffrement au repos : les enregistrements de session et les inscriptions au journal doivent être stockés sous une forme illisible sans autorisation, au moyen de mesures de protection standard plutôt que d’un algorithme désigné.
• Stockage révélant les altérations : les inscriptions au journal doivent être scellées de manière à rendre détectable toute modification ultérieure.
• Limites de conservation : supprimez ou archivez selon le calendrier fixé par votre juridiction. Conserver des dossiers plus longtemps que nécessaire accroît l’exposition sans apporter de valeur probante supplémentaire.

La responsabilité du notaire concernant les données des clients est personnelle et non délégable. Un système tiers peut effectuer l’analyse des justificatifs, mais s’il échoue ou stocke les données de manière non sécurisée, c’est la commission et le registre du notaire qui sont menacés. Vérifier que vos outils de vérification atteignent le niveau d’assurance requis dans votre juridiction fait partie du métier ; ce n’est pas une fonctionnalité que vous pouvez présumer acquise.

Déplacer la vérification en amont pour fluidifier l’acte

La charge administrative d’une pratique notariale n’est pas l’acte notarié lui-même. C’est tout ce qui le précède : formulaires d’admission, contrôle des pièces d’identité, collecte des documents, planification, paiement et échanges répétés qui fragmentent une journée de travail. Déplacer la vérification d’identité en amont signifie que le client effectue l’admission, le précontrôle d’identité, la réservation, le paiement et la signature avant le début de la session. Le notaire ouvre un dossier déjà complet, l’examine et appuie sur un bouton pour exécuter l’acte.

Cette approche fonctionne pour les rendez-vous à distance comme en personne. Un client qui arrive avec une identité vérifiée, un créneau réservé et des frais payés a besoin que le notaire confirme et exécute, et non qu’il parte de zéro. La vérification lors de l’admission des clients du notaire, effectuée avant le rendez-vous, permet à une petite structure de servir davantage de clients sans recruter. Le temps du notaire est consacré aux actes qui requièrent du discernement, et non aux relances de documents.

Choisir la méthode de vérification adaptée à votre pratique

Commencez par votre juridiction. Si votre État autorise l’authentification notariale en ligne à distance, lisez la loi pour voir quelles méthodes elle impose. Le Texas exige l’analyse des justificatifs et une KBA avec un score de réussite de 80 %. La Floride exige l’analyse des justificatifs et la KBA ou une vérification biométrique. New York exige une technologie de communication, l’analyse des justificatifs par un tiers et une vérification d’identité. La Californie n’autorise pas du tout l’authentification à distance tant que son système n’est pas opérationnel. Adaptez votre vérification à la loi, et non à ce qu’offre un système.

Ensuite, prenez en compte votre clientèle. Si vos clients sont locaux et comparaissent en personne, une collecte documentaire à faible niveau d’assurance lors de l’admission, complétée par votre contrôle d’identité en personne au rendez-vous, peut suffire. Si vous servez des clients éloignés ou traitez des transactions de grande valeur, le niveau d’assurance substantiel ou élevé est celui qu’exigent la loi et le profil de risque. La conformité avec les juridictions notariales mérite un examen attentif si votre pratique couvre plusieurs États.

Ne surdimensionnez pas votre dispositif. Une pratique qui traite des reconnaissances courantes pour des clients sans rendez-vous n’a pas besoin d’une vérification biométrique du caractère vivant à haut niveau d’assurance pour chaque rendez-vous. Une pratique qui traite des clôtures immobilières à distance, si. La méthode de vérification doit correspondre à l’acte, à la juridiction et au client. Tout ce qui dépasse les exigences légales ajoute des coûts et des contraintes sans apporter de protection juridique supplémentaire.

Préparer votre pratique à l’admission de clients vérifiés

Un portail client permet aux clients du notaire d’effectuer directement, avant la session, l’admission, la vérification d’identité, la réservation, la signature électronique, le scellement révélant les altérations, les journaux électroniques et les paiements sur le compte du notaire. Le notaire examine un dossier complet, confirme l’identité selon les exigences et exécute l’acte. C’est l’aboutissement pratique de la compréhension des méthodes de vérification d’identité numérique : un flux de travail dans lequel les tâches administratives sont effectuées en amont et le discernement du notaire est réservé à l’acte lui-même. Le guide d’automatisation de l’admission des clients décrit comment la page gère chacune de ces étapes, du précontrôle d’identité au paiement.

Foire aux questions

Qu’est-ce que l’analyse des justificatifs d’identité pour les notaires ?

L’analyse des justificatifs d’identité est un processus automatisé réalisé par un tiers qui évalue une pièce d’identité délivrée par les pouvoirs publics à partir de sources de données publiques et propriétaires, afin d’en vérifier la validité matérielle, optique et dans les bases de données. Le notaire n’effectue pas ce contrôle manuellement ; un système indépendant le réalise et communique le résultat. Le Texas, la Floride et New York l’exigent tous pour l’authentification notariale en ligne à distance autorisée.

Un notaire peut-il accepter une pièce d’identité numérisée au lieu d’utiliser l’analyse des justificatifs ?

Une numérisation fixe seule ne suffit pas pour l’authentification à distance dans les juridictions qui l’autorisent. La collecte de preuves documentaires prouve que le document existe, mais ne confirme pas que la personne qui l’a soumis est celle qui signera. Des autorités de régulation, dont la Faculty Office de l’archevêque de Canterbury, soulignent que les numérisations fixes téléversées seules sont vulnérables aux manipulations.

L’authentification notariale en ligne à distance est-elle légale dans tous les États américains ?

Non. Aux États-Unis, l’authentification notariale en ligne à distance n’est autorisée que lorsqu’un État l’autorise et lorsque le notaire a confirmé sa propre habilitation. La Californie, par exemple, a adopté une législation habilitante en 2023, mais le secrétaire d’État de Californie confirme que l’authentification à distance ne peut pas débuter avant que le système de l’État soit opérationnel ou le 1er janvier 2030, selon la première de ces échéances. La National Association of Secretaries of State tient un répertoire des normes des États.

Quel score de réussite KBA le Texas exige-t-il ?

Le Texas exige que le comparant obtienne au moins 80 % à l’authentification dynamique fondée sur les connaissances dans les deux minutes. Un deuxième échec entraîne un verrouillage obligatoire de 24 heures avant que le signataire puisse repasser le test avec le même notaire.

La vérification d’identité numérique peut-elle remplacer la responsabilité personnelle du notaire ?

Non. Dans toutes les juridictions abordées ici, la responsabilité du notaire concernant la vérification d’identité ne peut être déléguée. Un système tiers peut effectuer l’analyse des justificatifs, mais la commission et le registre du notaire sont menacés si le système échoue ou stocke les données de manière non sécurisée. La Faculty Office de l’archevêque de Canterbury indique : « le notaire demeure seul responsable de l’identification d’un comparant à distance. »

Combien de temps un notaire doit-il conserver les dossiers notariaux électroniques ?

Les durées de conservation varient selon les juridictions. Le Texas exige 5 ans en vertu du Texas Government Code § 406.108(c). La Floride exige 10 ans en vertu des Florida Statutes § 117.245(4). New York exige 10 ans en vertu du 19 NYCRR § 182.9. Consultez la loi de votre juridiction pour connaître l’obligation précise applicable à votre commission.