Antes de realizar una notarización remota en línea en EE. UU., un notario debe contar con una comisión tradicional activa, obtener una autorización remota independiente de su estado y verificar que su tecnología cumpla los requisitos legales de grabación de audio y video y sellado a prueba de manipulaciones. El cliente prepara el expediente con antelación cargando los documentos, enviando los datos de identificación y completando la comprobación de identidad. Luego, el notario entra en la sesión en vivo para revisar la documentación completada, confirmar la identidad, presenciar la firma y ejecutar el certificado notarial con su propio sello digital.
La RON solo es legal donde la ley estatal la autoriza y únicamente cuando el notario ha confirmado su propia autorización. Los pasos siguientes siguen la secuencia que experimenta un notario, desde la obtención de la comisión hasta el registro sellado.
Confirmación de su comisión y autorización estatal
Su comisión notarial básica por sí sola no permite la notarización remota en línea. Debe completar una solicitud, registro o mejora de comisión por separado a través de la autoridad que otorga comisiones de su estado antes de realizar cualquier acto RON.
Los requisitos estatales de incorporación varían. En Florida, conforme a los Estatutos de Florida § 117.225 y la Regla 1N-7.001 del Código Administrativo de Florida, un notario debe completar un curso de formación aprobado por el estado, obtener una fianza de garantía de $25,000 y una póliza de seguro de errores y omisiones de $25,000, y presentar un registro ante el Departamento de Estado. En Texas, conforme al Código de Gobierno de Texas § 406.105 y 1 TAC § 87.11, un notario activo debe presentar una solicitud de notario en línea ante el Secretario de Estado y registrar un sello electrónico junto con un certificado digital X.509. En Virginia, conforme al Código de Virginia § 47.1-5 y las Normas de Garantía de Notarización Electrónica del Secretario de la Commonwealth, un notario con comisión debe solicitar una comisión de notario electrónico, registrar herramientas que cumplan los requisitos y proporcionar un sello electrónico y una firma digital.
Comuníquese directamente con su Secretario de Estado u organismo encargado de las comisiones para conocer los requisitos vigentes, ya que las leyes RON cambian con frecuencia. Una comisión vencida o no verificada le prohíbe realizar cualquier sesión RON. Algunos estados han actualizado recientemente sus procesos de mejora de comisión, por lo que debe confirmar el procedimiento actual en lugar de basarse en orientaciones anteriores.
Puede consultar la guía completa de configuración para la notarización remota en línea para comprender cómo encaja la implementación de la práctica de principio a fin.
Configuración del entorno digital seguro
Su hardware y software deben cumplir las normas estatales mínimas de grabación bidireccional simultánea de audio y video, cifrado y sellado a prueba de manipulaciones. Las normas estatales especifican las capacidades requeridas, no marcas ni productos concretos.
La tecnología debe admitir comunicación de audio y video en vivo, grabar toda la sesión de principio a fin y almacenar esa grabación en un formato seguro y a prueba de manipulaciones. El sello electrónico y la firma digital deben vincularse a un certificado digital X.509 de infraestructura de clave pública (PKI) que permita detectar cualquier modificación posterior del documento. La evaluación de la tecnología de firma electrónica y sellado para el cumplimiento implica confirmar que las herramientas elegidas producen registros que cumplen estos umbrales legales.
Verifique que su configuración capture continuamente el registro completo de audio y video, que el sistema de diario impida modificaciones posteriores a la entrada y que la tecnología de sellado produzca un resultado verificable criptográficamente. El sellado de tiempo criptográfico protege el sello digital frente a disputas posteriores al vincular la firma a una hora verificada.
Responsabilidades del cliente previas a la cita
El cliente prepara el expediente de la transacción antes de que comience la sesión en vivo. Esta preparación deja el expediente listo para la revisión del notario, pero no completa el acto notarial. La separación entre la preparación del cliente y la ejecución del notario es estricta y está establecida por ley.
Conforme a modelos estatales que incluyen Texas 1 TAC § 87.70, los Estatutos de Florida § 117.265 y Pennsylvania 57 Pa.C.S. § 306.1, el cliente debe, de forma independiente:
- Cargar el documento electrónico completo sin ejecutar.
- Verificar que su equipo admita transmisión bidireccional simultánea de audio y video.
- Enviar una credencial con fotografía emitida por el gobierno para análisis automatizado.
- Completar la comprobación dinámica de identidad mediante autenticación basada en conocimientos.
- Realizar cualquier pago requerido para la reserva.
El notario no puede preparar ni firmar en nombre del cliente. El trabajo del cliente produce un expediente de admisión completo que el notario luego revisa en la sesión en vivo. Automatizar la admisión de clientes con verificación previa de identificación, programación y pagos ayuda a garantizar que el expediente llegue completo y listo. Para la gestión de pagos, la confidencialidad y el cumplimiento deben mantenerse en todo momento.
Normas de verificación de identidad y tipos de evidencia
Salvo que el otorgante sea conocido personalmente por el notario o sea presentado por un testigo creíble calificado, las leyes RON exigen dos mecanismos de verificación independientes: análisis automatizado de credenciales y autenticación dinámica basada en conocimientos. Ambos deben aprobarse antes de que pueda continuar el acto notarial.
Análisis automatizado de credenciales
El análisis de credenciales utiliza comprobaciones algorítmicas de fuentes públicas y privadas para confirmar la autenticidad, el formato y las características de seguridad incorporadas de una identificación con fotografía vigente emitida por el gobierno. El sistema inspecciona códigos de barras, zonas de lectura mecánica, hologramas y otras características para verificar que la credencial en sí sea auténtica. El Secretario de Estado de Texas describe estos requisitos conforme a 1 TAC § 87.70.
Autenticación dinámica basada en conocimientos
La KBA dinámica genera un cuestionario a partir de registros de bases de datos comerciales y públicas. El firmante debe responder preguntas extraídas de su historial crediticio y datos de registros públicos. Conforme a Texas 1 TAC § 87.70(b) y los Estatutos de Florida § 117.295(3)(a), el cuestionario KBA debe presentar al menos cinco preguntas con un mínimo de cinco opciones de respuesta múltiple por pregunta. El firmante debe responder correctamente al menos el 80% dentro de un plazo de dos minutos.
Si el firmante no aprueba el cuestionario inicial, las regulaciones estatales permiten un nuevo intento dentro de las 24 horas. Al menos el 60% de las preguntas debe sustituirse en el nuevo intento. Un segundo fallo activa un bloqueo obligatorio de 24 horas, durante el cual la notarización remota no puede continuar con el mismo notario en línea. Para una visión más amplia de los métodos de verificación en distintas jurisdicciones, consulte los métodos de verificación de identidad digital para la notarización remota en línea.
Lo que solo el notario debe hacer durante la sesión
El acto notarial en sí sigue siendo personal del notario. La automatización gestiona el análisis de credenciales y el enrutamiento de documentos, pero solo el notario realiza los actos que constituyen la notarización.
Durante la grabación simultánea, el notario debe revisar el expediente de admisión completo preparado por el cliente, confirmar la identidad del firmante mediante comparación visual con la credencial, evaluar la capacidad y disposición del firmante, administrar verbalmente cualquier juramento o declaración requerido y presenciar la firma electrónica del cliente. El comité de redacción de la Ley Uniforme Revisada sobre Actos Notariales de la Uniform Law Commission explica que, mediante comunicación simultánea de audio y video, el notario puede evaluar la capacidad de la persona y si sus actos se realizan con conocimiento y voluntariamente.
Un notario deberá ejercer un cuidado razonable en el desempeño general de sus funciones. Deberá ejercer un alto grado de cuidado al determinar la identidad de cualquier persona cuya identidad sea objeto de un acto notarial o notarial electrónico.
Asamblea General de Virginia, Código de Virginia § 47.1-14
Después de presenciar la firma, el notario coloca personalmente su firma electrónica y sello digital. El sello debe vincularse a un certificado digital PKI X.509 que haga evidente cualquier modificación posterior. El notario, no la plataforma, es responsable de confirmar que el certificado y el sello funcionen correctamente antes de completar el acto. Para obtener más información sobre esta capa, consulte la firma electrónica y sellado de documentos para notarios.
Requisitos de conservación de registros y anotaciones en el diario
Toda notarización remota en línea requiere una anotación simultánea en un diario electrónico que registre puntos de datos obligatorios específicos. El diario debe ser seguro y a prueba de manipulaciones, y debe hacer referencia cruzada a la grabación de audio y video de la sesión.
Conforme a las normas estatales, incluidos los Estatutos de Florida § 117.245, Texas 1 TAC § 87.50 y el Código de Virginia § 47.1-14, el diario electrónico debe registrar:
- La fecha y hora del acto notarial.
- El tipo de acto realizado, como un reconocimiento, juramento o jurat.
- El título o descripción del documento.
- El nombre completo y la dirección de cada firmante.
- El método de verificación de identidad utilizado.
- Una indicación de que la notarización se realizó de forma remota mediante tecnología de audio y video.
- Una referencia cruzada directa a la grabación audiovisual correspondiente.
Ciertas leyes estatales de privacidad prohíben expresamente registrar en el diario números completos de identificación gubernamental, números del Seguro Social o datos biométricos. Texas 1 TAC § 87.50 es un ejemplo. Registre el tipo de identificación utilizado, no el número completo. Para obtener orientación más detallada, las mejores prácticas para gestionar diarios electrónicos y registros a prueba de manipulaciones abarcan los detalles operativos.
Un notario público en línea deberá mantener uno o más diarios electrónicos seguros de las notarizaciones en línea realizadas por el notario público en línea.
Legislatura de Florida, Estatutos de Florida Capítulo 117 Parte II
Durante cuánto tiempo debe conservar las grabaciones
Los períodos de conservación para los diarios RON y las grabaciones de audio y video varían según la jurisdicción. La división se da principalmente entre requisitos de cinco y diez años.
| Jurisdicción | Período mínimo de conservación | Autoridad competente |
|---|---|---|
| Florida | 10 años desde la fecha de la transacción | Estatutos de Florida § 117.245(4) |
| Pennsylvania | 10 años desde la fecha de la transacción | 57 Pa.C.S. § 306.1; 49 Pa. Code § 167.86 |
| Texas | 5 años desde la fecha de la transacción | Código de Gobierno de Texas § 406.108(b) |
| Virginia | 5 años desde la fecha de la transacción | Código de Virginia § 47.1-14(C) |
La Ley Uniforme Revisada sobre Actos Notariales modelo establece una norma predeterminada de conservación de diez años para las grabaciones audiovisuales. Confirme directamente el requisito de su propio estado, ya que la legislación sobre conservación determina durante cuánto tiempo debe mantener el almacenamiento y el acceso. En cuanto al aspecto operativo, el mantenimiento de la integridad del diario electrónico notarial explica cómo las funciones a prueba de manipulaciones protegen los registros almacenados durante todo el período de conservación.
Gestión de la verificación de identidad fallida
Si el análisis de credenciales rechaza la identificación o el firmante falla dos veces la KBA dinámica, la secuencia de comprobación de identidad es legalmente inválida. Conforme a los Estatutos de Florida § 117.295 y Texas 1 TAC § 87.70, el notario no puede continuar con la transacción.
Si la verificación se aprueba
- Continúe a la sesión de audio y video en vivo y realice el acto notarial.
- Registre el método de verificación utilizado en la anotación del diario.
- Conserve el resultado del análisis de credenciales y el resultado de la KBA como parte del registro de la sesión.
Si la verificación falla
- Cancele la sesión de inmediato y no ejecute el certificado notarial.
- Documente el intento fallido y el motivo de la interrupción en el diario.
- Informe al cliente del bloqueo de 24 horas antes de volver a intentarlo con el mismo notario.
Cuando las normas del diario abordan las negativas, como las normas y directrices administrativas del Código de Virginia § 47.1-14, el notario debe registrar el intento fallido o la negativa a realizar el acto notarial, indicando el motivo de la interrupción sin ejecutar el certificado. Esta documentación protege al notario de responsabilidad por continuar cuando la ley lo prohíbe.
No intente anular una verificación fallida basándose en conocimiento personal si la ley de su estado exige tanto el análisis de credenciales como la KBA. Lea atentamente la norma de su estado, ya que los requisitos para las exenciones por conocimiento personal varían.
Para ver cómo encaja todo el proceso, puede consultar la guía de configuración para la notarización remota en línea, que explica la implementación de la práctica de principio a fin.
Lista de verificación de cumplimiento antes de su primera sesión RON
- Comisión básica activa confirmada con su Secretario de Estado.
- Autorización remota o mejora de comisión aprobada y archivada.
- La tecnología cumple las normas estatales de grabación de audio y video y sellado a prueba de manipulaciones.
- El sistema de diario electrónico captura todos los puntos de datos obligatorios.
- Período de conservación confirmado para su jurisdicción: cinco o diez años.
- Protocolo establecido para gestionar la verificación de identidad fallida y documentar la negativa.
