El proceso de configuración de la notarización remota en línea comienza con la confirmación de que su estado cuenta con una ley que autoriza la notarización remota en línea y que su nombramiento individual incluye una autorización remota independiente, además de su nombramiento notarial estándar. Una vez confirmados estos dos puntos, el flujo de trabajo es secuencial y está regulado por ley: el cliente reúne un expediente completo antes de que comience la sesión, y la labor del notario durante la cita en vivo consiste en revisar dicho expediente, verificar la identidad de la persona que aparece en la cámara y realizar el acto.
Confirma tu propia autorización antes de aceptar una firma remota.
Una comisión notarial estándar no incluye automáticamente la facultad de realizar trámites a distancia. En todos los estados que permiten la notarización remota en línea, el notario debe registrarse por separado, a menudo presentando muestras de sellos electrónicos y detalles del certificado digital a la oficina que lo certifica, antes de realizar cualquier acto a distancia.
Qué comprobar primero
Confirme dos cosas con la Secretaría de Estado o la cámara notarial de su estado: que su estado tenga una ley permanente sobre servicios notariales remotos (RON) y que su registro de comisión específico muestre una autorización remota activa, no solo una comisión estándar archivada.
La base legal difiere según el estado, pero el patrón es el mismo. Texas exige el registro conforme al Subcapítulo C del Capítulo 406 del Código de Gobierno, Pensilvania conforme al 57 Pa.CS § 306.1, Colorado conforme al CRS § 24-21-514.5 y Florida conforme al Capítulo 117, Parte II. Más de 45 estados cuentan actualmente con leyes permanentes para la notarización remota en línea (RON), pero los detalles de la presentación del registro, la información requerida sobre el equipo y el ciclo de renovación varían, por lo que debe considerar únicamente los requisitos de su estado como relevantes para su práctica. Un notario público comisionado en un estado que no autoriza la RON no puede realizar actos remotos, independientemente de la ubicación del cliente.
Establezca los requisitos previos a la cita del cliente para que el archivo llegue completo.
El cliente, no el notario, realiza los preparativos antes de la cita: subir el documento, completar un formulario de admisión y superar las verificaciones de identidad que se llevan a cabo antes de que el notario se una a la llamada. Este cambio estructural permite gestionar el trabajo remoto a gran escala. En lugar de que el notario tenga que contactar al firmante para obtener un documento, una identificación con foto y una cita a través de tres correos electrónicos distintos, simplemente abre una sesión con un archivo ya preparado.
- Carga de documentos: El firmante presenta el documento para su legalización ante notario antes de la cita, de modo que el notario pueda revisarlo antes de que comience la llamada.
- Captura de credenciales: El firmante fotografía o escanea una identificación emitida por el gobierno para el análisis automatizado de credenciales, un paso que se realiza antes de la sesión en vivo.
- Autenticación basada en el conocimiento. El firmante responde a preguntas dinámicas sobre su identidad, una verificación previa que debe superarse antes de que el notario pueda proceder a la comparecencia en persona.
- Programación de citas: El firmante reserva una franja horaria, lo que le proporciona al notario una sesión fija en lugar de un hilo de correo electrónico sin fecha límite.
Según normativas como el Título 1 del Código Administrativo de Texas, Sección 87.70, y el Estatuto de Florida, Sección 117.245, estos pasos deben completarse antes de que comience la sesión audiovisual. Una práctica que considera la incorporación del cliente como un requisito indispensable, en lugar de un trámite posterior, garantiza la entrega completa del expediente en cada ocasión, en lugar de descubrir que falta una página de firmas durante la llamada.
Revise las pruebas de identidad y conserve el registro que exige la ley.
En esta etapa, la función del notario es comparar, no recopilar. Para cuando comienza la sesión en vivo, el análisis de credenciales y los resultados de la autenticación basada en el conocimiento ya existen. El notario compara a la persona en pantalla con la identificación analizada y confirma que coinciden. Posteriormente, el notario debe conservar un registro de la verificación realizada y sus resultados: el tipo de credencial presentada, el resultado de la verificación de identidad y una anotación o referencia a la grabación audiovisual de la sesión.
Nada de esto exige que el notario nombre o avale un método específico de verificación de identidad en el libro de actas. La ley se centra en qué pruebas se revisaron y que exista un registro de ellas, no en la marca del instrumento utilizado. Dicho registro pasa a formar parte del archivo permanente del acto notarial y debe conservarse mientras sea obligatorio llevar el libro de actas.
Cree el asiento contable electrónico y consérvelo durante el período obligatorio.
Cada acto notarial remoto genera un asiento contable con un conjunto fijo de datos, y dicho asiento debe conservarse durante años, no meses. El texto modelo, extraído de la Ley Uniforme Revisada sobre Actos Notariales y reflejado en las leyes estatales, exige la fecha y hora del acto, el tipo de acto realizado, una descripción del registro, el nombre completo y la dirección de cada firmante, la prueba de identidad presentada, una anotación que enlace a la grabación audiovisual y la tasa cobrada, si la hubiere.
Los períodos de retención están establecidos por ley y varían según el estado. Texas exige que las entradas del diario electrónico y las grabaciones audiovisuales se conserven durante al menos 5 años a partir de la fecha del acto, según el Código de Gobierno de Texas § 406.108 . Florida exige un plazo mayor: como indica la ley, "el diario electrónico requerido en virtud del inciso (1) y las grabaciones de comunicaciones de audio y video requeridas en virtud del inciso (2) deberán conservarse durante al menos 10 años a partir de la fecha del acto notarial", según el Departamento de Estado de Florida . Colorado y Pensilvania establecen el mismo plazo mínimo de 10 años.
| Estado | Retención mínima |
|---|---|
| Texas | 5 años |
| Florida | 10 años |
| Colorado | 10 años |
| Pensilvania | 10 años |
Dado que estos plazos varían, un notario que trabaje en diferentes estados o que planee trasladar su despacho debe consultar la normativa de retención vigente en el lugar donde se realizó el acto, no donde ejerza su profesión años después. Un formato a prueba de manipulaciones y con fecha y hora para el propio registro también es importante. La estructura habitual del registro electrónico puede ayudar a cumplir con estos plazos de retención sin que el notario tenga que gestionar sistemas separados en papel y digitales.
Gestionar un fallo en la verificación de identidad sin incumplir la normativa
Si un firmante no supera la autenticación basada en el conocimiento, el notario debe finalizar la sesión en lugar de continuar basándose en una suposición. Según el artículo 87.70 del Título 1 del Código Administrativo de Texas y normas similares basadas en los estándares NASS y RULONA, un firmante debe responder al menos el 80 % de un mínimo de cinco preguntas de identidad de opción múltiple en un plazo de 2 minutos para aprobar. Un primer fallo permite una segunda oportunidad en un plazo de 24 horas, con la mayoría de las preguntas reemplazadas. Un segundo fallo da por finalizado el trámite por ese día.
Como lo indica la Secretaría de Estado de Texas : "Si el solicitante no aprueba en su primer intento, puede volver a realizar la prueba una vez dentro de las 24 horas siguientes. Si no aprueba en un segundo intento, se le prohíbe volver a intentarlo con el mismo notario durante al menos 24 horas". La obligación del notario en ese momento es interrumpir la sesión, negarse a realizar la notarización y registrar la negativa en el libro de registro, anotando el motivo. No existe discreción alguna para anular una verificación de identidad fallida basándose en una llamada telefónica o una voz conocida. El bloqueo es un procedimiento, no una decisión que el notario pueda tomar en el momento.
Realizar el acto notarial: presenciar, firmar y sellar
Una vez confirmada la identidad, todo lo que sucede a continuación corresponde exclusivamente al notario. El cliente no puede completar previamente la firma, el juramento ni el sello. Estos pasos se realizan en directo, con el notario presente durante la llamada. El notario administra el juramento o la declaración requerida, observa al firmante ejecutar el documento en tiempo real, aplica el sello electrónico oficial y el certificado digital, y genera el registro inalterable que vincula la firma, el sello y la sesión.
Esta es la parte del proceso que conlleva la responsabilidad personal del notario, y es deliberadamente limitada. La carga del documento del cliente, la captura de la identificación y la autenticación basada en el conocimiento son preparatorias. El acto del notario de presenciar y sellar constituye la notarización propiamente dicha. El mecanismo de sellado a prueba de manipulaciones utilizado para vincular el registro electrónico es lo que permite verificar el documento final posteriormente. Es recomendable comprender cómo funciona este proceso de sellado y marcado con fecha y hora antes de la primera sesión presencial, en lugar de durante la misma.
La notarización remota en línea termina en la frontera de su estado.
La notarización remota en línea en Estados Unidos solo existe donde la legislatura estatal correspondiente la ha autorizado y donde el notario ha confirmado que su registro está vigente. No existe ninguna ley federal sobre notarización remota en línea que anule este requisito. Una comisión de un estado autorizado no otorga autoridad para la notarización remota en un estado que no haya adoptado el mismo marco legal, y un notario nunca debe asumir que la autoridad se transfiere simplemente porque un cliente se encuentre físicamente en otro lugar.
Fuera de Estados Unidos, las normas difieren notablemente. En la Unión Europea, el acto notarial generalmente se realiza en la oficina del notario. La Directiva (UE) 2019/1151 permite la recepción remota de documentos para la constitución de sociedades y el registro de sucursales, pero los actos sustantivos, como la transmisión de bienes o la sucesión, aún requieren la presencia física del notario cuando la identidad, la capacidad o la intención están en entredicho. En Inglaterra y Gales, los notarios operan bajo las normas de la Oficina de la Facultad, que consideran que el acto notarial se produce dondequiera que el notario se encuentre físicamente, no dondequiera que esté el cliente. La comparecencia remota solo se permite tras una evaluación de riesgos documentada, de acuerdo con el Código de Prácticas actualizado de la Oficina de la Facultad. En Hong Kong y los Emiratos Árabes Unidos, el trabajo remoto generalmente se limita a los trámites de recepción en la oficina, en lugar del acto notarial propiamente dicho, y los notarios que trabajan en estas jurisdicciones deben confirmar las directrices locales vigentes antes de asumir que se permite cualquier trámite remoto.
Nada de esto es una cuestión de conveniencia. Un notario que realiza un acto a distancia fuera de la jurisdicción legal de su estado, o que asume que el marco legal estadounidense para actos a distancia se aplica en el extranjero, ha realizado un acto sin validez legal, independientemente de la rigurosidad con la que se haya llevado a cabo la sesión.
Qué debes confirmar antes de tu primera sesión
Antes de aceptar su primer registro remoto
- Su estado cuenta con una ley permanente sobre servicios de notario público remoto (RON, por sus siglas en inglés) y su comisión individual muestra una autorización remota activa registrada ante la Secretaría de Estado o la cámara notarial.
- El proceso de admisión de clientes recopila los documentos, el documento de identidad y los resultados de la verificación previa de identidad antes de que inicie la sesión.
- El formato de su registro contable captura todos los datos que exige la ley estatal, y su sistema de retención puede conservarlos durante todo el período legal establecido.
- Sabes exactamente qué sucede, desde el punto de vista procedimental, en el momento en que una comprobación de autenticación basada en el conocimiento falla dos veces.
Para los notarios que planifican la estructura técnica completa que rodea esta secuencia, la guía de configuración de la notarización remota en línea explica cómo un despacho reúne las piezas de recepción, registro y sellado de las que depende este flujo de trabajo.
Preguntas frecuentes
¿Cubre una comisión notarial estándar la notarización remota en línea?
No. Una comisión estándar no incluye automáticamente la autorización remota. En todos los estados que permiten la notarización remota en línea, el notario debe registrarse por separado y, a menudo, enviar muestras de sellos electrónicos y detalles del certificado digital a la oficina que lo autoriza antes de realizar cualquier acto remoto.
¿Qué debe completar el cliente antes de que comience la sesión remota?
El cliente debe subir el documento que se va a notarizar, completar un formulario de admisión, fotografiar o escanear una identificación oficial para el análisis automatizado de credenciales, superar la verificación de conocimientos y programar una cita. Estos pasos deben completarse antes de que comience la sesión audiovisual.
¿Durante cuánto tiempo debe conservar un notario el registro electrónico y la grabación audiovisual?
Los periodos de retención están establecidos por ley y varían según el estado. Texas exige un mínimo de 5 años de retención según el Código de Gobierno de Texas § 406.108. Florida, Colorado y Pensilvania establecen un mínimo de 10 años. El notario debe consultar la norma de retención vigente en el lugar donde se realizó el acto.
¿Qué ocurre si un firmante falla la autenticación basada en el conocimiento dos veces?
El notario debe interrumpir la sesión, negarse a realizar la notarización y dejar constancia de la negativa en el libro de actas. Según el artículo 87.70 del Título 1 del Código Administrativo de Texas y normas similares, quien no logre la firma en un segundo intento tiene prohibido volver a intentarlo con el mismo notario durante al menos 24 horas. El bloqueo es un procedimiento y el notario no tiene potestad para anularlo.
¿Puede el cliente firmar o sellar previamente el documento antes de la llamada en directo?
No. El cliente no puede completar previamente la firma, el juramento ni el sello. Estos pasos se realizan en directo, con el notario presente durante la llamada. El notario toma el juramento requerido, observa al firmante firmar el documento en tiempo real y aplica el sello electrónico y el certificado digital.
