ما يحتاج كاتب العدل الأمريكي إلى إعداده قبل أول موعد توثيق إلكتروني عن بُعد له

قبل إجراء توثيق إلكتروني عن بُعد في الولايات المتحدة، يجب أن يحمل كاتب العدل تفويضًا تقليديًا ساريًا، وأن يحصل على تصريح منفصل للعمل عن بُعد من ولايته، وأن يتحقق من أن تقنيته تستوفي المتطلبات القانونية لتسجيل الصوت والفيديو والختم الكاشف للعبث. يُعِد العميل الملف مسبقًا عبر تحميل المستندات وتقديم بيانات الهوية واستكمال التحقق من الهوية. ثم يدخل كاتب العدل الجلسة المباشرة لمراجعة طلب الاستقبال المكتمل، وتأكيد الهوية، ومشاهدة التوقيع، وتنفيذ شهادة التوثيق بختمه الرقمي الخاص.

يكون RON قانونيًا فقط حيث يجيزه قانون الولاية، وفقط عندما يكون كاتب العدل قد أكد تصريحه الخاص. تتبع الخطوات أدناه التسلسل الذي يمر به كاتب العدل، من الحصول على التفويض إلى السجل المختوم.

تأكيد تفويضك وتصريح الولاية

لا يتيح لك تفويضك الأساسي ككاتب عدل وحده إجراء التوثيق الإلكتروني عن بُعد. يجب عليك إكمال طلب منفصل أو تسجيل أو ترقية للتفويض عبر جهة منح التفويض في ولايتك قبل إجراء أي عمل RON.

تختلف متطلبات الانضمام حسب الولاية. في Florida، وبموجب قوانين Florida § 117.225 وقاعدة القانون الإداري لـ Florida 1N-7.001، يجب على كاتب العدل إكمال دورة تعليمية معتمدة من الولاية، والحصول على سند ضمان بقيمة 25,000 دولار وبوليصة تأمين ضد الأخطاء والسهو بقيمة 25,000 دولار، وتقديم تسجيل لدى وزارة الخارجية. في Texas، وبموجب قانون حكومة Texas § 406.105 و1 TAC § 87.11، يجب على كاتب العدل النشط تقديم طلب كاتب عدل إلكتروني إلى وزير الخارجية وإيداع ختم إلكتروني مع شهادة رقمية X.509. في Virginia، وبموجب قانون Virginia § 47.1-5 ومعايير ضمان التوثيق الإلكتروني الصادرة عن Secretary of the Commonwealth، يجب على كاتب العدل المفوَّض التقدم بطلب للحصول على تفويض كاتب عدل إلكتروني، وتسجيل الأدوات المتوافقة، وتوفير ختم إلكتروني وتوقيع رقمي.

تواصل مباشرة مع Secretary of State أو جهة منح التفويض لمعرفة المتطلبات الحالية، إذ تتغير قوانين RON بصورة متكررة. يمنعك التفويض المنتهي أو غير المتحقق منه من إجراء أي جلسة RON. حدّثت بعض الولايات مؤخرًا إجراءات ترقية التفويض، لذا أكد الإجراء الحالي بدلًا من الاعتماد على إرشادات أقدم.

يمكنك مراجعة الدليل الكامل لإعداد التوثيق الإلكتروني عن بُعد لفهم كيفية ترابط إعداد الممارسة من البداية إلى النهاية.

إعداد البيئة الرقمية الآمنة

يجب أن تفي أجهزتك وبرامجك بالمعايير الدنيا للولاية للتسجيل المتزامن ثنائي الاتجاه للصوت والفيديو، والتشفير، والختم الكاشف للعبث. تحدد قواعد الولاية القدرات المطلوبة، لا علامات تجارية أو منتجات بعينها.

يجب أن تدعم التقنية الاتصال المباشر بالصوت والفيديو، وأن تسجل الجلسة كاملة من البداية إلى النهاية، وأن تخزن ذلك التسجيل بتنسيق آمن كاشف للعبث. يجب أن يرتبط الختم الإلكتروني والتوقيع الرقمي بشهادة رقمية X.509 للبنية التحتية للمفتاح العام (PKI) تكشف أي تعديل لاحق للمستند. يعني تقييم تقنية التوقيع الإلكتروني والختم من أجل الامتثال التأكد من أن الأدوات التي تختارها تنتج سجلات تستوفي هذه الحدود القانونية.

تحقق من أن إعدادك يلتقط سجل الصوت والفيديو كاملًا باستمرار، وأن نظام السجل يمنع التعديل بعد الإدخال، وأن تقنية الختم تنتج نتيجة قابلة للتحقق تشفيريًا. تؤمّن الطوابع الزمنية التشفيرية الختم الرقمي ضد النزاعات اللاحقة بربط التوقيع بوقت متحقق منه.

مسؤوليات العميل قبل الموعد

يُعِد العميل ملف المعاملة قبل بدء الجلسة المباشرة. يجعل هذا الإعداد الملف جاهزًا لمراجعة كاتب العدل، لكنه لا يُتم عمل التوثيق. والفاصل بين إعداد العميل وتنفيذ كاتب العدل صارم ومحدد قانونًا.

بموجب نماذج الولايات التي تشمل Texas 1 TAC § 87.70، وقوانين Florida § 117.265، وPennsylvania 57 Pa.C.S. § 306.1، يجب على العميل بشكل مستقل:

• تحميل المستند الإلكتروني الكامل غير المنفذ.
• التحقق من أن معداته تدعم الإرسال المتزامن ثنائي الاتجاه للصوت والصورة.
• تقديم وثيقة هوية تحمل صورة صادرة عن جهة حكومية لإجراء تحليل آلي عليها.
• إكمال التحقق الديناميكي من الهوية عبر المصادقة القائمة على المعرفة.
• تقديم أي دفعة مطلوبة للحجز.

لا يجوز لكاتب العدل إعداد المستند أو التوقيع نيابة عن العميل. وينتج عمل العميل ملف استقبال مكتملًا يراجعه كاتب العدل بعد ذلك في الجلسة المباشرة. تساعد أتمتة استقبال العملاء عبر الفحص المسبق للهوية والجدولة والمدفوعات على ضمان وصول الملف كاملًا وجاهزًا. وفيما يتعلق بمعالجة المدفوعات، يجب الحفاظ على السرية والامتثال طوال الوقت.

معايير التحقق من الهوية وأنواع الأدلة

ما لم يكن صاحب الشأن معروفًا شخصيًا لكاتب العدل أو مُعرّفًا من شاهد موثوق مؤهل، تشترط قوانين RON آليتين منفصلتين للتحقق: تحليل آلي لوثيقة الهوية ومصادقة ديناميكية قائمة على المعرفة. يجب اجتياز كليهما قبل المضي في عمل التوثيق.

التحليل الآلي لوثيقة الهوية

يستخدم تحليل وثيقة الهوية فحوصًا خوارزمية لمصادر عامة ومملوكة لتأكيد أصالة وتنسيق وميزات الأمان المضمنة في هوية سارية تحمل صورة وصادرة عن جهة حكومية. يفحص النظام الرموز الشريطية والمناطق المقروءة آليًا والصور المجسمة وغيرها من الميزات للتحقق من أن الوثيقة نفسها أصلية. يوضح Secretary of State في Texas هذه المتطلبات بموجب 1 TAC § 87.70.

المصادقة الديناميكية القائمة على المعرفة

تنشئ KBA الديناميكية اختبارًا من سجلات قواعد البيانات التجارية والعامة. يجب على الموقّع الإجابة عن أسئلة مستمدة من تاريخه الائتماني وبيانات السجلات العامة. بموجب Texas 1 TAC § 87.70(b) وقوانين Florida § 117.295(3)(a)، يجب أن يقدم اختبار KBA ما لا يقل عن خمسة أسئلة مع خمسة خيارات متعددة على الأقل لكل سؤال. يجب أن يجيب الموقّع إجابة صحيحة عن 80% على الأقل خلال مهلة دقيقتين.

إذا أخفق الموقّع في الاختبار الأولي، تسمح لوائح الولاية بإعادة واحدة خلال 24 ساعة. ويجب استبدال 60% على الأقل من الأسئلة في الإعادة. يؤدي الإخفاق الثاني إلى حظر إلزامي لمدة 24 ساعة، لا يمكن خلالها متابعة التوثيق عن بُعد مع كاتب العدل الإلكتروني نفسه. للاطلاع بصورة أوسع على أساليب التحقق عبر الولايات القضائية، راجع أساليب التحقق الرقمي من الهوية للتوثيق الإلكتروني عن بُعد.

ما يجب على كاتب العدل وحده فعله أثناء الجلسة

يبقى عمل التوثيق ذاته شخصيًا لكاتب العدل. تعالج الأتمتة تحليل وثيقة الهوية وتوجيه المستندات، لكن كاتب العدل وحده يؤدي الأفعال التي تشكل التوثيق.

أثناء التسجيل المتزامن، يجب على كاتب العدل مراجعة ملف الاستقبال الكامل الذي أعده العميل، وتأكيد هوية الموقّع بالمقارنة البصرية مع وثيقة الهوية، وتقييم أهلية الموقّع ورغبته، وأداء أي قسم أو إقرار مطلوب شفهيًا، ومشاهدة العميل وهو يوقّع إلكترونيًا. توضح لجنة صياغة Revised Uniform Law on Notarial Acts التابعة لـ Uniform Law Commission أنه من خلال الاتصال المتزامن بالصوت والصورة، يستطيع كاتب العدل تقييم أهلية الفرد وما إذا كانت أفعاله تتم عن علم وطواعية.

على كاتب العدل أن يبذل عناية معقولة في أداء واجباته بوجه عام. وعليه أن يبذل درجة عالية من العناية في التحقق من هوية أي شخص تكون هويته موضوع عمل توثيقي أو توثيقي إلكتروني.

Virginia General Assembly، قانون Virginia § 47.1-14

بعد مشاهدة التوقيع، يضع كاتب العدل شخصيًا توقيعه الإلكتروني وختمه الرقمي. يجب أن يرتبط الختم بشهادة رقمية X.509 للبنية التحتية للمفتاح العام (PKI) تجعل أي تعديل لاحق كاشفًا للعبث. كاتب العدل، وليس المنصة، مسؤول عن تأكيد عمل الشهادة والختم على نحو صحيح قبل اكتمال الإجراء. للمزيد عن هذه الطبقة، راجع التوقيع الإلكتروني وختم المستندات لكتّاب العدل.

متطلبات الاحتفاظ بالسجلات وإدخال بيانات السجل

يتطلب كل توثيق إلكتروني عن بُعد إدخالًا متزامنًا في سجل إلكتروني يلتقط نقاط بيانات إلزامية محددة. يجب أن يكون السجل آمنًا وكاشفًا للعبث، وأن يتضمن إحالة مرجعية إلى تسجيل الصوت والفيديو للجلسة.

بموجب قواعد الولايات التي تشمل قوانين Florida § 117.245، وTexas 1 TAC § 87.50، وقانون Virginia § 47.1-14، يجب أن يسجل السجل الإلكتروني:

• تاريخ ووقت عمل التوثيق.
• نوع العمل المُنجز، مثل الإقرار أو القسم أو الجورات.
• عنوان المستند أو وصفه.
• الاسم الكامل والعنوان لكل موقّع.
• طريقة التحقق من الهوية المستخدمة.
• إشارة إلى أن التوثيق أُجري عن بُعد عبر تقنية الصوت والفيديو.
• إحالة مرجعية مباشرة إلى التسجيل الصوتي المرئي المقابل.

تحظر بعض قوانين خصوصية الولايات صراحة تسجيل أرقام الهوية الحكومية الكاملة أو أرقام الضمان الاجتماعي أو البيانات البيومترية في السجل. ويُعد Texas 1 TAC § 87.50 أحد الأمثلة. سجل نوع الهوية المستخدمة، لا الرقم الكامل. ولإرشادات أعمق، تغطي أفضل الممارسات لإدارة السجلات الإلكترونية والسجلات الكاشفة للعبث التفاصيل التشغيلية.

يتعين على كاتب العدل الإلكتروني العام الاحتفاظ بسجل إلكتروني آمن واحد أو أكثر لعمليات التوثيق الإلكترونية التي أجراها كاتب العدل الإلكتروني العام.

الهيئة التشريعية في Florida، قوانين Florida الفصل 117 الجزء الثاني

مدة الاحتفاظ بالتسجيلات

تختلف فترات الاحتفاظ بسجلات RON وتسجيلات الصوت والفيديو حسب الولاية القضائية. ويتمثل التقسيم أساسًا بين متطلبات خمس سنوات وعشر سنوات.

يحدد نموذج Revised Uniform Law on Notarial Acts معيارًا افتراضيًا للاحتفاظ بتسجيلات الصوت والصورة لمدة عشر سنوات. أكد متطلبات ولايتك مباشرة، إذ يحدد قانون الاحتفاظ مدة الحفاظ على التخزين وإمكانية الوصول. ومن الجانب التشغيلي، يوضح الحفاظ على سلامة السجل الإلكتروني لكاتب العدل كيفية حماية ميزات كشف العبث للسجلات المخزنة طوال فترة الاحتفاظ الكاملة.

التعامل مع إخفاق التحقق من الهوية

إذا رفض تحليل وثيقة الهوية بطاقة الهوية أو أخفق الموقّع في KBA الديناميكية مرتين، فإن تسلسل إثبات الهوية غير صالح قانونًا. وبموجب قوانين Florida § 117.295 وTexas 1 TAC § 87.70، لا يجوز لكاتب العدل متابعة المعاملة.

عندما تتناول لوائح السجل حالات الرفض، مثل معايير قانون Virginia § 47.1-14 والإرشادات الإدارية، يجب على كاتب العدل تسجيل المحاولة الفاشلة أو رفض إجراء عمل التوثيق، مع بيان سبب الإيقاف دون تنفيذ الشهادة. تحمي هذه الوثائق كاتب العدل من المسؤولية عن المتابعة عندما يحظرها القانون.

لا تحاول تجاوز التحقق الفاشل بالاعتماد على المعرفة الشخصية إذا كان قانون ولايتك يشترط كلاً من تحليل وثيقة الهوية وKBA. اقرأ قاعدة ولايتك بعناية، إذ تختلف متطلبات استثناءات المعرفة الشخصية.

لمعرفة كيفية ترابط العملية الكاملة، يمكنك مراجعة دليل إعداد التوثيق الإلكتروني عن بُعد الذي يشرح إعداد الممارسة من البداية إلى النهاية.