تبدأ عملية إعداد التوثيق الإلكتروني عن بُعد بالتأكد من وجود قانون في ولايتك يُجيز التوثيق الإلكتروني عن بُعد، وأنّ ترخيصك الفردي يتضمن ترخيصًا منفصلاً للتوثيق عن بُعد بالإضافة إلى ترخيصك القياسي. بمجرد التأكد من هذين الأمرين، يصبح سير العمل متسلسلًا ومحددًا بموجب القانون: يُجهّز العميل ملفًا كاملاً قبل بدء الجلسة، وتتمثل مهمة الموثق أثناء الجلسة المباشرة في مراجعة هذا الملف، والتحقق من هوية الشخص عبر الكاميرا، وإتمام عملية التوثيق.
تأكد من صحة تفويضك قبل قبول التوقيع عن بُعد
لا تتضمن رخصة التوثيق القياسية تلقائيًا صلاحية التوثيق عن بُعد. ففي كل ولاية تسمح بالتوثيق الإلكتروني عن بُعد، يجب على الموثق التسجيل بشكل منفصل، وغالبًا ما يقدم نماذج من الأختام الإلكترونية وتفاصيل الشهادة الرقمية إلى مكتب الترخيص، قبل القيام بأي إجراء عن بُعد.
ما الذي يجب التحقق منه أولاً؟
تأكد من أمرين مع وزير خارجية ولايتك أو غرفة التوثيق: أن ولايتك لديها قانون دائم للتوثيق عن بعد، وأن سجل التفويض الخاص بك يظهر تفويضًا فعالًا عن بعد، وليس مجرد تفويض قياسي في الملف.
تختلف الأسس القانونية من ولاية لأخرى، لكن النمط العام واحد. تشترط تكساس التسجيل بموجب الباب الفرعي (ج) من الفصل 406 من قانون الحكومة، وبنسلفانيا بموجب المادة 306.1 من قانون بنسلفانيا المنقح (57 Pa.CS § 306.1)، وكولورادو بموجب المادة 514.5 من قانون كولورادو المنقح (CRS § 24-21-514.5)، وفلوريدا بموجب الفصل 117، الجزء الثاني. يوجد حاليًا في أكثر من 45 ولاية قوانين دائمة للتوثيق عن بُعد، لكن تفاصيل تقديم طلب التسجيل، والإفصاحات المطلوبة عن المعدات، ودورة التجديد تختلف، لذا اعتبر متطلبات ولايتك هي الوحيدة التي تُعنى بممارستك. لا يجوز للموثق المُرخص له في ولاية لا تُجيز له القيام بأي أعمال عن بُعد، بغض النظر عن مكان وجود العميل.
حدد متطلبات العميل قبل الموعد لضمان وصول الملف كاملاً
يقوم العميل، وليس الموثق، بالأعمال التحضيرية قبل الموعد: تحميل المستند، واستكمال استمارة المعلومات، واجتياز فحوصات الهوية التي تتم قبل انضمام الموثق إلى المكالمة. هذا هو التحول الهيكلي الذي يجعل العمل عن بُعد قابلاً للإدارة بكفاءة عند التعامل مع كميات كبيرة من المستندات. فبدلاً من أن يلاحق الموثق الموقّع للحصول على مستند وبطاقة هوية وحجز موعد عبر ثلاث رسائل بريد إلكتروني منفصلة، يقوم الموثق بفتح جلسة لملف جاهز مسبقاً.
- تحميل المستند: يقوم الموقع بتقديم المستند المراد توثيقه قبل الموعد حتى يتمكن الموثق من مراجعته قبل بدء المكالمة.
- التقاط بيانات الاعتماد: يقوم الموقع بتصوير أو مسح بطاقة هوية صادرة عن جهة حكومية لتحليل بيانات الاعتماد آلياً، وهي خطوة تحدث قبل الجلسة المباشرة.
- التحقق القائم على المعرفة: يقوم الموقع بالإجابة على أسئلة الهوية الديناميكية، وهو فحص مسبق يجب اجتيازه قبل السماح للموثق بالمضي قدماً في المثول أمام المحكمة.
- جدولة المواعيد: يقوم الموقع بحجز فترة زمنية، مما يمنح كاتب العدل جلسة محددة بدلاً من سلسلة رسائل بريد إلكتروني مفتوحة.
بموجب أطر عمل مثل المادة 87.70 من قانون تكساس الإداري (1 Tex. Admin. Code § 87.70) والمادة 117.245 من قانون فلوريدا (Fla. Stat. § 117.245)، يجب إتمام هذه الخطوات قبل بدء الجلسة السمعية البصرية. إن الممارسة التي تعتبر عملية إعداد العميل خطوة أساسية وليست مجرد إضافة لاحقة هي التي تضمن الحصول على ملف كامل في كل مرة، بدلاً من اكتشاف صفحة توقيع مفقودة أثناء المكالمة.
راجع أدلة إثبات الهوية واحتفظ بالسجل الذي يقتضيه القانون
تتمثل مهمة الموثق في هذه المرحلة في المقارنة، لا في جمع المعلومات. فبحلول وقت بدء الجلسة المباشرة، تكون نتائج تحليل بيانات الاعتماد والتحقق من الهوية قد أُنجزت بالفعل. يقارن الموثق الشخص الظاهر على الشاشة ببطاقة الهوية التي تم تحليلها، ويتأكد من تطابقهما. ما يجب على الموثق الاحتفاظ به بعد ذلك هو سجلٌ يُثبت إجراء الفحص ونتائجه: نوع بيانات الاعتماد المُقدمة، ونتيجة التحقق من الهوية، بالإضافة إلى إشارة أو مرجع إلى التسجيل الصوتي والمرئي للجلسة نفسها.
لا يُلزم هذا القانون كاتب العدل بتسمية أو اعتماد طريقة معينة للتحقق من الهوية في سجله. فالقانون يهتم بنوع الأدلة التي تمت مراجعتها ووجود سجل لها، وليس بنوع الأداة المستخدمة في إعدادها. ويُصبح هذا السجل جزءًا من الملف الدائم لأعمال التوثيق، ويجب الاحتفاظ به طالما كان مطلوبًا الاحتفاظ بالسجل نفسه.
أنشئ قيد اليومية الإلكتروني واحتفظ به للفترة المحددة.
يُنشئ كل إجراء توثيق عن بُعد سجلاً يتضمن مجموعة ثابتة من البيانات، ويجب الاحتفاظ بهذا السجل لسنوات، لا لأشهر. وتنص الصيغة النموذجية المستمدة من القانون الموحد المنقح بشأن إجراءات التوثيق، والمُطبقة في قوانين الولايات، على ضرورة ذكر تاريخ ووقت الإجراء، ونوع الإجراء المُنفذ، ووصف السجل، والاسم الكامل وعنوان كل مُوقع، وإثبات الهوية المُقدم، ورابط للتسجيل السمعي البصري، والرسوم المفروضة، إن وُجدت.
تُحدد فترات الاحتفاظ بالوثائق بموجب القانون وتختلف من ولاية لأخرى. تشترط ولاية تكساس الاحتفاظ بالسجلات الإلكترونية والتسجيلات السمعية والبصرية لمدة لا تقل عن خمس سنوات من تاريخ الإجراء، وذلك بموجب المادة 406.108 من قانون حكومة تكساس . أما ولاية فلوريدا فتشترط فترة أطول: فكما ينص القانون، "يجب الاحتفاظ بالسجل الإلكتروني المطلوب بموجب البند (1) وتسجيلات الاتصالات السمعية والبصرية المطلوبة بموجب البند (2) لمدة لا تقل عن عشر سنوات بعد تاريخ الإجراء التوثيقي"، وفقًا لوزارة خارجية فلوريدا . وتحدد ولايتا كولورادو وبنسلفانيا الحد الأدنى نفسه وهو عشر سنوات.
| ولاية | الحد الأدنى للاحتفاظ |
|---|---|
| تكساس | خمس سنوات |
| فلوريدا | عشر سنوات |
| كولورادو | عشر سنوات |
| ولاية بنسلفانيا | عشر سنوات |
نظراً لاختلاف هذه الفترات، يتعين على كاتب العدل الذي يعمل عبر حدود الولايات أو يخطط لنقل مكتبه التحقق من قواعد الاحتفاظ بالوثائق السارية في مكان إجراء المعاملة، وليس في المكان الذي يعمل فيه بعد سنوات. كما أن وجود سجل موثق بصيغة مقاومة للتلاعب ومختومة زمنياً أمر بالغ الأهمية هنا. ويمكن أن تساعد الطريقة التي يُبنى بها حفظ السجلات الإلكترونية عادةً في الالتزام بفترات الاحتفاظ هذه دون الحاجة إلى إدارة أنظمة ورقية ورقمية منفصلة.
معالجة فشل التحقق من الهوية دون الإخلال بالامتثال
إذا فشل الموقّع في التحقق من الهوية بناءً على المعرفة، يجب على الموثّق إيقاف الجلسة بدلاً من المضيّ قدماً بناءً على مجرد حدس. بموجب المادة 87.70 من قانون تكساس الإداري (1 Tex. Admin. Code § 87.70) والقواعد المماثلة المستندة إلى معايير NASS وRULONA، يجب على الموقّع الإجابة على 80% على الأقل من خمسة أسئلة اختيار من متعدد للتحقق من الهوية خلال دقيقتين لاجتياز الاختبار. يسمح الفشل الأول بإعادة الاختبار مرة واحدة خلال 24 ساعة، مع استبدال معظم الأسئلة. أما الفشل الثاني فينهي الأمر لذلك اليوم.
كما أوضح وزير خارجية ولاية تكساس : "إذا فشل الموكل في محاولته الأولى، فله الحق في إعادة الاختبار مرة واحدة خلال 24 ساعة. أما إذا فشل في المحاولة الثانية، فيُمنع من إعادة المحاولة مع نفس كاتب العدل لمدة 24 ساعة على الأقل". في هذه الحالة، يلتزم كاتب العدل بإيقاف الجلسة، ورفض التوثيق، وتدوين الرفض في سجله مع ذكر السبب. ولا يوجد أي مجال لتجاوز فشل التحقق من الهوية بناءً على مكالمة هاتفية أو صوت مألوف. إن هذا الإجراء إجرائي، وليس قرارًا تقديريًا يتخذه كاتب العدل في حينه.
تنفيذ الإجراءات التوثيقية: الشهادة والتوقيع والختم
بمجرد تأكيد الهوية، يصبح كل ما يلي من اختصاص الموثق وحده. لا يمكن للعميل إكمال التوقيع أو القسم أو الختم مسبقًا. تتم هذه الخطوات مباشرةً بحضور الموثق أثناء المكالمة. يُشرف الموثق على القسم أو الإقرار المطلوب، ويراقب توقيع المُوقِّع على المستند في الوقت الفعلي، ويضع الختم الإلكتروني الرسمي والشهادة الرقمية، ويُنشئ سجلًا غير قابل للتلاعب يربط التوقيع والختم والجلسة معًا.
هذا هو الجزء من العملية الذي يتحمل فيه الموثق المسؤولية الشخصية، وهو جزء محدد بدقة. تحميل العميل للمستندات، والتحقق من هويته، والمصادقة القائمة على المعرفة، كلها إجراءات تحضيرية. أما قيام الموثق بالشهادة والختم فهو عملية التوثيق نفسها. آلية الختم المقاومة للتلاعب، المستخدمة لربط السجل الإلكتروني، هي ما يجعل المستند النهائي قابلاً للتحقق لاحقًا. من الأفضل فهم كيفية عمل عملية ختم الوقت والتوقيع قبل جلستك الأولى، وليس أثناءها.
تتوقف عملية التوثيق الإلكتروني عن بُعد عند حدود ولايتك.
لا يُسمح بالتوثيق الإلكتروني عن بُعد في الولايات المتحدة إلا في الولايات التي أقرّها المجلس التشريعي للولاية المعنية، وبعد أن يؤكد الموثق سريان تسجيله. ولا يوجد قانون اتحادي يُلغي هذا الشرط. ولا يُخوّل الترخيص الصادر من ولاية مُرخّصة صلاحية التوثيق عن بُعد في ولاية أخرى لم تعتمد الإطار نفسه، ولا يجوز للموثق أن يتولى نقل الصلاحيات لمجرد وجود العميل فعليًا في مكان آخر.
خارج الولايات المتحدة، تختلف القواعد اختلافًا كبيرًا. ففي الاتحاد الأوروبي، يبقى إجراء التوثيق نفسه مرتبطًا عمومًا بمكتب كاتب العدل. يسمح التوجيه (الاتحاد الأوروبي) 2019/1151 بإجراءات تأسيس الشركات وتسجيل الفروع عن بُعد، لكن الإجراءات الجوهرية، مثل نقل الملكية أو الميراث، لا تزال تتطلب حضور كاتب العدل شخصيًا عندما يكون هناك شك في الهوية أو الأهلية أو النية. في إنجلترا وويلز، يعمل كتاب العدل وفقًا لقواعد مكتب الكلية التي تعتبر إجراء التوثيق واقعًا أينما كان كاتب العدل موجودًا فعليًا، وليس أينما كان العميل. ولا يُسمح بالحضور عن بُعد إلا بعد إجراء تقييم موثق للمخاطر بموجب مدونة قواعد الممارسة المُحدَّثة لمكتب الكلية. في هونغ كونغ والإمارات العربية المتحدة، يقتصر العمل عن بُعد عمومًا على إجراءات استقبال المعاملات في المكتب الأمامي وليس على إجراء التوثيق نفسه، وينبغي على كتاب العدل العاملين في هذه المناطق التحقق من توجيهات الممارسة المحلية الحالية قبل افتراض السماح بأي إجراء عن بُعد.
لا يتعلق الأمر بأي شكل من الأشكال بالتسهيلات. فالموثق الذي يقوم بعمل عن بعد خارج نطاق صلاحيات ولايته القانونية، أو الذي يفترض أن إطار العمل الأمريكي للعمل عن بعد ينطبق في الخارج، يكون قد قام بعمل لا أساس قانوني له، بغض النظر عن مدى دقة إدارة الجلسة نفسها.
ما يجب التأكد منه قبل جلستك الأولى
قبل قبول أول عملية توقيع عن بعد
- يوجد في ولايتك قانون دائم للتوثيق عن بعد، ويظهر في ملفك لدى وزير الخارجية أو غرفة التوثيق تفويضك الفردي عن بعد.
- تقوم عملية استقبال العملاء بجمع المستندات وبطاقة الهوية ونتائج التحقق المسبق من الهوية قبل فتح الجلسة.
- يلتقط تنسيق إدخال دفتر اليومية الخاص بك كل نقطة بيانات يتطلبها قانون ولايتك، ويمكن لنظام الاحتفاظ الخاص بك الاحتفاظ بها طوال الفترة القانونية الكاملة.
- أنت تعرف بالضبط ما يحدث، إجرائياً، في اللحظة التي يفشل فيها فحص المصادقة القائم على المعرفة مرتين.
بالنسبة للموثقين الذين يرسمون المخطط التقني الكامل الذي يحيط بهذا التسلسل، يشرح دليل إعداد التوثيق عن بعد عبر الإنترنت كيفية قيام المكتب بتجميع أجزاء الاستقبال والسجل والختم التي يعتمد عليها سير العمل هذا.
الأسئلة الشائعة
هل تشمل رخصة كاتب العدل القياسية التوثيق الإلكتروني عن بعد؟
لا. لا تشمل الرخصة القياسية تلقائيًا صلاحية التوثيق عن بُعد. في كل ولاية تسمح بالتوثيق الإلكتروني عن بُعد، يجب على الموثق التسجيل بشكل منفصل، وغالبًا ما يقدم نماذج من الأختام الإلكترونية وتفاصيل الشهادة الرقمية إلى مكتب الترخيص قبل القيام بأي إجراء عن بُعد.
ما الذي يجب على العميل إكماله قبل بدء الجلسة عن بُعد؟
يجب على العميل تحميل المستند المراد توثيقه، وتعبئة نموذج المعلومات الأولية، وتصوير أو مسح بطاقة هوية صادرة عن جهة حكومية لتحليل بيانات الاعتماد آلياً، واجتياز عملية التحقق من الهوية، وحجز موعد. يجب إتمام هذه الخطوات قبل بدء الجلسة السمعية البصرية.
ما هي المدة التي يجب على كاتب العدل الاحتفاظ فيها بالسجل الإلكتروني والتسجيل السمعي البصري؟
تُحدد فترات الاحتفاظ بالوثائق بموجب القانون وتختلف من ولاية لأخرى. تشترط ولاية تكساس الاحتفاظ بالوثائق لمدة خمس سنوات على الأقل بموجب المادة 406.108 من قانون حكومة تكساس. أما ولايات فلوريدا وكولورادو وبنسلفانيا فتحدد فترة عشر سنوات كحد أدنى. يجب على كاتب العدل التحقق من قاعدة الاحتفاظ بالوثائق السارية في الولاية التي تم فيها توثيق الوثيقة.
ماذا يحدث إذا فشل المُوقِّع في عملية المصادقة القائمة على المعرفة مرتين؟
يجب على الموثق إيقاف الجلسة، ورفض التوثيق، وتدوين الرفض في السجل. وبموجب المادة 87.70 من قانون تكساس الإداري (1 Tex. Admin. Code § 87.70) والقواعد المماثلة، يُمنع المُوقِّع الذي يفشل في المحاولة الثانية من إعادة المحاولة مع نفس الموثق لمدة لا تقل عن 24 ساعة. هذا الحظر إجراءٌ لا يملك الموثق صلاحية تجاوزه.
هل يمكن للعميل التوقيع المسبق على المستند أو ختمه مسبقاً قبل المكالمة المباشرة؟
لا. لا يمكن للعميل إكمال التوقيع أو القسم أو الختم مسبقًا. تتم هذه الخطوات فقط أثناء المكالمة بحضور كاتب العدل. يقوم كاتب العدل بإدارة القسم المطلوب، ويشاهد المُوقِّع وهو يُنفِّذ المستند في الوقت الفعلي، ثم يضع الختم الإلكتروني والشهادة الرقمية.
