Настройка клиентского портала для дистанционного онлайн-нотариального удостоверения означает, что все подготовительные задачи выполняет подписант ещё до вашего входа в систему. Клиент загружает документы, проходит подтверждение личности, бронирует сеанс, оплачивает услугу и ставит электронную подпись через ваш портал. Вы открываете готовое дело, проверяете сведения, подтверждающие личность, проводите сеанс аудио-видеосвязи в реальном времени и ставите свою печать. Портал обеспечивает подготовку; вы совершаете нотариальное действие.
Прежде чем что-либо настраивать, вы должны подтвердить свои полномочия на выполнение дистанционных онлайн-нотариальных удостоверений. В США дистанционное онлайн-нотариальное удостоверение разрешено только в штатах, где оно предусмотрено законодательством, и только если нотариус подтвердил собственное разрешение в соответствующем регулирующем органе. Ваша обычная нотариальная лицензия является необходимым условием, но сама по себе недостаточна.
Подтверждение лицензии и разрешения до начала настройки
Первый шаг — уточнить у секретаря штата или аналогичного регулирующего органа, что у вас есть действующая лицензия и специальное разрешение на совершение дистанционных онлайн-нотариальных действий. Этот шаг нельзя пропускать. Стандартная лицензия нотариуса не предоставляет автоматически полномочия на дистанционное онлайн-нотариальное удостоверение. Необходимо подать отдельное заявление или пройти регистрацию, а требования различаются в зависимости от юрисдикции.
Согласно главе 406, подразделу C Кодекса законов штата Техас об управлении, заявитель должен иметь действующую лицензию, заполнить онлайн-заявление и получить электронную печать и цифровой сертификат до совершения нотариальных действий. Во Флориде нотариусы должны пройти утверждённый штатом двухчасовой учебный курс, получить поручительскую гарантию и страховой полис от ошибок и упущений, а также зарегистрировать поставщиков технологических услуг в Департаменте штата. В Нью-Йорке согласно части 182 19 NYCRR нотариусы должны зарегистрироваться в качестве Electronic Notary через портал лицензирования штата и до совершения дистанционных сделок подать в Департамент штата электронный образец своей подписи и официальной печати.
Юрисдикционные границы за пределами США
В ЕС нотариальное действие совершается в офисе нотариуса, а удалённо клиент может выполнять только ограниченные подготовительные действия, связанные с приёмом документов, идентификацией и подписанием. В Великобритании действуют правила профессиональных коллегий. В Гонконге и ОАЭ требуется присутствие в офисе, а удалённые порталы ограничиваются административным приёмом документов или официальными платформами под надзором суда.
Почему фирменный портал меняет роль нотариуса с клерка на должностное лицо
Перенос приёма документов из электронной почты на портал в вашем собственном домене перекладывает бремя подготовки на клиента. Вам больше не нужно разыскивать документы, повторно вводить данные и вручную проверять удостоверения личности. Вместо этого вы открываете готовое дело и проверяете его. Ваше время уходит на само нотариальное действие и требуемое для него профессиональное суждение.
Фирменный нотариальный портал также означает, что клиент взаимодействует с вами на вашем домене, а не на целевой странице третьей стороны. Подписант взаимодействует с вашей практикой на всём протяжении процесса. Вы контролируете, какие поля заполняет клиент, какие документы он загружает и какие условия должны быть выполнены до бронирования сеанса. Именно этот контроль делает возможной остальную часть рабочего процесса. Автоматизация приёма клиентов на собственном портале гарантирует, что в ваш календарь не попадёт ничего неполного.
Настройка приёма клиентов и предварительной проверки личности до сеанса
Портал необходимо настроить так, чтобы до записи клиент загружал документы, указывал биографические данные и завершал сбор подтверждений личности. Здесь критически важно различать задачи клиента и задачи нотариуса. До сеанса клиент должен выполнить следующее: загрузить документы, пройти предварительную проверку личности, забронировать время, оплатить услугу и подписать документ. Во время сеанса в реальном времени только нотариус может проверять подтверждения личности, выступать свидетелем и ставить подпись и печать.
Подтверждение личности для дистанционного онлайн-нотариального удостоверения опирается на двухэтапный процесс, который должен пройти до сеанса в реальном времени. Первый этап — автоматизированный анализ удостоверения, подтверждающий подлинность, действительность и машиночитаемые данные непросроченного государственного удостоверения личности с фотографией. Второй этап — динамическая аутентификация на основе знаний, или KBA.
Согласно разделу 18-223 Кодекса законов штата Мэриленд о правительстве штата и аналогичным нормам Флориды и Техаса, динамическая KBA требует теста как минимум из 5 вопросов, взятых из закрытых и общедоступных баз данных, с не менее чем 5 вариантами ответа на каждый вопрос. Для успешного прохождения подписант должен набрать не менее 80 процентов, а весь тест необходимо пройти в строгий двухминутный срок. Закон запрещает вам, нотариусу, видеть вопросы теста или ответы на них.
Что происходит, если проверка личности клиента не пройдена
Если подписант не проходит первоначальный тест KBA, законодательные нормы устанавливают строгие ограничения на повторные попытки. Согласно правилу 111:6-1-05 Административного кодекса штата Огайо и аналогичным положениям Техаса и Мэриленда, подписант может пройти второй тест в течение 24 часов. При повторной попытке не менее 40–60 процентов вопросов должны быть заменены новыми. Если подписант не проходит вторую попытку, портал должен заблокировать ему доступ и запретить новую аутентификацию у того же нотариуса как минимум на 24 часа.
Эта блокировка происходит автоматически. Портал применяет её без необходимости вашего ручного вмешательства. Клиент получает уведомление с объяснением причины неудачи и срока ожидания, а ваш календарь остаётся свободным, пока подписант не сможет повторить попытку. Это защищает вас от вовлечения в споры об идентификации и не допускает отражения неудачи в ваших записях. Понимание этих методов цифровой проверки личности до настройки портала гарантирует, что ваш процесс приёма клиентов с первого дня соответствует законодательным требованиям.
Подтверждения личности, собранные в ходе этого процесса, включая результаты анализа удостоверения и запись об успешном прохождении KBA, становятся частью записи о сеансе. Портал хранит эти сведения и связывает их с делом клиента, чтобы вы могли проверить их во время сеанса в реальном времени и сослаться на них в журнальной записи. Вы можете начать работу с порталом, который автоматически выполняет эти предварительные проверки, чтобы неуспешное подтверждение личности никогда не попадало к вам на стол.
Автоматизация бронирования с соблюдением требований без ручной переписки
Планирование должно быть интегрировано в портал, чтобы клиент выбирал доступное время только после завершения приёма документов и предварительных проверок личности. Портал не должен показывать ваш календарь клиенту, который не завершил загрузку документов и подтверждение личности. Именно такая последовательность не позволяет неполным делам попадать в ваше расписание.
К моменту, когда клиент переходит на страницу бронирования, портал уже собрал его документы, биографические данные и подтверждения личности. Бронирование фиксирует для вашего календаря весь необходимый контекст: тип документа, имя подписанта, вид запрошенного нотариального действия и статус проверки личности. Вы видите этот контекст при открытии дела, а не после начала сеанса. Настраиваемый портал бронирования гарантирует, что каждый слот в вашем календаре поступает с прикреплённым контекстом.
Безопасный приём оплаты до начала записи
Приём оплаты картой должен быть встроен непосредственно в страницу бронирования, чтобы средства были обеспечены до сеанса. Клиент платит при бронировании, а не после записи. Это устраняет выставление счетов после записи и связанные с ним проблемы со взысканием оплаты. Запись о транзакции автоматически привязывается к делу клиента, поэтому при его открытии платёж, подтверждения личности и документ находятся в одном месте.
Платёжный оператор безопасно обрабатывает транзакцию. Ваша роль — подтвердить поступление платежа до начала сеанса. Портал должен показывать статус оплаты рядом со статусом проверки личности и статусом загрузки документа, чтобы вы могли сразу убедиться, что всё в порядке. Если вы хотите понять, как обработка платежей вписывается в более широкое соблюдение требований, материал конфиденциальность и соблюдение требований при обработке платежей рассматривает обязательства, применимые к вашей практике.
Встраивание сбора электронных подписей и защиты печати от подделки
Портал позволяет клиенту заранее поставить подпись на документе, оставляя вашу подпись и цифровую печать исключительно для сеанса в реальном времени. Подпись клиента подготавливается на документе, но само нотариальное действие, ваша подпись и печать не могут совершаться асинхронно. Законы штатов строго запрещают подписантам единолично совершать нотариальные действия.
Согласно законам Техаса, Флориды и Нью-Йорка о RON, вы должны провести живую двустороннюю аудио-видеоконференцию в реальном времени с одновременным участием сторон. Во время этого сеанса вы должны визуально сопоставить подписанта с изображением в его государственном удостоверении личности, оценить его психическую дееспособность и отсутствие принуждения, устно принять присягу или заявление либо получить официальное подтверждение, наблюдать подписание или его подтверждение, а также лично проставить официальную электронную печать и цифровую подпись. Портал не автоматизирует нотариальное действие. Вы по-прежнему сами подписываете документ и ставите печать во время сеанса в реальном времени.
Электронная печать и подпись должны быть защищены стандартным криптографическим хешем с использованием асимметричной криптографической системы и цифрового сертификата. Применяемая технология делает документ защищённым от незаметного изменения: любое изменение записи после прикрепления вашего цифрового сертификата легко обнаруживается и делает криптографическую подпись недействительной. Если кто-либо изменит документ после проставления вами печати, вмешательство будет сразу видно. Подробнее о работе этой технологии рассказывает материал оценка технологий электронной подписи и печати, в котором рассматриваются требования к соблюдению норм.
Цифровое ведение электронных журналов и записей сеансов
Портал автоматически формирует журнальную запись из собранных данных. Сведения, введённые клиентом при приёме, подтверждения личности из анализа удостоверения и KBA, данные документа, запись об оплате и отметка времени сеанса — всё это заполняет журнальную запись без повторного ввода с вашей стороны. Вы проверяете запись на точность и блокируете её после сеанса.
Запись о подтверждениях личности включает результаты автоматизированного анализа удостоверения и запись об успешном прохождении KBA. Они хранятся как часть электронной журнальной записи и привязываются к аудио-видеозаписи сеанса. Журнальную запись необходимо хранить в течение срока, установленного законодательством вашего штата.
Сроки хранения существенно различаются в зависимости от юрисдикции. В Техасе и Вирджинии требуется минимум 5 лет. Во Флориде и Нью-Йорке — минимум 10 лет. Согласно Справочнику для нотариусов штата Вирджиния, Вирджиния требует хранить электронную запись не менее 5 лет. Закон Флориды сформулирован однозначно:
Электронный журнал, предусмотренный подразделом (1), и записи аудио-видеосвязи, предусмотренные подразделом (2), должны храниться не менее 10 лет после даты нотариального действия.
Законодательное собрание Флориды
Нормы Нью-Йорка добавляют требование о контроле. Согласно Департаменту штата Нью-Йорк, контроль над аспектами безопасности, такими как пароли, токены, биометрические данные, PIN-коды, фразы и программное обеспечение на защищённом оборудовании, должен оставаться исключительно у нотариуса. Это означает, что ваша цифровая печать, учётные данные и доступ к журналу должны оставаться под вашим контролем. Портал может хранить журнал, но за безопасность вашей печати и подписи отвечаете вы.
После сеанса вы проверяете журнальную запись на полноту, подтверждаете, что подтверждения личности, документ, платёж и запись прикреплены, и блокируете запись. После блокировки запись становится защищённой от незаметного изменения. Рекомендации по ведению электронных журналов помогут настроить правила хранения и блокировки в соответствии с требованиями вашего штата. Вы можете сравнить тарифы, чтобы подобрать портал, поддерживающий срок хранения, установленный в вашей юрисдикции.
Открытие готового дела: ваша финальная проверка и действие
Именно здесь настройка начинает приносить пользу. Вы входите в систему, и дело уже готово. Приём документов, проверка личности, бронирование, оплата и подпись клиента уже имеются. Вам ничего не нужно разыскивать. Вы проверяете пакет, подтверждаете сведения о личности и подключаетесь к сеансу в реальном времени.
- Откройте дело и проверьте пакетПодтвердите, что документ загружен, подпись клиента подготовлена, подтверждение личности успешно пройдено, а оплата поступила.
- Проверьте подтверждения личностиПроверьте результаты анализа удостоверения и запись об успешном прохождении KBA, хранящиеся в деле.
- Начните сеанс аудио-видеосвязи в реальном времениВизуально сопоставьте подписанта с его государственным удостоверением личности, оцените дееспособность и отсутствие принуждения, а также примите присягу или подтверждение.
- Поставьте подпись и цифровую печатьПроставьте официальную электронную печать и цифровую подпись во время сеанса в реальном времени. С этого момента документ становится защищённым от незаметного изменения.
- Проверьте и заблокируйте журнальную записьПодтвердите полноту записи со всеми необходимыми данными и записями, затем заблокируйте её на срок хранения, установленный вашим штатом.
Портал выполнил всё до первого шага. Шаги со второго по пятый выполняете вы. Именно это различие важно: клиент подготавливает дело, а вы совершаете действие. начните бесплатно работу с порталом, созданным вокруг такого разделения обязанностей, и ваш первый дистанционный сеанс поступит полностью готовым к проверке. Чтобы понять, как настройка клиентского портала для дистанционного онлайн-нотариального удостоверения применяется к вашему конкретному штату и практике, Национальная ассоциация секретарей штатов отслеживает статус разрешения в каждом штате, а секретарь штата Колорадо публикует требования своей программы дистанционного онлайн-нотариального удостоверения.
Ваш следующий дистанционный сеанс поступит полностью готовым
Когда ваш портал обрабатывает приём документов, подтверждение личности, бронирование, оплату и подписи клиентов ещё до вашего входа в систему, вы открываете готовое дело и посвящаете время самому нотариальному действию. Посмотрите цены, чтобы подобрать тариф, соответствующий вашей практике и юрисдикции.
