Gestión de diarios electrónicos y registros a prueba de manipulaciones para notarios

Un diario notarial electrónico que cumple la normativa registra cada acto notarial en tiempo real, sella cada asiento mediante tecnología criptográfica que permite detectar alteraciones y conserva los registros durante el plazo legal. El proceso consta de cinco etapas: crear los asientos durante las sesiones, protegerlos contra alteraciones, conservarlos durante los plazos exigidos, auditarlos periódicamente y hacer copias de seguridad para evitar su pérdida. Las normas varían según la jurisdicción, pero los requisitos técnicos de integridad digital son similares.

La jurisdicción determina qué está permitido. En Estados Unidos, la notarización remota en línea (RON) solo se permite cuando un estado concreto la autoriza y el notario ha confirmado que cuenta con la autorización correspondiente. En las jurisdicciones de derecho civil de la UE, el acto notarial permanece en la notaría; las herramientas digitales se utilizan para recibir información, verificar la identidad y transmitir documentos. El Reino Unido se rige por las normas emitidas por la Faculty Office del arzobispo de Canterbury. Hong Kong y los EAU solo permiten procesos digitales de atención al cliente. No dé por sentado que la norma de una jurisdicción se aplica en todas.

Creación de asientos en el diario durante las notarizaciones

Cada asiento debe crearse en el momento en que se realiza el acto notarial. El registro simultáneo es el requisito básico en todas las jurisdicciones. Registrar un acto a posteriori introduce discrepancias que salen a la luz durante las auditorías. El asiento se sella inmediatamente después del acto y no se modifica ningún campo posteriormente.

Volver a introducir manualmente los datos en el diario después de la sesión es una fuente habitual de errores. Si los datos del firmante se transcriben de grabaciones o documentos en lugar de capturarse en directo, se acumulan errores tipográficos. El diario debe incorporar los datos directamente del proceso de la sesión para que el notario confirme cada campo a medida que se desarrolla el acto. Para los despachos que configuran procesos de recepción de clientes que incorporan datos automáticamente al diario, automatizar la recepción de clientes reduce el riesgo de errores de transcripción.

Los campos de datos que suelen exigirse en un asiento del diario electrónico incluyen:

• Fecha y hora del acto notarial
• Nombre completo y firma del firmante
• Método de verificación de la identidad del firmante, incluido el tipo de documento de identidad o el análisis de credenciales utilizado
• Descripción y título del documento notarizado
• Tipo de acto notarial realizado (reconocimiento de firma, declaración jurada, certificación de copia)
• Honorarios cobrados por el acto
• En el caso de RON, la ubicación del firmante y del notario en el momento del acto

La ley de California ilustra el requisito de control. La Legislatura del Estado de California establece que «Un notario público deberá mantener un único diario secuencial activo a la vez, en el que consten todos los actos oficiales realizados como notario público. El diario deberá guardarse en un lugar cerrado con llave y seguro, bajo el control directo y exclusivo del notario».

Para los despachos que cobran durante la sesión, el campo de honorarios del diario debe coincidir exactamente con el registro de la transacción. Integrar un sistema de cobro seguro evita discrepancias entre el asiento del diario y el registro de pago.

Protección de los asientos mediante tecnología que permite detectar alteraciones

Que un sistema permita detectar alteraciones significa que cualquier cambio realizado en un asiento después de sellarlo es inmediatamente visible mediante verificación criptográfica. No significa que el sistema impida los intentos de modificar los datos. La distinción es importante: esta tecnología proporciona una prueba matemática de que el estado actual coincide con el que tenía el asiento al sellarse. Cualquier modificación, eliminación o inserción puede verificarse de forma independiente como una alteración.

El mecanismo funciona mediante funciones hash criptográficas. Cuando se sella un asiento, el sistema calcula un resumen hash de sus datos. Ese resumen se vincula al registro mediante un certificado digital, generalmente conforme a las normas ITU-T X.509 y los algoritmos NIST FIPS. Cualquier cambio posterior produce un hash diferente, que ya no coincide con el resumen sellado. Esa discrepancia constituye la prueba de la alteración.

Las normas administrativas estatales establecen este requisito expresamente. El Código Administrativo de Arizona R2-12-1204 define la tecnología que permite detectar alteraciones como un proceso electrónico vinculado lógicamente al registro, de modo que cualquier modificación posterior a la incorporación de la firma y el sello pueda verificarse de forma independiente. Illinois y Oregón han adoptado normas similares.

El sello digital se aplica al propio asiento del diario, no solo al documento notarizado. Cuando un notario completa un acto, se sellan dos elementos: el documento electrónico con la firma del notario y el asiento del diario que registra el acto. El asiento recibe su propio sello criptográfico. Para obtener información sobre cómo funcionan conjuntamente los sellos digitales y las marcas de tiempo criptográficas, consulte la guía sobre marcas de tiempo criptográficas para sellos digitales notariales.

Las sanciones por incumplir esta norma son concretas. El Departamento de Estado de Pensilvania ha impuesto suspensiones de la habilitación notarial de 24 meses y multas civiles de $2,000 a notarios por mantener diarios electrónicos en formatos que no permiten detectar alteraciones.

Políticas de conservación de registros por jurisdicción

Los plazos de conservación varían según la jurisdicción y el tipo de registro. Los asientos del diario, las grabaciones audiovisuales y los datos de las sesiones están sujetos a distintos plazos mínimos legales. La siguiente tabla resume los requisitos confirmados en las principales jurisdicciones a fecha de 2024.

El requisito de Nueva York, vigente desde el 25 de enero de 2023, se aplica a todos los notarios habilitados que realizan notarizaciones tradicionales, electrónicas o remotas en línea. Según el Título 19 NYCRR, Parte 182, los registros, incluidas las grabaciones audiovisuales de notarizaciones remotas, deben conservarse durante al menos 10 años y presentarse cuando se soliciten.

Texas distingue entre los registros del diario y las grabaciones de las sesiones. Según la Sección 406.014 del Código de Gobierno de Texas, los notarios deben conservar los registros de los actos notariales hasta el décimo aniversario de la fecha de notarización. En el caso de RON, la grabación audiovisual debe conservarse durante al menos cinco años.

Florida exige conservar los asientos del diario electrónico y las grabaciones audiovisuales de las sesiones remotas durante al menos diez años, conforme a la Sección 117.245 de los Estatutos de Florida, según confirma el Departamento de Estado de Florida.

California adopta un enfoque diferente. En lugar de establecer un plazo de conservación, exige a los notarios entregar sus diarios al secretario del condado cuando finalice su habilitación. Según la Sección 8209 del Código de Gobierno de California, si un notario renuncia, queda inhabilitado, es destituido o deja vencer su habilitación sin renovarla en un plazo de 30 días, debe entregar todos sus diarios y documentos al secretario en un plazo de 30 días.

En Inglaterra y Gales, la Faculty Office supervisa la conservación digital de registros. Según las Notaries Practice Rules 2019, los actos notariales en forma pública deben conservarse permanentemente, mientras que los actos en forma privada deben guardarse durante un mínimo de 12 años. Todo notario que conserve registros mediante un sistema digital debe facilitar las credenciales de acceso directamente al registrador.

El notario que conserve registros mediante un sistema digital u otro sistema electrónico de conformidad con las reglas 24.3 y 24.4 deberá comunicar al registrador cualquier nombre de usuario y contraseña necesarios para acceder a dicho sistema digital o electrónico, y el registrador mantendrá la confidencialidad de esa información.

Charles Richard George QC, Master of the Faculties del arzobispo de Canterbury

Para los despachos que operan en varios estados de Estados Unidos, la guía sobre cumplimiento de la normativa notarial en distintas jurisdicciones explica cómo hacer seguimiento de los distintos requisitos estatales.

Auditoría y revisión de diarios electrónicos

Las auditorías internas periódicas permiten detectar las deficiencias antes de que salgan a la luz durante una inspección regulatoria o una disputa con un cliente. Una auditoría estructurada verifica tres aspectos: que cada acto notarial tenga su correspondiente asiento, que cada asiento incluya todos los campos de datos obligatorios y que el sello criptográfico de cada asiento se verifique como intacto.

Realice la auditoría según un calendario fijo: mensualmente en los despachos con actividad y, como mínimo, trimestralmente. El proceso comprende cuatro comprobaciones:

1. Comprobación de exhaustividadCompare su registro de citas o sesiones con los asientos del diario. Cada acto notarial completado debe tener un asiento correspondiente. Señale los asientos que falten e investigue de inmediato.
2. Verificación de camposConfirme que cada asiento contiene todos los campos de datos exigidos en su jurisdicción. Compruebe que estén cumplimentados el método de verificación de la identidad del firmante, la descripción del documento, el tipo de acto notarial y los honorarios cobrados. Los campos vacíos o con texto provisional constituyen incumplimientos.
3. Verificación de integridadEjecute la función de detección de alteraciones en cada asiento. El sistema debe confirmar que el hash sellado coincide con el hash del contenido actual. Cualquier discrepancia indica que el asiento se modificó después de sellarse.
4. Revisión del calendario de conservaciónConfirme que los asientos cuyo plazo de conservación sigue vigente son accesibles y que aquellos cuyo plazo ha vencido se eliminan conforme a las normas de su jurisdicción. Documente la eliminación.

Documente cada auditoría. Registre cuándo se realizó, quién la llevó a cabo, qué se comprobó y qué discrepancias se detectaron y resolvieron. Si una autoridad reguladora solicita pruebas de cumplimiento, su registro de auditorías demostrará su diligencia continua. Empiece a usar un sistema con informes de auditoría integrados para que estas comprobaciones se conviertan en una tarea habitual, en lugar de manual.

Recuperación y copias de seguridad de los datos del diario

Los diarios notariales son registros legales y su pérdida puede generar responsabilidades. El almacenamiento redundante y un plan de recuperación probado protegen frente a fallos de hardware, eliminaciones accidentales y daños en las instalaciones. La estrategia debe separar el almacenamiento en dispositivos personales del almacenamiento cifrado en la nube o en un portal, de modo que la pérdida o vulneración de un dispositivo no implique la pérdida de los registros.

Separar el almacenamiento en dispositivos personales del almacenamiento en la nube es importante para la seguridad y la continuidad del acceso. Si se pierde o roban el portátil de un notario, los asientos del diario deben poder recuperarse de la copia cifrada en la nube. Si el servicio en la nube sufre una interrupción, la copia local del dispositivo permite continuar trabajando. Ninguna de las dos copias basta por sí sola.

En las sesiones de RON, las grabaciones audiovisuales requieren las mismas medidas de copia de seguridad que los asientos del diario. Tanto Florida como Nueva York exigen conservar estas grabaciones durante diez años. Un despacho que pierda la grabación de una sesión durante ese período no podrá presentarla cuando se le solicite. El plan de copias de seguridad debe abarcar los asientos del diario, las grabaciones de las sesiones y los propios documentos firmados.

El acceso a las copias de seguridad debe registrarse y revisarse. Cada recuperación, exportación o consulta de un asiento del diario en el repositorio de copias de seguridad debe generar un registro de acceso. Así se crea una pista de auditoría de la propia pista de auditoría, que demuestra que los registros se conservaron y protegieron contra accesos no autorizados.

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Separación del almacenamiento y gestión del acceso

La práctica recomendada para separar el almacenamiento en dispositivos personales del almacenamiento cifrado en la nube o en un portal consiste en mantener en el dispositivo local del notario una copia de trabajo para las sesiones del día, mientras que la nube o el portal cifrados albergan el registro oficial. La copia en la nube es la que se presenta a las autoridades reguladoras. La copia local facilita el trabajo durante la sesión.

En un despacho pequeño, de entre uno y cinco notarios, cada notario debe tener sus propias credenciales para acceder al sistema de diarios. Compartir credenciales impide atribuir responsabilidades individuales y resta utilidad a las pistas de auditoría. Cuando surge una discrepancia, es necesario saber qué notario creó cada asiento y cuándo.

Para los despachos que están preparando su sistema de RON, la guía sobre lo que un notario estadounidense debe preparar antes de su primera notarización remota en línea ofrece una lista completa de la infraestructura necesaria, incluida la configuración del diario.

Cronología de los principales cambios normativos por jurisdicción

Varias jurisdicciones han actualizado recientemente sus requisitos relativos a la notarización electrónica y los diarios. La siguiente cronología recoge los hitos normativos que configuran la práctica actual.

• Noviembre de 2019La Faculty Office del Reino Unido pone en vigor las Notaries Practice Rules 2019, que exigen facilitar las credenciales digitales al registrador
• Febrero de 2021La Secretaría de Estado de Oregón adopta la norma administrativa 160-100-0855 sobre la detección de alteraciones y la conservación durante 10 años
• Junio de 2021La Secretaría de Estado de Pensilvania dicta resoluciones disciplinarias por el uso de diarios que no permiten detectar alteraciones
• Enero de 2023Entra en vigor el Título 19 NYCRR, Parte 182, del Departamento de Estado de Nueva York, que exige conservar los diarios durante 10 años
• Junio de 2023La Secretaría de Estado de Illinois aplica las normas administrativas del 14 Ill. Admin. Code 176 relativas a los sellos digitales que permiten detectar alteraciones
• Septiembre de 2025El proyecto de ley 693 del Senado de Texas amplía la conservación de registros hasta el décimo aniversario del acto notarial