كيفية تطبيق أساليب التحقق الرقمي من الهوية في مكتب التوثيق

يعني تطبيق أساليب التحقق من الهوية الرقمية في مكتب التوثيق إضافة طبقات من التحليل الآلي لوثائق الهوية، وفحوصات التحقق من الحيوية باستخدام السمات الحيوية، والمصادقة القائمة على المعرفة إلى إجراءات استقبال العملاء، ثم تسجيل النتيجة في سجل إلكتروني يُظهر أي عبث به. وتعتمد الخطوات الدقيقة على نطاق اختصاصك القضائي. ففي الولايات المتحدة، لا يُسمح بالتوثيق الإلكتروني عن بُعد إلا حيث يجيزه قانون الولاية ويكون لدى الموثّق تفويض سارٍ للتوثيق الإلكتروني. وفي الاتحاد الأوروبي، يُجرى التوثيق في مكتب الموثّق الفعلي، وتقتصر الأدوات الرقمية على استقبال العملاء والتحضير. وتتبع المملكة المتحدة قواعد Faculty Office، بينما تسمح جهات اختصاص مثل هونغ كونغ والإمارات باستقبال العملاء رقميًا في المرحلة الأولية.

يتناول هذا الدليل تصميم سير عمل التحقق من الهوية لدى الموثّق، واختيار أنواع الأدلة، ودمج التحقق في إجراءات الاستقبال، والتعامل مع حالات الإخفاق، والاحتفاظ بسجلات ممتثلة للمتطلبات. وإذا أردت البدء باستخدام نظام يدعم هذه الخطوات، فالأقسام التالية تقابل مباشرةً ما تحتاج إلى تهيئته.

تصميم سير عمل للتحقق من الهوية يمتثل للمتطلبات

يمرّ العميل في سير العمل الممتثل للمتطلبات بأربع مراحل متتابعة: التقاط أدلة الهوية، والتحليل الآلي لوثيقة الهوية، والتحقق من الحيوية باستخدام السمات الحيوية، وتسجيل النتيجة في السجل. ويجب أن تسفر كل مرحلة عن نتيجة اجتياز أو إخفاق قبل انتقال العميل إلى إجراء التوثيق. وينبغي تصميم سير العمل بحيث يؤدي الإخفاق في أي مرحلة إلى مسار استثنائي محدد، بدلًا من حل مرتجل.

تبدأ العملية عندما يقدّم العميل أدلة هويته عبر واجهة آلية لالتقاط وثائق الهوية، تقرأ المنطقة القابلة للقراءة آليًا وأي بيانات مخزنة في شريحة مدمجة. ثم يقارن النظام صورة الوثيقة بالنماذج المعتمدة لدى الجهة المصدرة، ويشغّل محركًا للمطابقة باستخدام السمات الحيوية يقارن صورة شخصية ملتقطة مباشرةً بصورة الوثيقة، مع الكشف عن محاولات انتحال الهوية. وإذا كان الاختصاص القضائي يشترط المصادقة القائمة على المعرفة، يجيب العميل عن أسئلة متغيرة تُنشأ من بيانات مكاتب الائتمان والسجلات العامة. وتُسجّل كل نتيجة مع طابع زمني ونوع الوثيقة وطريقة التحقق المستخدمة.

لشرح تفصيلي لكيفية إدراج ذلك ضمن إعداد ممارسة التوثيق عمومًا، راجع دليل إعداد التوثيق الإلكتروني عن بُعد.

اختيار أنواع متعددة من أدلة الهوية للتحقق على عدة مستويات

لا يكفي نوع واحد من الأدلة. يجمع النهج متعدد المستويات بين مسح الوثائق والمطابقة باستخدام السمات الحيوية والمصادقة القائمة على المعرفة لإنشاء دفاع متدرج ضد انتحال الهوية والتزوير. وتضع إرشادات NIST لإثبات الهوية الإطار الذي تستند إليه معظم الولايات الأمريكية في تحديد مجموعات الأدلة المقبولة.

مسح الوثائق وتحليل وثائق الهوية

يفحص التحليل الآلي لوثائق الهوية الخصائص الأمنية لوثيقة هوية صادرة عن جهة حكومية: العناصر المجسمة، والطباعة الدقيقة، والعناصر التي تظهر بالأشعة فوق البنفسجية، والمناطق القابلة للقراءة آليًا. ويقرأ النظام بيانات التعرف البصري على الحروف، ويتحقق من صحة شريحة NFC المدمجة إذا كانت الوثيقة تدعمها. وقد أوضح Faculty Office في المملكة المتحدة أن الصور الممسوحة ضوئيًا المسطحة غير كافية. وينصّ المنظّم في معياره للتحقق من الهوية باستخدام الفحوصات الرقمية على ما يلي:

إن النسخة الممسوحة ضوئيًا من جواز السفر، على سبيل المثال، ليست وسيلة آمنة للتحقق من الهوية، إذ يسهل تزوير الوثيقة. أما استخدام الأجزاء الحيوية والقابلة للقراءة آليًا من جواز السفر، فيوفر مستوى عاليًا من الأمان، وإن لم يكن مطلقًا.

Faculty Office التابع لرئيس أساقفة Canterbury

لذلك، يجب أن يقرأ تحليل وثائق الهوية بيانات الشريحة والبيانات القابلة للقراءة آليًا ويتحقق من صحتها، لا أن يكتفي بقبول صورة للوثيقة.

الكشف عن الحيوية باستخدام السمات الحيوية

تقارن محركات المطابقة باستخدام السمات الحيوية صورة شخصية ملتقطة مباشرةً بصورة وثيقة الهوية. والعنصر الحاسم هنا هو الكشف عن محاولات انتحال الهوية، الذي يميز الشخص الحاضر فعلًا من صورة مطبوعة أو قناع ثلاثي الأبعاد أو إعادة تشغيل مقطع فيديو أو تمرير صورة رقمية إلى الكاميرا. ويحدد معيار ISO/IEC 30107-3 مقاييس الاختبار: يقيس معدل الخطأ في تصنيف محاولات الانتحال (APCER) عدد المرات التي تنجح فيها محاولة الانتحال في خداع النظام، ويقيس معدل الخطأ في تصنيف المستخدمين الحقيقيين (BPCER) عدد المرات التي يُرفض فيها مستخدم شرعي. وفي أعمال التوثيق، ينبغي أن يقيّم مختبر اختبار مستقل ومعتمد محرك الكشف عن الحيوية وفق المستوى 2 أو المستوى 3.

المصادقة القائمة على المعرفة وحدودها

تُنشئ المصادقة القائمة على المعرفة (KBA) أسئلة متغيرة من بيانات مكاتب الائتمان والسجلات العامة. ويجب أن يجيب العميل عنها خلال مهلة محددة، وهي مصممة بحيث لا يستطيع الإجابة عنها إلا صاحب الهوية الحقيقي. وللمصادقة القائمة على المعرفة نقاط ضعف موثقة. فوفقًا لـمنشور NIST الخاص 800-63-3، لا تُعد المصادقة القائمة على المعرفة سرًا مقبولًا لإثبات الهوية الرقمية، لأن الإجابات يمكن اكتشافها عبر تسريبات البيانات أو السجلات العامة.

وترتفع أيضًا معدلات الإخفاق في المصادقة القائمة على المعرفة. إذ تتراوح معدلات الإخفاق في الجلسات الأولية بين 15% و30% بين مقدمي الطلبات الشرعيين، مع تأثر كبار السن والمهاجرين الجدد والأفراد ذوي السجلات الائتمانية المحدودة تأثرًا غير متناسب. وقد تخلّى NIST رسميًا عن التوصية بالمصادقة القائمة على المعرفة لصالح مسارات بديلة لإثبات الهوية. ويجب أن يدعم سير عملك طرقًا بديلة عند إخفاق هذه المصادقة.

دمج التحقق في إجراءات استقبال العملاء وحجز المواعيد

يعتمد استقبال الموثّق للعملاء بأمان على إدراج التحقق من الهوية مباشرةً في مرحلة جدولة المواعيد وجمع البيانات، بحيث لا يستطيع العميل حجز موعد للتوثيق دون إكمال فحص الهوية. وهذا يمنع حجز مواعيد لا تُستوفى متطلباتها، ويمنحك وقتًا لمعالجة الحالات الاستثنائية قبل الجلسة. وينبغي أن يطلب نموذج الاستقبال نوع وثيقة الهوية، ويبدأ التقاطها آليًا عند الحجز، ويضبط التقويم بحيث لا يختار موعدًا إلا العملاء الذين تم التحقق من هوياتهم.

يعمل التكامل على النحو التالي: يُكمل العميل نموذج الاستقبال، ويرفع وثيقة هويته أو يمسحها ضوئيًا، ويُكمل فحص السمات الحيوية، ولا يتلقى تأكيد الحجز إلا إذا اجتاز جميع الفحوصات. وإذا أخفق أي فحص، يوجّه النظام العميل إلى مسار استثنائي بدلًا من تأكيد الموعد. وهذا يقلل تخلّف العملاء الذين كانوا سيخفقون في التحقق عند توقيع الوثائق عن الحضور. وإذا كان نظامك الحالي لا يدعم فحوصات الهوية قبل الحجز، فيمكنك مقارنة الخطط التي تدعمها.

لمزيد من المعلومات عن دور أتمتة الاستقبال في سير العمل عمومًا، راجع دليلنا بشأن أتمتة استقبال العملاء مع الفحص المسبق للهوية وجدولة المواعيد والمدفوعات.

التعامل مع إخفاقات التحقق والحالات غير المعتادة

حدد مسارات واضحة للإخفاق قبل بدء التشغيل. فالعميل الذي لا يجتاز الفحوصات الآلية يحتاج إلى مسار محدد لا يلجأ تلقائيًا إلى التجاوز اليدوي. والهدف هو معرفة متى يجب التدخل يدويًا ومتى ينبغي رفض الجلسة على وجه الدقة.

العملاء الذين لا يملكون وثائق هوية حكومية معتادة

يفتقر بعض العملاء إلى وثيقة هوية معتادة صادرة عن جهة حكومية، ومنهم المهاجرون الجدد، ومن فُقدت وثائقهم أو سُرقت، والعملاء الذين يمرون بظروف انتقالية. وإذا كان قانون اختصاصك القضائي يجيز التحقق بشهادة شاهد موثوق، فيجب أن يدعم سير العمل ذلك. وبموجب قوانين ولاية فلوريدا § 117.209 وأحكام مماثلة في ولايات أخرى، يمكن لشاهد موثوق يعرف صاحب الشأن شخصيًا ويحمل وثيقة هوية سارية أن يشهد على هويته تحت القسم خلال الجلسة السمعية البصرية. ويجب أن يُسجّل في السجل اسم الشاهد الموثوق وعنوانه وشهادته المشفوعة بالقسم.

اضبط نظامك بحيث يكون مسار الشاهد الموثوق استثناءً مقصودًا وموثقًا، لا بديلًا يُلجأ إليه دون تسجيل. ويجب أن يُكمل الشاهد التحقق من هويته قبل مواصلة الجلسة.

الاحتفاظ بسجلات هوية تُظهر أي عبث بها امتثالًا لمتطلبات التدقيق

يجب أن يحتفظ السجل الإلكتروني بنتيجة كل فحص للهوية بصيغة تُظهر أي عبث بها. وهذا مطلب قانوني. وبموجب 19 NYCRR § 182.9، وقوانين ولاية فلوريدا § 117.245، وقانون حكومة تكساس § 406.108، يجب أن يسجل السجل بيانات امتثال محددة لكل إجراء توثيق.

لا تخزّن بيانات محظورة. فتحظر قوانين الولايات إدراج تسجيلات السمات الحيوية الأولية وأرقام الضمان الاجتماعي في قيود السجل. ويسجّل السجل نتيجة التحقق، لا بيانات السمات الحيوية التي استند إليها.

مدد الاحتفاظ طويلة. إذ تفرض فلوريدا ونيويورك وكاليفورنيا، كل منها، الاحتفاظ بالسجلات الإلكترونية والتسجيلات السمعية البصرية لمدة 10 سنوات. ويشترط Faculty Office في المملكة المتحدة الاحتفاظ بها لمدة 12 عامًا. وحددت تكساس تاريخيًا حدًا أدنى قدره 5 سنوات للاحتفاظ بتسجيلات التوثيق الإلكتروني، وإن كانت الإصلاحات التشريعية الأخيرة تمدد المدة نحو مواءمتها مع مدة السنوات العشر. ويشترط قانون فلوريدا أن يكون التسجيل متواصلًا وغير محرر:

يجب على مقدم خدمة التوثيق الإلكتروني عن بُعد الاحتفاظ بنسخة متواصلة وغير محررة من تسجيل الاتصال السمعي البصري الذي يُجرى خلاله التوثيق الإلكتروني.

الهيئة التشريعية لولاية فلوريدا

للاطلاع على معالجة أعمق لسلامة السجلات، راجع دليلنا بشأن الحفاظ على سلامة السجل الإلكتروني باستخدام خصائص تُظهر أي عبث به.

قواعد التحقق من الهوية الرقمية بحسب الاختصاص القضائي

يختلف الحد الفاصل بين ما يستطيع العميل فعله عن بُعد وما يتطلب حضور الموثّق شخصيًا باختلاف الاختصاص القضائي. لذا تعامل مع التوثيق عن بُعد باعتباره خاضعًا لقواعد كل اختصاص قضائي، لا خدمة متاحة في كل مكان.

• 2020-01-01بدء سريان قانون فلوريدا الدائم للتوثيق الإلكتروني عن بُعد، الذي يحدد مدة احتفاظ قدرها 10 سنوات وقواعد لتحليل وثائق الهوية على عدة مستويات
• 2023-01-25تطبيق نيويورك للجزء 182 من 19 NYCRR، الذي يُلزم باستخدام السجلات الإلكترونية والاحتفاظ بها لمدة 10 سنوات
• 2023-09-30إقرار كاليفورنيا للقانون SB 696، الذي ينشئ إطارًا قانونيًا ويفرض الاحتفاظ بالسجلات لمدة 10 سنوات وفق مراحل تنفيذية متتابعة
• 2026-06-26إصدار Faculty Office في المملكة المتحدة معيار التحقق من الهوية باستخدام الفحوصات الرقمية، الذي يشترط التحقق من الشريحة والبيانات القابلة للقراءة آليًا

الولايات المتحدة: التوثيق الإلكتروني عن بُعد حيث يُصرّح به

في الولايات المتحدة، يقتصر التوثيق الإلكتروني عن بُعد على الولايات التي سنّت تشريعات تجيزه، شريطة أن يحمل الموثّق تفويضًا نشطًا ومؤكدًا للتوثيق الإلكتروني. وقد أصدر مكتب وزير خارجية كاليفورنيا تنبيهات للعملاء توضح أن التوثيق عن بُعد غير متاح حتى اكتمال عملية التصديق التقني في الولاية، رغم وجود إطار قانوني له. ويجب على الموثّقين التأكد من حصولهم على التصريح اللازم قبل تقديم خدمات عن بُعد. وتنشر وزارة خارجية فلوريدا إرشادات مماثلة للموثّقين الإلكترونيين في الولاية.

الاتحاد الأوروبي: التحضير مقابل إتمام الإجراء

في أنظمة القانون المدني في أوروبا القارية، يجب أن يُنجز سند التوثيق الأساسي في المكتب الفعلي لموثّق القانون المدني. ويمكن للأدوات الرقمية تولّي جمع بيانات الهوية قبل إتمام المعاملة، واستقبال العملاء رقميًا، وإعداد الوثائق، لكن إجراء التوثيق نفسه يتطلب حضور صاحب الشأن شخصيًا. وهذا التمييز بين التحضير وإتمام الإجراء أساسي. ففحص الهوية الرقمية عن بُعد يساعد في التحضير، لكنه لا يستوفي شرط إتمام الإجراء.

المملكة المتحدة: قواعد Faculty Office

في إنجلترا وويلز، يعمل الموثّقون وفق توجيهات وإرشادات Faculty Office. ويسمح معيار التحقق من الهوية باستخدام الفحوصات الرقمية لعام 2026 بإجراء فحوصات رقمية مسبقة تقرأ شرائح السمات الحيوية والبيانات القابلة للقراءة آليًا، لكنه يرفض الصور الممسوحة ضوئيًا المسطحة. ويظل التحقق حضوريًا باستخدام وثائق الهوية الأصلية المادية ممارسة مقبولة.

هونغ كونغ والإمارات: الاستقبال الأولي فقط

في هونغ كونغ والإمارات، يمكن أن يسهّل التحقق الرقمي بدء التعامل مع العملاء واستقبالهم في المرحلة الأولية، لكنه لا يحل محل الإجراءات الشكلية القانونية المطلوبة لإتمام التوثيق. ويساعد سير العمل الرقمي في التحضير، بينما يخضع إجراء التوثيق للإجراءات القانونية المحلية.

للاطلاع على تفصيل للمتطلبات بحسب كل اختصاص قضائي، راجع دليلنا بشأن أساليب التحقق من الهوية الرقمية للموثّقين بحسب الاختصاص القضائي.

الأسئلة الشائعة

ما خطوات التوثيق الرقمي الممتثلة للمتطلبات عند استقبال العملاء؟

يتطلب استقبال العملاء بما يمتثل للمتطلبات أربع مراحل متتابعة: التقاط أدلة الهوية، والتحليل الآلي لوثيقة الهوية، والتحقق من الحيوية باستخدام السمات الحيوية، وتسجيل النتيجة في السجل. ويجب أن تسفر كل مرحلة عن نتيجة اجتياز أو إخفاق قبل انتقال العميل إلى إجراء التوثيق.

ما معايير إثبات الهوية في التوثيق الإلكتروني عن بُعد؟

تتبع معايير إثبات الهوية في التوثيق الإلكتروني عن بُعد، التي تستند إليها معظم الولايات الأمريكية، إرشادات NIST لإثبات الهوية. وهي تتطلب أدلة متعددة المستويات تجمع بين مسح الوثائق والمطابقة باستخدام السمات الحيوية والمصادقة القائمة على المعرفة. ولم يعد NIST يوصي بالمصادقة القائمة على المعرفة باعتبارها طريقة مستقلة لإثبات الهوية.

كيف ينبغي للموثّق التعامل مع إخفاق التحقق من الهوية؟

أحِل الحالة إلى المراجعة اليدوية إذا كانت وثيقة الهوية أصلية، لكن درجة المطابقة باستخدام السمات الحيوية أقل من حد القبول بسبب الإضاءة أو جودة الكاميرا، أو إذا نتج عدم تطابق الاسم عن اختلاف في استخدام الشرطة الواصلة أو النقل الحرفي بين اللغات. وارفض الجلسة إذا فشلت وثيقة الهوية في اختبار صحة خصائصها الأمنية أو كشف فحص السمات الحيوية عن محاولة انتحال هوية.

كم من الوقت يجب على الموثّق الاحتفاظ بسجلات التحقق من الهوية؟

تفرض فلوريدا ونيويورك وكاليفورنيا، كل منها، الاحتفاظ بالسجلات الإلكترونية والتسجيلات السمعية البصرية لمدة 10 سنوات. ويشترط Faculty Office في المملكة المتحدة الاحتفاظ بها لمدة 12 عامًا. وحددت تكساس تاريخيًا حدًا أدنى قدره 5 سنوات، وإن كانت الإصلاحات التشريعية الأخيرة تمدد المدة نحو مواءمتها مع مدة السنوات العشر.

للاطلاع على الشرح الكامل لتطبيق أساليب التحقق من الهوية الرقمية، عُد إلى صفحة التسجيل، حيث يمكنك تهيئة كل مرحلة تحقق موضحة أعلاه.